Vom ECM zum digitalen Cloud-Archiv

Auf dem Weg ins digitale Arbeiten

| Redakteur: Florian Karlstetter

Letterscan bietet in Partnerschaft mit dem ECM-Spezialisten d.velop komplette Digitalisierungsdienstleistungen.
Letterscan bietet in Partnerschaft mit dem ECM-Spezialisten d.velop komplette Digitalisierungsdienstleistungen. (Bild: Letterscan)

Das papierlose Büro bietet viele Vorteile, doch die Digitalisierung fällt nicht immer leicht. So müssen bei einer Cloud-Strategie der Datenschutz und die Revisionssicherheit gewahrt bleiben. In dieser Fallstudie beleuchtet Letterscan den Weg in die Cloud.

Im Vergleich zum herkömmlichen Arbeiten mit Papierdokumenten aus dem Aktenschrank bietet die digitale Verarbeitung von Informationen deutlich mehr Möglichkeiten: Ortsunabhängiges Arbeiten, die Entlastung von IT-Aufwänden und Update-Installationen sowie das Anwerben und Halten von Mitarbeitern durch das Anbieten von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice sind nur ein paar Beispiele.

Diese Vorteile realisieren immer mehr Organisationen und beschäftigen sich mit einem Umstieg auf digitales Arbeiten. Um für effiziente und ressourcenschonende Prozesse zu sorgen und auch langfristig ihren Erfolg sicherzustellen, setzen fortschrittliche Unternehmen auf entsprechende IT-Zukunftsstrategien. Die Umstellung der Arbeitsweise stellt Unternehmen jedoch auch vor Herausforderungen. Wie sollen Informationen digital verarbeitet werden, wenn diese doch noch in Papierform vorliegen und wo – wenn einmal digitalisiert – werden digitale Daten revisionssicher aufbewahrt?

Das kontinuierlich wachsende Datenvolumen führt oftmals zu einem Umstieg auf Cloud-Lösungen, da sie erhebliche Kostenersparnisse, mehr Flexibilität und eine insgesamt bessere Skalierbarkeit bieten. In vielen Branchen kommen angesichts streng vertraulicher und geschäftskritischer Daten inzwischen vermehrt digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) zum Einsatz. In diesem Zusammenhang spielt vor allem in Branchen mit besonders schützenswerten Datenbeständen deshalb auch das Thema Datenschutz eine wichtige Rolle.

Ganzheitliche Projektbetreuung und Datenschutzberatung

Die 2013 gegründete letterscan GmbH & Co. KG. (im Folgenden: Letterscan) mit Hauptsitz in München ist auf die schnelle und zielgerichtete Realisierung von Digitalisierungsprojekten in sensiblen Branchen spezialisiert und unterstützt unter anderem Steuerberater, Rechtsanwälte, öffentliche Einrichtungen sowie Unternehmen aus dem Gesundheitswesen und der Immobilienwirtschaft. Diese Organisationen besitzen oftmals noch umfangreiche Papierarchive, die den Großteil der Daten enthalten und stehen heute vor der Frage: Wie können sämtliche Dokumente neben dem laufenden Tagesgeschäft digitalisiert werden – und das verlustfrei, sicher und systematisch? Genau solche Digitalisierungsvorhaben unterstützt Letterscan.

Seit 2016 ist Letterscan Partner der d.velop AG sowie Mitglied im d.velop competence network, einem internationalen Netzwerk aus mehr als 250 Partnern. d.velop entwickelt und vermarktet mit einem Team aus 650 Mitarbeitern in der Unternehmensgruppe Software zur vollständigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen und branchenspezifischen Fachverfahren.

Der ECM-Spezialist bietet auch Beratungsleistungen rund um das Thema Digitalisierung an. Die Lösungen sind On-Premises, in der Cloud oder im Hybridbetrieb verfügbar. Doch da die zentrale Cloud-Anbindung auf der Seite des Kunden für mehr Komfort sorgt und ein standort- und hardwareunabhängiges Arbeiten erlaubt, hat sich Letterscan auf die Implementierung der entsprechenden Cloud-Lösung spezialisiert. So hat das Unternehmen in weniger als zwölf Monaten mehr als 25 Kunden in die d.velop cloud gebracht und dabei die Zeit pro Projekt kontinuierlich gesenkt. Unter den Kunden befindet sich neben zahlreichen Hausverwaltungen und Anwaltskanzleien auch der größte private Rettungsdienstanbieter Münchens.

Perfekter Service aus einer Hand

Ein Projekt dauert je nach Kundengröße zwischen drei und fünf Tage, wobei der größte Aufwand für die Digitalisierung des vorhanden Papier-Archivs zu veranschlagen ist. Dabei erhalten Kunden den gesamten Service aus einer Hand – von der datenschutzkonformen Abholung der Akten über die Überführung in ein digitales Cloud-Archiv, ggf. inklusive ECM-Systemintegration (Enterprise-Content-Management), bis hin zur rechtskonformen Vernichtung der Papierbelege nach P4-Standard.

