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Schornsteinfeger Weiß setzt auf praxisorientierte Mittelstandssoftware der DATEV Büroorganisation in der Cloud

| Autor / Redakteur: Petra Adamik* / Florian Karlstetter

Eine gute Büroorganisation ist das A und O jedes erfolgreichen Betriebes. Schornsteinfegermeister und Energieberater Alexander Weiß setzt darum auf die Software DATEV Mittelstand pro. Damit konnte er in seinem Handwerksbetrieb transparente Verwaltungsstrukturen schaffen und die Qualität seiner Kundenbetreuung deutlich verbessern.

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Alexander Weiß, Bezirkskaminkehrer in Solingen und Energieberater kann sich seinen Hauptaufgaben widmen. Die aufwändige Büroarbeit wie Buchhaltung und Rechnungserstellung übernimmt DATEV Mittelstand pro.
Alexander Weiß, Bezirkskaminkehrer in Solingen und Energieberater kann sich seinen Hauptaufgaben widmen. Die aufwändige Büroarbeit wie Buchhaltung und Rechnungserstellung übernimmt DATEV Mittelstand pro.

Wer in der Vergangenheit als Schornsteinfeger einen eigenen Kehrbezirk zugeteilt bekam, hatte ausgesorgt. Aufträge gingen während des gesamten Jahres regelmäßig ein; Konkurrenz musste man wegen des Gebietsschutzes nicht fürchten. Sämtliche Arbeiten rund um die Heizquellen des Hauses, angefangen bei der Feuerstättenüberprüfung, bis hin zum Reinigen der Kamine, waren fest in der Hand eines Kaminkehrers.

Inzwischen wurde dieses sogenannte Schornsteinfeger-Monopol vom Gesetzgeber gekippt. Ab 2013 kann jeder Hausbesitzer seinen Schornsteinfeger frei wählen.

Für Alexander Weiß, Schornsteinfegermeister in Solingen, gaben diese neue Situation und der damit steigende Wettbewerbsdruck den Ausschlag, sich neben seinem Handwerk ein weiteres Standbein zu schaffen und sich zusätzlich als Energieberater zu qualifizieren: „Diese Aufgabe erfordert viel Zeit, denn jedes Haus, das ich im Bezug auf seine Energieeffizienz begutachte, muss nach vielen individuellen Eckwerten differenziert betrachtet werden.“

Der Cloud-Service DATEV Mittelstand pro übernimmt beim Schornsteinfeger Weiß die gesamte Büroorganisation, also nicht nur Buchhaltung und Rechnungsstellung, auch die Auftragsbearbeitung, Angebote, Kalkulationen und Pflege der Stammdaten. In folgendem Video erläutert Schornsteinfeger Weiß die Vorteile des Services.

Ein gut organisierter Tagesablauf ist für den Schornsteinfegermeister, der sich 2009 mit einem Gesellen selbstständig machte, daher essentiell. „Schon während meiner Meisterausbildung war mir klar, dass ein Handwerksbetrieb nur funktionieren und wirtschaftlich erfolgreich sein kann, wenn das Büro bestens strukturiert ist“, erklärt Weiß. „Immerhin belegen Statistiken, dass ein Drittel der Existenzgründer in den ersten drei Jahren scheitern – und selten ist dabei die fachliche Seite das Problem.“

Routineabläufe automatisieren

Dafür, dass im Büro des Schornsteinfegermeisters alles rund läuft, sorgt Büroleiterin Nicole Putsch, die sämtliche Aufgaben, wie Angebotserstellung, Auftragsbestätigung sowie das Rechnungswesen und die Buchhaltung souverän meistert. „Unsere Buchhaltung haben wir immer schon über die DATEV abgewickelt“, berichtet die Bürokauffrau. „Angebote, Kalkulationen, Rechnungsstellung und das Mahnwesen liefen aber lange Zeit über Word und Excel. Das war sehr mühsam und zeitaufwändig, weil sämtliche Stammdaten sowie die entsprechenden Werte für jeden Kunden immer wieder manuell eingegeben werden mussten.“

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Die Kernelemente von DATEV Mittelstand classic pro

Die DATEV-Software für kleine und mittlere Unternehmen vereint alle wesentlichen kaufmännischen Funktionen unter einer Oberfläche:

