Genervt von zu vielen Tools? Wenn Cloud-Services zur Produktivitätsbremse werden

Anbieter zum Thema

Hyland Software Germany GmbH

Flexera Software GmbH

Cloudgermany.de GmbH

Neue Cloud-Tools sollen mehr Tempo bringen – oft bewirken sie das Gegenteil: IT-Komplexität wird zur Produktivitätsfalle. Wie gehen aber Unternehmen den Rückbau an?

Ein neues Tool soll Zeit sparen. In der Praxis bringt es oft nur eine weitere Anmeldemaske, eine weitere Schnittstelle, einen weiteren Grund für Rückfragen. In vielen IT-Abteilungen hat sich die ursprüngliche Rechnung längst umgekehrt: Je mehr Cloud-Services im Einsatz sind, desto langsamer wird die eigentliche Arbeit.

Mehr Tools, weniger Tempo

Kaum ein Unternehmen hat heute zu wenig Cloud-Software im Einsatz. CRM, Projektmanagement, Kollaborationstools, Personalwesen, Monitoring, dazu diverse KI-Assistenten – die Liste wächst in den meisten IT-Landschaften schneller, als sie gepflegt werden kann. Neue Dienste kommen hinzu, alte verschwinden selten wieder.

Auch der Trend zur Multicloud verschärft das Bild. Wer Workloads auf mehrere Anbieter verteilt, verdoppelt damit oft auch Sicherheits-Tools, Datenplattformen und Betriebsmodelle. Kosten und Komplexität wachsen so schneller als der eigentliche Nutzen. Nicht die Cloud an sich wird zum Problem, sondern die unkoordinierte Parallelität an Diensten, die sich um sie herum ansammelt.

Dabei sollte jede neue Cloud-Lösung eigentlich Zeit freisetzen. Stattdessen berichten IT-Teams von Alarmflut, Systembrüchen und Mitarbeitenden, die sich zwischen Anwendungen verlieren, statt an eigentlichen Aufgaben zu arbeiten.

Woher die Komplexität kommt

Woher diese Diskrepanz kommt und wie sich Komplexität gezielt zurückbauen lässt, zeigt die Studie von MaibornWolff, einem der führenden AI und Cloud Dienstleister in Deutschland. 305 befragte IT-Verantwortliche bestätigen darin: Effizienzsteigerung durch IT entsteht nicht aus immer neuen Tools, sondern aus dem Mut, Überflüssiges abzuschalten.

Komplexität entsteht selten über Nacht. Sie wächst in kleinen Schritten – mit jeder Abteilung, die eigene Software beschafft, und mit jedem System, das aus Zeitmangel nie richtig integriert wurde. Zwei Muster tauchen dabei besonders häufig auf.

Zu viele Tools mit ähnlichen Funktionen

Für nahezu jede Aufgabe existiert inzwischen eine eigene Cloud-Lösung – häufig mehrere parallel. Marketing, Vertrieb und IT nutzen oft unter­schiedliche Werkzeuge für vergleichbare Zwecke, ohne voneinander zu wissen. Das kostet doppelt: einmal an Lizenzgebühren, einmal an Zeit für Schulung und Pflege.

Hinzu kommt ein psychologischer Effekt: Mitarbeitende fühlen sich von der schieren Menge an Anwendungen zunehmend überfordert, statt durch sie entlastet zu werden. Wer nie sicher weiß, welches Tool gerade die aktuelle Version einer Information enthält, verliert Vertrauen in die gesamte Systemlandschaft – nicht nur in ein einzelnes Programm.

Oft fehlt schlicht der Überblick darüber, was überhaupt im Einsatz ist. Einzelne Abteilungen beschaffen eigene Dienste, ohne dass IT oder Einkauf davon erfahren. Diese Schatten-Beschaffung ist meist schlicht der schnellste Weg, ein akutes Problem zu lösen, wenn die offizielle Lösung zu langsam bereitsteht. Wie sich gewachsene IT-Strukturen wieder vereinfachen lassen, zeigt sich meist erst bei der Konsolidierung.

Regelkonforme Cloud-Nutzung automatisieren

Wie KI bei der Cloud-Compliance hilft

Technische Schulden und Systembrüche

Viele Cloud-Architekturen sind über Jahre gewachsen, ohne dass die Struktur mitgehalten hat. Schnittstellen fehlen oder wurden nur provisorisch angelegt, sodass Mitarbeitende manuell übernehmen müssen, was eigentlich automatisiert ablaufen sollte. Besonders deutlich zeigt sich das in der IT-Sicherheit. Monitoring-Tools erzeugen täglich Tausende Warnmeldungen, von denen nur ein Bruchteil tatsächlich relevant ist. Dieses Muster gilt als eigenständiges Problem komplexer IT-Landschaften und ist längst anerkannt.

Neue KI-Anwendungen oder autonome Agenten verschärfen dieses Muster zusätzlich. Sie versprechen Entlastung, erzeugen aber zusätzliche Integrationen, Datenflüsse und Governance-Aufwand. Ohne klare Zuständigkeiten wächst so eine weitere Schicht an Komplexität – auf einem Fundament, das ohnehin schon überlastet ist.

Weniger (müde) ist mehr

Videocall-Kultur vorbeugend anpassen

Der Faktor Mensch

Technische Komplexität wird erst dann zum echten Problem, wenn sie im Arbeitsalltag ankommt. Vier Muster tauchen dabei in betroffenen Unternehmen immer wieder auf:

• Kontextwechsel kosten Konzentration: Wer mehrmals pro Stunde zwischen Anwendungen springt – ein klassischer Fall von Multitasking –, verliert nicht nur Zeit, sondern auch den Faden der eigentlichen Aufgabe.

• Schatten-IT entsteht aus Notwendigkeit: Wo offizielle Tools zu langsam oder zu starr sind, weichen Teams auf eigene Lösungen aus – oft ohne Wissen der IT-Abteilung.

• Akzeptanz sinkt mit der Zahl der Systeme: Je mehr parallele Anwendungen ein Team bedienen muss, desto geringer die Bereitschaft, sich in ein einzelnes davon wirklich einzuarbeiten.

• Verantwortlichkeiten verschwimmen: Bei Störungen ist oft unklar, welches System ursächlich war – die Fehlersuche bindet zusätzliche Kapazität.

Diese Reibungsverluste wiegen inzwischen doppelt schwer. Sie treffen Unternehmen ausgerechnet in einer Phase wachsender Fachkräfteengpässe, in der jede gebundene Arbeitsstunde fehlt.

Der Weg zurück zur Wertschöpfung

Der Ausweg aus der Komplexitätsfalle beginnt nicht mit neuer Software, sondern mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme. Welche Systeme werden tatsächlich genutzt, welche schaffen echten Mehrwert, und welche binden nur Ressourcen? Diese Fragen lassen sich nicht allein von der IT-Abteilung beantworten – gefragt ist der Austausch zwischen den Menschen, die Systeme entwerfen, und jenen, die täglich damit arbeiten.

Wer diesen Dialog sucht und Verantwortlichkeiten klar benennt, profitiert doppelt. Teams akzeptieren schlankere Systeme spürbar leichter, und freigewordene Ressourcen fließen zurück in echte Innovation statt in die Verwaltung von Altlasten. Genau darin liegt der eigentliche Produktivitätsgewinn – nicht in noch mehr Cloud, sondern in weniger, dafür besser eingesetzter Technologie.

(ID:50932536)