Gesetzliche Änderungen erhöhen den Druck Wie analoges Vertragsmanagement abgelöst wird

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Die starke Nachfrage nach digitalen Geschäftsprozessen ist einfach erklärt: Unternehmen mit höherem Digitalisierungsgrad erzielen bis zu dreimal mehr Umsatzwachstum und erweisen sich als resilienter in Krisensituationen. Zur Sicherstellung nachhaltiger Wettbewerbsfähigkeit muss die digitale Weiterentwicklung fester Bestandteil auf der Agenda sein.

Entscheidungsträgern stellt sich dabei die Frage, welche Prozesse und Aufgaben mit Priorität voranzutreiben sind. Das Vertragsmanagement in den Fokus zu rücken, empfiehlt sich besonders, da Vereinbarungen die Potenziale und Risiken von Beziehungen jeglicher Art regeln und somit unmittelbaren Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben.

Begrenzte analoge Möglichkeiten

Herkömmliche Methoden wie Papierarchive oder gängige elektronische Ablagestrukturen, meist unterstützt durch Listen in Tabellenkalkulationen, stehen für „analoges“ Vertragsmanagement. Egal, mit welch beeindruckenden Programmierleistungen Mitarbeiter diese Systeme aufbauen, gegebene technologische Grenzen sind damit nicht zu überwinden. Medienbrüche zwischen Vereinbarung, Vertragsliste und Fristenkalender erfordern zeitintensive manuelle und redundante Tätigkeiten. Das führt oft zu Fehlern und bringt Abteilungen an ihre Kapazitätsgrenzen. Die Interaktion mit den handelnden Personen erfolgt zudem informell, wodurch Nachvollziehbarkeit und Transparenz massiv leiden.

Die Datenschutzgrundverordnung konfrontierte die Rechtsabteilungen 2018 mit enormem Aufwand. Drei Jahre später tritt das neue Lieferkettengesetz in Kraft, das die Überprüfung und Anpassung erheblicher Teile der Kunden- und Lieferantenverträge vorsieht, sowie umfassende Dokumentationspflichten festlegt. Weitere gesetzliche Änderungen werden folgen. Um diese effektiv umzusetzen, sind Überblick über den Vertragsbestand und sichergestellte Auskunftsfähigkeit bei Überprüfungen eine Grundvoraussetzung. Was mit „analogen“ Methoden eine Herkulesaufgabe bedeutet, funktioniert „digital“ ganz einfach.

Wie aber gelingt der Umstieg? Diese Frage stellen sich viele – und vermuten, dass es für die Digitalisierung des Vertragsmanagements ein langwieriges und teures Einführungsprojekt braucht. Beispiele aus der Praxis zeigen, dass es auch anders geht. Es kommt auf die richtige Reihenfolge an, die zudem hilft, die verfügbaren Personalressourcen zu schonen.

Schritt 1: Eine smarte Informationsquelle als Basis

Ein smartes Werkzeug zur Verwaltung der Verträge besteht im Kern aus einer zentralen Datenquelle. Diese enthält sämtliche Informationen, Dokumente und Korrespondenz. Strukturiert nach der Vertragsart sowie weiteren frei definierbaren Stammdaten, stellt das revisionssichere Archiv den Schlüssel zu guter Übersicht, sekundenschnellen Aussagen und automatisiertem Fristenmanagement dar. Mit den adäquaten Mitteln lässt sich das rasch realisieren:

Künstliche Intelligenz beschleunigt die Digitalisierung des Vertragsbestands
Die Sprache in Vereinbarungen gestaltet sich homogen. Ein wesentlicher Vorteil, da neuronale Netze dadurch einfacher erlernen, wesentliche Vertragsinformationen zu verstehen. Bei der Überführung vorliegender Dokumente in digitale Akten übernimmt die künstliche Intelligenz (KI) bedeutsame Metadaten wie Partner oder Summen und klassifiziert nach der Vertragsart. Das spart Zeit und reduziert Fehlerpotenzial bei repetitiven Tätigkeiten. Da die KI auch Termine erkennt, gelingt zugleich die Automatisierung des Fristenmanagements mit E-Mail-Remindern und Push-Notifications.

