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Outlook und andere wichtige Daten im Team austauschen mit Services von SYNCING.NET Datenaustausch: Praktische und kostengünstige Alternativen zum Server

Autor / Redakteur: Michael Huhndorf / Florian Karlstetter

In Unternehmen sollen Mitarbeiter möglichst von allen Plätzen aus Zugriff haben auf wichtige, aktuelle Daten. Das können beispielsweise Dokumente, Präsentationen und Vorlagen sein. Doch oft ist auch der gemeinsame Zugriff auf Outlook-Daten wichtig, etwa auf Kontakte oder Kalender. Dies vereinfacht die Terminplanung und Adressverwaltung.

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SYNCING.NET unterstützt die Synchronisierung von Outlook-Ordnern im Team.
SYNCING.NET unterstützt die Synchronisierung von Outlook-Ordnern im Team.
( Archiv: Vogel Business Media )

Doch wie kann man sowohl Windows-Ordner als auch Outlook-Daten auf allen Computern aktuell halten? Sind die Daten nicht synchron, kann dies viele Fehler verursachen. Adressen und Termine sind auf manchen Rechnern eventuell veraltet, es kommt zu Missverständnissen. Dann steht die Frage im Raum: Lohnt sich die Anschaffung eines eigenen Servers, auf dem alle Daten zentral gespeichert sind? Oder folgt man dem aktuellen Trend und verlagert die Daten in die Cloud?

Elektronische Daten, die für ein gesamtes Team relevant sind, müssen auf mehreren Computern gleichzeitig verfügbar sein. Dies gilt für Terminkalender oder Adressdaten in Microsoft Outlook ebenso wie für wichtige Dokumente. Auch Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, benötigen die aktuellen Daten auf ihrem Notebook.

Wenn jedoch jeder Mitarbeiter an unterschiedlichen Versionen des gleichen Dokuments arbeitet und sie lokal auf seinem Computer speichert, entsteht fast zwangsläufig Verwirrung. Gleiches gilt für Termine und Adressdaten in Outlook, die nicht zentral gespeichert sind. Irgendwann lässt sich nicht mehr feststellen: Wer hat die aktuellen Daten und bei wem sind sie veraltet?

Zentrale Datenbereitstellung via Server

Eine mögliche Lösung: Das Unternehmen schafft einen eigenen Server an. Von diesem Zentralcomputer rufen dann alle anderen Rechner, die Clients, die Daten ab. Über einen Exchange-Server kann das Unternehmen auch Outlook-Daten für alle Mitarbeiter zur Verfügung stellen. So kann das Team beispielsweise mit gemeinsamen Kalendern und Kontaktdaten arbeiten. Nutzt ein Mitarbeiter mehrere Rechner, hat er zum Beispiel auch seine E-Mails im Posteingang überall verfügbar.

Der Vorteil eines Servers: Alle Daten liegen an einem zentralen Ort, den man selbst verwaltet und überwacht. Von unterwegs ist der Zugriff auf den Firmenserver auch über das Internet möglich. Doch ein Server bringt auch einige Nachteile mit sich: Erstens ist die Anschaffung für die leistungsstarke Hardware und Server-Software wie Microsoft Exchange recht teuer. Zweitens benötigen Firmen in aller Regel professionelle Hilfe bei der Einrichtung und regelmäßigen Wartung des Servers. Auch das verursacht zusätzliche Kosten.

Als Unternehmen dem Cloud-Trend folgen?

Als Alternative dazu derzeit in aller Munde: ein Cloud-Service, also das Anmieten von externen Speicher- und Rechenkapazitäten. Der Nutzer erspart sich auf diesem Weg viel Aufwand, da er keinen eigenen Server mehr benötigt und die Hardware durch den Dienstleister zur Verfügung gestellt und gewartet wird. Auch die servergebundene Software wie beispielsweise Microsoft Exchange und Outlook auf dem PC verwalten viele Cloud-Anbieter für ihre Kunden.

Kosten fallen beim Nutzer nur für die beim Dienstleister gebuchten Ressourcen an. Obwohl solche Lösungen auf den ersten Blick praktisch erscheinen, schrecken viele Unternehmen aber auch davor zurück. Ein Hauptgrund ist, dass die streng vertraulichen Daten dann nicht mehr im eigenen Haus oder gar im eigenen Land gespeichert sind und das Unternehmen die Kontrolle darüber quasi vollständig abgibt. Hinzu kommt, dass man sich als Kunde bei einer solchen Lösung immer für eine gewisse Zeit an einen Dienstleister bindet und von diesem abhängig ist.

Denn selbst wenn man als Cloud-Kunde genug technisches Verständnis hat, um den Dienstleister zu kontrollieren, kann man nicht in alle technischen Details hineinschauen, die der Dienstleister auf seinen Servern festlegt. Hier ist also Vertrauen gefragt. Eine Migration in einen anderen Cloud-Dienst ist zudem mit hohem Aufwand verbunden.

weiter mit: Software zum Datenaustausch als kostengünstige Alternative

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