Das digitale Büro kommt zunehmend aus der Cloud

Der lange Abschied vom Papier

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Im papierlosen Büro werden Rechnungen digitalisiert, Akten elektronisch archiviert und Teams arbeiten an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus zusammen.
Im papierlosen Büro werden Rechnungen digitalisiert, Akten elektronisch archiviert und Teams arbeiten an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus zusammen. (Bild: gemeinfrei © Lukas Bieri / Pixabay)

In keinem anderen G20-Land ist der Papierverbrauch so hoch wie in Deutschland. Das liegt zum einen am gestiegenen Versandhandel, aber auch die Behörden und die Bundesregierung selbst gehören zu den größten Verbrauchern. Jeder Bundesbürger verursachte somit 2018 einen Papierberg mit einem Gewicht von jeweils 241,7 Kilogramm.

An diesem Umstand scheint auch die Digitalisierung noch wenig bewirkt zu haben. Dabei verzichtet schon fast jedes zweite Unternehmen (47 Prozent) auf Papier, indem es seine Dokumente digital organisiert und verwaltet, wie der Branchenverband Bitkom in einer Umfrage feststellen konnte. Gegenüber 2017 ist das ein deutlicher Anstieg: Hier setzten noch 33 Prozent auf das sogenannte Enterprise Content Management (ECM), wie eine solche ganzheitliche Strategie, die die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung umfasst, genannt wird.

Dabei geht es heute nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die jeweils bei 92 Prozent und damit bei so gut wie allen Unternehmen im Mittelstand digital organisiert werden. Sondern etwa auch um Bilder (57 Prozent), Audio-Dateien (25 Prozent) oder Videos (18 Prozent). Das digitale Büro kommt dabei zunehmend aus der Cloud. Mehr als jedes zweite Unternehmen (58 Prozent) verwaltet seine digitalen Dokumente mittlerweile dort, das sind 9 Prozentpunkte mehr als im Jahr 2017. Die Zahl der Unternehmen, die ihre ECM-Software im eigenen Unternehmen („on premise“) betreiben, ging im gleichen Zeitraum von 59 Prozent auf 44 Prozent zurück.

Vor allem für den Mittelstand biete die Dokumentenverwaltung und -Organisation aus der Cloud großes Potenzial, da IT-Ressourcen hier besonders knapp seien, erklärt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom, und verweist gleichzeitig auf weitere Vorteile: „So werden nicht nur IT-Kosten gesenkt, sondern auch die Sicherheit erhöht: Die Cloud – öffentlich wie privat – wird bei professionellen Dienstleistern meist wesentlich besser geschützt als bei internen IT-Lösungen.“

Die Angaben basieren auf der repräsentativen Studie „Digital Office im Mittelstand“, die zeitgleich zur „Digital Office Conference“ am 22. Oktober in Berlin veröffentlicht wird. Hierfür hat Bitkom Research 703 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern befragt, darunter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern.

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