Individualisierbare Vertragslisten für alle Akteure
Bei der Erstellung und Verwaltung von Vereinbarungen sind viele Abteilungen mit unterschiedlichen Aufgaben involviert. Die Rechtsabteilung übernimmt im Regelfall die Auskunftsfunktion und bereitet Informationen bei Anfragen auf. Durch den flexibel gestaltbaren Blick auf das Vertragsarchiv und das rollenbasierte Berechtigungskonzept erübrigen sich Engpässe und Wartezeiten, da Mitarbeiter durch den permanenten Zugriff auf ihre Listen und die Details der Kontrakte ohne Medienbrüche die benötigten Antworten finden.

Nur smart mit intelligenter semantischer Volltextsuche
In diesem Zusammenhang handelt es sich auch bei der semantischen Volltextsuche um ein Muss-Kriterium. Schon bei der Eingabe von Schlagwörtern erscheinen Ergebnisse aus sämtlichen Inhalten des gesamten Vertragsarchivs. Hierfür notwendig ist Optical Character Recognition (OCR), die bei der Übernahme der Scans aus den Bildpunkten Buchstaben, Wörter und schließlich Sätze bildet.

Bereits Schritt eins löst zahlreiche manuelle Tätigkeiten ab und hebt das Vertragsmanagement auf ein neues, effektives Niveau mit mehr Raum für weitere Herausforderungen:

Schritt 2: Transparente und nachvollziehbare Zusammenarbeit

Effiziente Vertragserstellung und Prüfprozesse
Im digitalen Vertragsmanagement liegt das Hauptaugenmerk auf einer gut organisierten und nachvollziehbaren Zusammenarbeit ohne Rückfragen zu einzelnen Versionen, aktuellem Status oder zuständigen Personen. Dahingehend tragen Vorlagensammlungen mit von der Rechtsabteilung freigegebenen Templates bereits bei der Vertragserstellung zu Klarheit und einem beschleunigten und fehlerfreien Ablauf bei. Metadaten gelangen direkt aus den digitalen Vertragsakten über Textbausteine und Klauselbibliotheken in die Dokumentenvorlagen.

Ist eine neue Vereinbarung generiert, startet der Prüf- und Freigabeprozess selbstständig und lenkt die entsprechenden Workflows, beispielsweise regelbasiert nach Vertragsart, an die jeweils verantwortlichen Personen. Das sorgt einerseits für effiziente und revisionssichere Abläufe, andererseits für maximale Transparenz bezüglich Version sowie Status. Eine Aufgabenverwaltung samt Eskalationsmanagement und Stellvertreterregelung unterstützt sogar unterwegs bei der termingerechten Abarbeitung. Daher ersetzt digitales Vertragsmanagement nicht die Kooperation zwischen den Abteilungen, es fördert den inhaltlich anspruchsvollen Austausch mit Mehrwert für das Unternehmen.

Auch die externen Partner einbinden
Vereinbarungen regeln zum Großteil unternehmensübergreifende Beziehungen und erfordern demnach die Einbeziehung externer Personen. Speziell bei umfangreichen Vertragswerken ist der Abgleich unterschiedlicher Versionen aufwendig und birgt das Risiko für Abweichungen. Nicht so, wenn alle Beteiligten ihre Unterlagen zentral in geschützten Datenräumen ablegen und dort Änderungen vornehmen sowie Kommentare einfügen. Das macht sämtliche Anpassungen lückenlos nachvollziehbar und bringt Sicherheit für alle Partner. Eine systemeigene fortgeschrittene digitale Signatur ermöglicht den zeitnahen und unkomplizierten Vertragsabschluss, selbst am mobilen Endgerät.

Digitales Vertragsmanagement amortisiert sich rasch

Digitalisierung bedingt oft weitreichende Projekte. Das gilt definitiv nicht für Vertragsmanagement. Da dessen grundlegende Anforderungen für alle Branchen gelten, eignen sich Produkte mit hohem Standardisierungsgrad ideal für den Umstieg. Cloud-basiert sofort nutzbar und unterstützt durch den Einsatz künstlicher Intelligenz, gelingt die Digitalisierung in wenigen Arbeitstagen.

Bereits durch die Verwendung eines smarten Vertragsarchivs bleibt in einem ersten Schritt deutlich mehr Raum für das Meistern inhaltlicher Herausforderungen. Und das resultiert in höherer Qualität im gesamten Vertragslebenszyklus. Vorteile, die sich unmittelbar auf den Unternehmenserfolg auswirken.

* Der Autor Robin Schmeisser ist Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH.

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