Groupware, Dateiserver und Online-Office kombiniert

Arbeiten mit EGroupware und Collabora

| Autor / Redakteur: Thomas Joos / Florian Karlstetter

Verschmelzung von klassischer Groupware und Fileserver mit Online Office: EGroupware mit integriertem Collabora.
Verschmelzung von klassischer Groupware und Fileserver mit Online Office: EGroupware mit integriertem Collabora. (Bild: EGroupware)

Die Business-Software EGroupware steht ab Version 17.1 auch mit integriertem CRM-System zur Verfügung, inklusive Dateiserver und dem Online-Office-System Collabora. Die Lösung kann über die Cloud gebucht, aber auch im eigenen Rechenzentrum betrieben werden.

Da in EGroupware jetzt auch das Online-Office Collabora integriert ist, können Anwender über das Netzwerk mit Dokumenten arbeiten, ohne dass auf dem Rechner ein Agent oder eine Software installiert sein muss. Wie bei der Online-Office-Version von Microsoft, wird auch hier der Zugriff über den Browser durchgeführt. Wie auch bei Office 365 lassen sich hier Dokumente mit anderen Anwendern teilen. EGroupware selbst ist Opensource. Betreiben lässt sich die Lösung in der Cloud oder über lokale Installationen.

In der neuen Version können Administratoren die Anmeldeseite umfassend anpassen. Hier lassen sich Logos und Hintergrundbilder platzieren. Die Verwaltung erfolgt auf Wunsch auch über eine grafische Oberfläche. Bereits beim Anmelden können Anwender die Sprache auswählen, die Sie nutzen wollen. Das heißt, in internationalen Unternehmen können Anwender schnell und einfach die Sprache wechseln.

Grundlegende Funktionen von EGroupware

EGroupware besteht aus einem browserbasierten Groupware-Tool. Dazu gehören Online-Kalender, Dateimanager, ein E-Mail-Client sowie die Möglichkeit Aufgaben und Projekte zu verwalten. Im Online-Kalender lassen sich Gruppentermine planen, genauso wie eine zentrale Urlaubsplanung für Gruppen. Laden Anwender Dateien in die private oder Public Cloud, lassen sich auch Rechte für den Zugriff auf die Daten festlegen. Sämtliche Daten werden in deutschen Rechenzentren gespeichert.

Neben den Standard-Tools für Groupware-Funktionen bietet EGroupware auch ein Kundenmanagementsystem (CRM). Das CRM-System arbeitet mit den Groupware-Funktionen zusammen. Daraus ergeben sich einige Vorteile, die nachfolgend beschrieben werden.

Neben der Verwaltung und Verwendung der Software in der grafischen Oberfläche über einen Webbrowser, stellen die Entwickler auch Apps für iPhone/iPad und Android-Geräten zur Verfügung. Mit diesen Apps kann eine Verbindung über das Internet und Netzwerk hergestellt werden. Die Apps ermöglichen eine Synchronisierung der Kalenderdaten und des Adressbuchs.

Daten aus der Groupware und dem CRM in Collabora nutzen

Durch die Kombination von Groupware, CRM und Collabora Online Office können Anwender im System auch Daten aus der Groupware und dem CRM in das Online-Office übernehmen. Sinnvoll ist das zum Beispiel für das Erstellen von Berichten aus Daten der Groupware und dem CRM. Dazu kommt die Möglichkeit diese Daten auch mit anderen Benutzern zu teilen. Auch Serienbriefe mit Daten aus dem CRM sind möglich. Diese lassen sich dann wiederum mit der Groupware per E-Mail versenden. Im Browser steht auch die rechte Maustaste zur Verfügung, sodass sich der Webclient von EGroupware anfühlt wie eine lokal installierte Anwendung. Auch per Doppelklick kann gearbeitet werden. So lassen sich zum Beispiel aus den Dateifreigaben vorhandene Dokumente per Doppelklick öffnen und mit Collabora bearbeiten.

Sicherheit in EGroupware

Für Cloudlösungen spielen allerdings auch die Bereiche Sicherheit und Datenschutz eine wichtige Rolle. Buchen Unternehmen EGroupware direkt beim Anbieter, werden die Server in deutschen Rechenzentren positioniert und die Daten auch hier gespeichert. Cloud-Kunden, aber auch Kunden, die EGroupware im eigenen Rechenzentrum betreiben, profitieren von den Sicherheitsmechanismen in der Lösung. Dazu gehört der Schutz vor Cross-Site-Scripting über eine Content Security Policy , genauso wie die Möglichkeit E-Mails zu verschlüsseln. Hier stehen S/MIME und PGP zur Verfügung. Außerdem werden Bilder in E-Mails nicht automatisch geladen.

Beim Bezug aus der Cloud profitieren Unternehmen von den internen Penetrationstests und regelmäßigen Sicherheitsupdates der Umgebung. Die Schlüssel zur Verschlüsselung werden in der Umgebung gespeichert. Öffentliche Schlüssel speichert die Lösung im Adressbuch, private Schlüssel sind im E-Mail-Profil gespeichert. Dadurch ist sichergestellt, dass die Verschlüsselung fest in das System integriert ist und sich leicht nutzen lässt. Auch eine Spam-Lösung ist bereits in das System integriert. Darüber hinaus haben Administratoren die Möglichkeit, flexibel Rollen und Berechtigungen zu delegieren.

Voraussetzungen für die Eigeninstallation

Für die Installation von EGroupware werden Linux-Server benötigt. Hier ist also entsprechendes Know-how notwendig. Unterstützt werden aktuell Debian 8/9, Ubuntu 16.04, RHEL, Cent 6/7, openSUSE und SLES. Außerdem wird auf dem Server PHP 7 benötigt. Im Univention App-Center steht EGroupware ebenfalls zur Verfügung.

Preise und Lizenzierung

Soll EGroupware in der Cloud betrieben werden, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Diese werden meistens auf Basis gleichzeitiger Anmeldungen von 2-15 gemessen sowie an dem zur Verfügung stehenden Datenspeicher. Die Preise belaufen sich von 16,40 Euro bis zu 82,50 Euro/Monat. Wer die Pro-Version von EGroupware lokal installieren will, muss mit Preisen von rund 4,15 Euro pro Benutzer und Monat rechnen. Generell besteht auch die Möglichkeit Sondervereinbarungen einzugehen, wenn zum Beispiel Lizenzen über mehrere Jahre abgeschlossen werden.

Fazit

Unternehmen oder Organisationen, die eine Groupware-Lösung suchen, die schnell und einfach einsatzbereit ist sowie Funktionen im CRM-Bereich bietet, sind mit EGroupware durchaus gut beraten. Die Lösung kann entweder in einer lokalen Cloud betrieben werden, oder als Dienst in der Public Cloud bei den Entwicklern gebucht werden. Alle notwendigen Funktionen sind in der Weboberfläche verfügbar, lokal installierte Anwendungen sind keine notwendig.

Über Apps lassen sich Smartphones anbinden, Anwender können alle relevanten Daten schnell und einfach synchronisieren. E-Mails lassen sich verschlüsseln und die Daten in der Cloud werden in deutschen Rechenzentren gespeichert. Da die Oberfläche auch in mehreren Sprachen zur Verfügung steht, können selbst internationale Unternehmen die Software bedenkenlos einsetzen. Wer EGroupware lokal einsetzen will, benötigt Fachwissen im Linux-Bereich.

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