  • Wichtige Unternehmenskennzahlen verschaffen einen schnellen Überblick
  • Zentrale Kunden- und Lieferantenstammdaten im Arbeitsplatz
  • Unterstützung bei den entscheidenden Prozessen der Auftragsbearbeitung - vom Angebot bis zur Rechnung
  • Vielfältige Auswertungen und Analysemöglichkeiten im Auftragswesen
  • Automatische Ablage für alle im Unternehmen anfallenden Dokumente (z. B. Verkaufsbelege) in der digitalen Kundenakte
  • Übergabe der Fakturadaten an die Finanzbuchführung per Mausklick
  • Verknüpfung der Buchungssätze mit dem Belegbild von Rechnung oder Gutschrift
  • Buchen der Belege mithilfe der bewährten DATEV-Buchungszeile
  • Betriebswirtschaftliche Auswertung der Unternehmensdaten
  • Rationelle Verwaltung der offenen Posten einschließlich des Mahnwesens (je nach Version)
  • Leistungsstarke Electronic-Banking-Komponente für die Kontoführung
  • Einfacher Datenaustausch mit dem Steuerberater

Umso dankbarer war der Handwerksbetrieb für den Tipp seiner Steuerberaterin, auf die cloud-basierte Software DATEV Mittelstand classic pro umzusteigen. Heute haben die Solinger eine Einzelplatzversion der DATEV-Lösung im Einsatz, mit der sich viele Abläufe der Auftragsbearbeitung und des Rechnungswesens automatisieren lassen.

Durchgängiger Workflow

Die Verwaltung der rund 2.300 Kunden und 15 Lieferanten läuft jetzt gemeinsam mit der Buchführung zentral in diesem System. Stammdaten für Kunden und Lieferanten werden nur einmal erfasst und können aus dem Cloud-Programm heraus für verschiedene Prozesse genutzt werden. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und letztendlich die Rechnungen lassen sich so per Mausklick oder mit wenigen Handgriffen auf der Tastatur in Bruchteilen von Minuten erstellen, wodurch die Effizienz im Bürobetrieb deutlich stieg.

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DATEV Mittelstand Pro in verschiedenen Ausprägungen

Das Programm DATEV Mittelstand pro steht – je nach Bedarf des Unternehmens – in unterschiedlichen funktionalen Ausprägungen bereit. Die in der Case Study beschriebene Classic-Variante ist auf so genannte „Selbstbucher“ zugeschnitten, also Unternehmen, die sowohl die Auftragsbearbeitung als auch die Finanzbuchführung selbst im Betrieb erstellen.

Unternehmen, die eine Lösung zur Auftragsbearbeitung benötigen, ihre Finanzbuchführung aber durch einen Steuerberater erledigen lassen, können zwischen zwei weiteren Angeboten wählen:

  • Die Client-Server-Lösung DATEV Mittelstand compact pro deckt analog DATEV Mittelstand classic pro die Bereiche von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung, den Lieferschein bis hin zur Rechnungsschreibung sowie die digitale Dokumentenablage ab. Der Datenaustausch mit dem Steuerberater für die Erstellung der Finanzbuchführung erfolgt über einen Cloud-Service. Die buchführungsrelevanten Daten und zugehörigen digitalen Belege werden einfach und schnell via DATEV-Rechenzentrum für die betreuende Steuerberatungskanzlei bereitgestellt. Die Originalbelege verbleiben im Unternehmen. Im Gegenzug kann die Kanzlei ihren Mandanten aktuelle Auswertungen z.B. aus der Offenen-Posten-Buchführung, Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) und so genannte Summen- und Saldenlisten (SuSa) online bereitstellen.
  • Mit Auftragswesen online steht alternativ eine reine Cloud-Lösung für das Auftragswesen zur Verfügung. Über eine gesicherte Internetverbindung können vorgefertigte Vorlagen für die Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen genutzt werden. Diese Lösung ist ideal für Existenzgründer und Kleinunternehmer sowie Selbständige mit einer einfachen Rechnungs- und Artikelstruktur. Durch die Bereitstellung der Programme und Daten über das DATEV-Rechenzentrum entfällt der übliche Installationsaufwand und die Nutzung ist von jedem beliebigen Ort aus möglich.

In einem durchgängigen Prozess werden alle relevanten Daten von einem Ablaufschritt zum nächsten übergeben. Durch individuelle Angebote und klar gegliederte Auftragsbestätigungen für jeden Kunden kann Alexander Weiß sich ohne großen Aufwand von seinen Mitbewerbern abgrenzen.

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