Dropbox, Google Drive, OwnCloud, OneDrive und mehr an Office anbinden

Daten aus Office-Programmen in der Cloud speichern

| Autor / Redakteur: Thomas Joos / Florian Karlstetter

Tipps und Tricks, wie sich gängige Cloud-Speicherdienste an Office 365 anbinden lassen.
Tipps und Tricks, wie sich gängige Cloud-Speicherdienste an Office 365 anbinden lassen. (© Melpomene - Fotolia.com)

Anwender können Daten direkt aus den Office-Anwendungen auf Windows-PCs in Cloud-Speichern ablegen. Auch für Tablet-Apps ist das möglich. Microsoft will dazu ab 2015 auch Dropbox offiziell anbinden, da die beiden Unternehmen jetzt strategisch zusammen arbeiten. Wir zeigen, wie die Speicherung funktioniert, welche Tricks es gibt und was beachtet werden muss.

In Office 2013 finden Anwender auf der Registerkarte Datei die Möglichkeit, Daten in OneDrive oder OneDrive zu speichern. Dazu muss OneDrive aber an Office angebunden sein. Auch die Speicherung direkt in SharePoint-Bibliotheken ist möglich. Natürlich lassen sich in Office-Programmen auch direkt Dateien aus den Cloud-Speichern öffnen. Welche Speicherdienste Office unterstützt, ist auf der Registerkarte Datei über Konto\Dienst hinzufügen\Speicher zu sehen (siehe Abbildung 1 in der Bildergalerie).

Cloud-Speicher anbinden und Optionen anpassen

Über den Menüpunkt Speichern unter auf der Registerkarte Datei lassen sich mit Ort hinzufügen weitere Speicher anbinden, sobald das Konto an Office angefügt wurde. In der ersten Jahreshälfte 2015 soll hier auch Dropbox offiziell integriert werden. Wir zeigen aber später wie das jetzt bereits funktioniert (Abb. 2).

Das direkte Speichern in der Cloud spart das Speichern im lokalen Dropbox-Verzeichnis und der anschließenden Synchronisierung. Dieser Weg ist natürlich weiterhin möglich. Wenn ein Cloud-Speicher an Office angebunden ist, können Anwender aber auch weiterhin Daten lokal speichern. Die Speicherung in der Cloud ist nur zusätzlich möglich. In den Optionen der Office-Programme lässt sich über den Bereich Speichern mit der Option Standardmäßig auf dem Computer speichern sicherstellen, dass die Programme im Speichern-Dialog immer erst die lokalen Speicher vorschlagen (Abb. 3).

Cloud-Speicher in Office und Office 365 Delve/Graph

Ab 2015 will Microsoft seinen Cloud-Dienst Office 365 mit der neuen Anwendung Delve erweitern. Dabei handelt es sich um einen persönlichen Assistenten, der zentral aus verschiedenen Cloud-Speichern, Webseiten und zukünftig auch Exchange-Postfächern sowie weiteren Quellen Informationen aufbereitet. Basis ist die Microsoft-Technologie Office Graph. Anwender bekommen in einer zentralen Webseite wichtige bzw. relevante Informationen und Dokumente auf einen Blick angezeigt, egal wo diese gespeichert sind.

Aktuell lässt sich die Funktion als Vorabversion schon testen und OneDrive for Business als Datenspeicher verwenden. Speichern Anwender also Dokumente in der Cloud, werden diese auf den Teamseiten in Office 365 oder auf der privaten Office 365 Delve-Seite angezeigt (Abbildung 4 und 5).

Durch die strategische Partnerschaft von Microsoft mit Dropbox ist zu erwarten, dass in Zukunft nicht nur Dokumente direkt aus Office-Programmen in Dropbox gespeichert werden können, sondern Dropbox –Speicher enger mit Office 365 und Delve zusammen arbeiten. Delve baut übrigens auf die Enterprise-Suche von Yammer auf und wurde um Funktionen von Bing, Fast Search und weitere Funktionen ergänzt.

Dropbox, Google Drive und OwnCloud an Office 2013 anbinden

Über einige Skripte können Administratoren Dropbox auch ohne Microsoft-Unterstützung jetzt schon an Office-Programme anbinden. Das geht mittlerweile auch mit OwnCloud und Google Drive. Da durch die notwendigen Skripte aber auch Änderungen an der Registry vorgenommen und andere Systemeinstellungen angepasst werden, sollte die Umsetzung nur auf einzelnen Arbeitsstationen oder Testmaschinen erfolgen.

Die Batchdatei für die Anbindung von Dropbox ist im Dropbox-Forum zu finden. Wird das Skript mit Administratorrechten ausgeführt, muss noch der lokale Speicherort von Dropbox angegeben werden. Dieser darf am Ende kein Slash oder Backslash erhalten. Das Skript funktioniert mit Windows 7 und Windows 8/8.1 allerdings nicht mit 64-Bit-Versionen von Office 2013. Wird Windows 8.1 eingesetzt, muss die Batch-Datei im Editor geöffnet und ganz unten der Wert, bei der Überprüfung nach Windows 8, auf 6.3 gesetzt werden (Abb. 6).

Danach muss das Skript gestartet werden. Es darf keine Fehlermeldung erscheinen (Abb. 7).

Wird der Rechner neu gestartet, sollte sich Dropbox als Cloud-Speicher anbinden lassen. Leider funktioniert das nicht immer. Was bei Problemen oft hilft, ist die Anbindung von OneDrive über ein Microsoft-Konto. Danach erscheint die Anbindung von Dropbox in den meisten Fällen. Ist OneDrive bereits angebunden, hilft das Ab- und erneute Anmelden.

Ebenfalls hilfreich ist auf der Registerkarte Datei der Bereich Konto. Hier lassen sich über die Schaltfläche Dienst hinzufügen\Speicher weitere Dienste hinzufügen, auch Dropbox, wenn die Batchdatei ausgeführt wurde. Nachdem der Dienst hinzugefügt wurde, können Anwender den Speicher an Office anbinden.

Neben Dropbox, können Administratoren über diesen Weg auch Batchdateien für OwnCloud und Google Drive herunterladen. Allerdings gilt es auch hier vorsichtig vorzugehen, da bei allen Anbindungen einige Systemänderungen durchgeführt werden (Abb. 8).

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