Da der vollständige Datenbestand direkt digital bereitsteht, lässt sich das neue ECM-System gleich von Beginn an produktiv einsetzen. Bei der praktischen Durchführung eines Projekts steht Letterscan Unternehmen auch in Sachen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kompetent zur Seite. TÜV-zertifizierte Datenschutzspezialisten beraten bei der Umsetzung eines individuell erstellten Maßnahmenkatalogs. Auf Wunsch wird auch ein externer Datenschutzbeauftragter gestellt. So unterstützt Letterscan Unternehmen ganzheitlich bei der Verwirklichung der Digitalisierungsstrategie.

Direkt in die Cloud: Digitalisierungsprojekt bei der nunovo Immobilienverwaltung GmbH

Die Vorteile der Kooperation von Letterscan und d.velop zeigen sich schon jetzt in zahlreichen, erfolgreich umgesetzten Kundenprojekten wie bei Nunovo, einer Immobilienverwaltung für Eigentümergemeinschaften. Der Dienstleister betreut über 9.500 Wohneinheiten und widmet sich in erster Linie der Optimierung von Kosteneinsparpotenzialen bei gleichzeitiger Wertsteigerung der Immobilien. Für sämtliche Verwaltungsaufgaben ist ein strukturiertes und sicheres Archiv wichtig, damit Mitarbeiter schnell auf die benötigten Daten und Dokumente zugreifen können. Der Wunsch nach einer Ablösung des papierbasierten Archivs, die Einhaltung von Rechtsvorschriften und Datenschutzaspekte machten eine Digitalisierung der Hausverwaltung erforderlich.

So entschieden sich die Verantwortlichen zur Zusammenarbeit mit Letterscan und die d.velop ECM-Lösung d.3ecm. Das gesamte Projekt wurde problemlos innerhalb nur eines Monats bis hin zur Produktivsetzung realisiert. Wesentlicher Bestandteil der Lösung ist der digitale d.3 Aktenplan, mit dessen Hilfe sich das gesamte Schriftgut eines Unternehmens – also Akten, Dokumente und Daten – systematisch ordnen und fortlaufend verwalten lässt. Somit können neue Akten schnell und bei Bedarf automatisiert angelegt und bereits existierende Akten mit minimalem Suchaufwand gefunden werden. Der dedizierte Aktenplan „d.velop documents for real estate“ ist zudem exakt auf die speziellen Branchenanforderungen der Nunovo Immobilienverwaltung GmbH ausgelegt.

Das neue Dokumentenmanagement findet bei den Mitarbeitern von Nunovo auch dank der intuitiven Nutzung großen Zuspruch. Das papierbasierte Archiv konnte vollständig durch ein elektronisches Archiv abgelöst werden, in dem alle Daten zentral gespeichert werden. Im Unternehmen kommt die d.velop ECM-Lösung hauptsächlich als revisionssicheres Archiv zum Einsatz. Die nunmehr ausschließlich elektronischen Akten sorgen für mehr Effizienz, eine insgesamt höhere Transparenz und langfristige Verfügbarkeit. Mithilfe von d.3ecm aus der Cloud können sämtliche Informationen nachhaltig organisiert werden, außerdem lassen sich in Zukunft sukzessive weitere Geschäftsprozesse abbilden. Natürlich werden neue Objekte ausschließlich in digitaler Form in den Betrieb übernommen.

Fruchtbare Partnerschaft zwischen Letterscan und d.velop

Mit d.3ecm als ECM-Plattform ermöglichen die Partner Letterscan und d.velop auch Kunden aus sensiblen Branchen ein performantes Dokumentenmanagement aus der Cloud – ganz ohne zusätzliche Investitionen in eigene IT-Infrastrukturen. Dabei profitieren Unternehmen von einem kurzen Projektzeitraum, offenen Schnittstellen und hoher Rechtssicherheit. Durch die langjährigen Erfahrungen mit cloudbasierten Anwendungen besitzt Letterscan inzwischen eine hohe Expertise in diesem Bereich und profitiert hier auch stark von der Partnerschaft mit d.velop als etabliertem Hersteller mit tiefer Prozesskompetenz.

Maximilian Kruschewsky, Geschäftsführender Gesellschafter Letterscan.
Maximilian Kruschewsky, Geschäftsführender Gesellschafter Letterscan. (Bild: Letterscan)

„Wir schätzen die Zusammenarbeit mit d.velop sehr. Unsere Ansprechpartner sind sehr agil und treffen Entscheidungen verbindlich und eigenverantwortlich, wodurch wir rasch auf veränderte Kundenbedürfnisse eingehen können. Wie unsere bisherigen Erfahrungen zeigen, ist gerade auch die Kombination aus Digitalisierungsexpertise und innovativem Dokumentenmanagement für unsere Kunden sehr hilfreich, um die Voraussetzungen für ein effizienteres und flexibleres Arbeiten zu schaffen“, erläutert Maximilian Kruschewsky, Geschäftsführender Gesellschafter bei Letterscan, die Vorteile der unkomplizierten Kooperation. Dies kommt letztlich vor allem den Kunden zugute, die von schnellen Projektumsetzungen und kompetenten Ansprechpartnern in jeder Stufe der Digitalisierung profitieren.

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