Digitale Transformation mit Ceyoniq-Lösungen DMS-Einführung bei Westlotto – kein Glücksspiel

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Die Westdeutsche Lotterie (kurz: Westlotto) stellt ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit der Hilfe von Ceyoniq auf den modernen nscale-Web-Client um – ohne operative Unterbrechung und mit echtem Mehrwert für alle Beteiligten.

Die Westdeutsche Lotterie ist die Lotteriegesellschaft des Landes Nordrhein-Westfalen und Tochterunternehmen der Beteiligungsverwaltungsgesellschaft des Landes. Westlotto führt im staatlichen Auftrag Glücksspiel durch – online sowie über ein Netz aus knapp 3.000 Annahmestellen.

Bei steigenden Anforderungen an Flexibilität, Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit rückt die Modernisierung von IT-Infrastrukturen stärker in den Fokus. Besonders in regulierten Branchen sollten die Systeme immer auf dem neuesten Stand sein.

Die digitale Transformation macht auch vor Unternehmen wie Westlotto nicht Halt, doch im Gegensatz zu manch anderen, ist Westlotto am Zahn der Zeit und treibt die Digitalisierung im Unternehmen über sämtliche Geschäftsfelder konsequent voran. Im Jahr vor der Jahrtausendwende, also vor 26 Jahren, begann die Zusammenarbeit mit der Ceyoniq Technology, da „das alte System eben nicht 2000-fähig war“, berichtet Sandra Grube, Projektleiterin IT Services bei der Westlotto. „Das kann man sich kaum vorstellen, aber damals wurden die Kundenkartenanträge – und das waren Tausende jede Woche – bei uns im Forum noch händisch ausgezählt, gescannt, über eine Massenverifizierung verifiziert und dann abgelegt“.

Um die Jahrtausendwende wurde dann der komplette Prozess digitalisiert. Zunächst setzte das Unternehmen auf eine maßgeschneiderte Lösung von DM, die über die Lynx-Plattform realisiert wurde, um dem hohen Zeitdruck gerecht zu werden. Für die anschließende Massenverifikation kam die spezialisierte Anwendung FormsRec zum Einsatz, die eine effiziente und zuverlässige Verarbeitung großer Datenmengen ermöglichte. Die anschließend notwendige manuelle Nachbearbeitung wurde schließlich mit der Software Cesar der Ceyoniq ausgeführt, wodurch ein durchgängiger, gut integrierter Workflow von der individuellen Entwicklung bis zur finalen Qualitätskontrolle geschaffen wurde. Durch diesen Prozess entstanden bei Westlotto die ersten digitalen Kundenakten.

Unternehmensweite Umsetzung

Westlotto hat eine Herausforderung, die viele kennen: Die Unternehmen sind historisch gewachsen und so auch deren IT-Systeme. „Es ist nie leicht, sich von lang bewährten Abläufen zu trennen und neue Lösungen zu finden. Aber es ist notwendig“, so Dario Acconci, Applikationsmanager und IT-Ausbilder bei Westlotto. „Die Einführung von nscale war von Anfang so erfolgreich, dass die Mitarbeiter den hohen Wert schnell erkannten. Es gab von allen Seiten und der Geschäftsführung ein klares Bekenntnis zu einem digitalen Dokumentenmanagement.“

Also identifizierten die IT und die Fachbereiche über technische und strategische Kriterien die Bereiche mit dem höchsten Automatisierungspotenzial. Auf Basis dieser Evaluation traf die Geschäftsführung die Entscheidung über das weitere Vorgehen. So kamen nach und nach der Vertrieb, die Rechtsabteilung und Human Resources dazu. „Bei uns war vor allem die hohe Komplexität der Prozesse eine Herausforderung, nicht unbedingt die Masse der Daten“, so Acconci.

Gerade hier zeigt nscale seine Stärken: Es bietet zentrale Strukturen für die sichere, versionierte und nachvollziehbare Dokumentenablage sowie den schnellen Zugriff auf relevante Informationen, während die Compliance jederzeit gesichert ist. Trotzdem ist es flexibel genug, um sich in (fast) jede Umgebung zu integrieren. In enger Zusammenarbeit mit Ceyoniq wurden mehrere Komponenten an die individuellen Anforderungen der jeweiligen Abteilungen angepasst.

Ein hochsensibler und komplexer Prozess ist bei Westlotto beispielsweise die Gewinnauszahlung. Ein mittlerweile automatisierter Workflow, bei dem im System automatisch die Daten aus den jeweiligen Annahmestellen über Schnittstellen direkt im Kundenmanagement zusammenfließen. „Das sind Prozesse, die fehlerfrei und sehr schnell laufen müssen, da wir hier auch gesetzliche Vorgaben haben“, führt Acconci aus.

Spezielles Tool für reibungslose Migration

Im Zuge der IT-Modernisierung wurden auch die SAP-Archive migriert. Herausforderungen ergaben sich vor allem im Zusammenhang mit der SQL-Datenbank. Um einen mehrmonatigen Migrationsprozess zu umgehen, kam ein speziell für diesen Zweck entwickeltes Tool der Ceyoniq zum Einsatz, das einen defekten Index in der Datenbank als Hauptursache für die Verzögerung identifizierte. Nach der Korrektur verlief die Migration innerhalb von zwei Wochen reibungslos. „Der gezielte Support und die spezialisierten Werkzeuge der Ceyoniq waren nicht nur in diesem Fall ein entscheidender Erfolgsfaktor“, berichtet Acconci.

Individuelle Probleme brauchen individuelle Lösungen

Besonders die kundenorientierte Betreuung durch Ceyoniq macht einen Teil der erfolgreichen Zusammenarbeit der beiden Unternehmen aus – auch und vor allem, weil die eingeführten Prozesse von den Softwareexperten stets weiterentwickelt und an technologische Innovationen angepasst werden.

Im Rahmen der SAP-Archivierung kam das Produkt xSAP beziehungsweise nscale-ERP zum Einsatz, das sich in den Application Layer integrieren ließ und die Migration der Archivdaten effizient unterstützte. Zusätzlich wurde auf Anforderung der SAP-Basis das Produkt nscale-ERP-Connector für SAP ILM für die regelkonforme Löschung von SAP-Daten implementiert.

Ausblick: Web-Client

Für die Nutzung des neuen Web-Clients wurden nun noch die Komponenten nscale Web und Smart Layout integriert. Besonders Smart Layout überzeugte durch eine intuitive Benutzeroberfläche und ermöglichte eine signifikante Zeitersparnis bei der Erstellung benutzerspezifischer Masken. Individuelle Anpassungen, die in bestimmten Fällen per Scripting erforderlich sind, wurden ebenfalls von der Ceyoniq übernommen. Lauritz Uhlig, Consultant im Expert Center Professional ECM bei Ceyoniq und verantwortlich für die technische Umsetzung des Projekts, sagt dazu: „Einige Prozesse waren technisch sehr komplex. Aber es hat sich gezeigt, dass wir durch den gezielten Einsatz unserer Lösungen deutliche Effizienzgewinne erzielen konnten“.

Historisch gewachsene Masken aus dem bisherigen Designer wurden grundlegend überarbeitet und technologisch modernisiert. Aufgrund der zunächst eingeschränkten Funktionalität im Smart Layout im Vergleich zum alten Designer, wurde der Code entsprechend angepasst und teilweise in eine weitere Sprache überführt, um eine reibungslose Unterstützung sowohl im Web- als auch im Cockpit-Client sicherzustellen.

Das Ziel: Ein zukunftsfähiges, webbasiertes System, das die neuen technologischen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig bestehende Prozesse nahtlos integriert. „Ein zentraler Vorteil der neuen Lösung liegt in der Konsolidierung der Masken: Wo zuvor mehrere Designer-Masken für einzelne Anwendungsbereiche notwendig waren, genügt nun oftmals ein einziges Smart Layout – was sowohl die Wartbarkeit als auch die Benutzerfreundlichkeit signifikant verbessert“, stellt Acconci klar.

Das Projekt ist eines der größeren IT-Projekte von Westlotto. Die individuelle Maskenerstellung für das Cockpit und für den Webclient wird gemeinsam mit der Ceyoniq in regelmäßigen Terminen getestet. Die regelmäßigen Termine dienen neben den Tests der neuen Smart Layouts auch als Know-How Transfer, sodass zukünftige Anpassungen intern bei Westlotto vorgenommen werden können.

„Die Administration des SAP-Archivs ist durch die neue Lösung eine schlanke, leichte Angelegenheit. Probleme treten selten auf. Zuletzt haben wir damit begonnen, User in den Web-Client einzuführen – es gab direkt positives Feedback“, berichtet Acconci.“ Die Lösung wird nun nach und nach für weitere Personenkreise ausgerollt.

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