Prozessexzellenz von Alpha bis Omega Warenwirtschaft aus der Cloud

Cloud-basiertes ERP-System im Praxiseinsatz: Der Elektrofachhändler Omega Electronic nutzt Godesys Retail für aktuelle Geschäftsaufgaben und künftiges Wachstum.

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Von der LED-Birne bis zum Druckerkabel, vom Batteriewechsel bis zum Druckerpatronenrecycling: Die Omega electronic GmbH gilt als erste Adresse in Sachen Elektronik in Freiburg und Südbaden. Aufgrund des steten Wachstums des Technikgeschäfts, das bereits seit vier Jahrzehnten am Markt ist, konnte das eigens entwickelte Warenwirtschaftssystem mit den gestiegenen Anforderungen von Kunden, aber auch Mitarbeitern und Geschäftsführung nicht länger mithalten.

Gesucht wurde eine filialübergreifende Lösung, die alle relevanten Daten verlässlich und übersichtlich bereitstellt, Anpassungen ermöglicht und zudem sämtliche Prozesse zentral über die Kasse zusammenführt. Um flexibel und wettbewerbsstark in die digitale Zukunft des Elektronikhandels zu starten, entschied sich Omega für godesys retail. Mit der Lösung profitiert Omega von allen für den Handel wichtigen Funktionen in einer durchgängigen Software: vom Einkauf über den Verkauf und das Filialmanagement bis hin zu POS und Lagerwirtschaft.

Der Elektronikzubehörhändler Omega hat seinen Hauptsitz im baden-württembergischen Freiburg. Hier betreibt der Retailer zwei Ladenlokale und beschäftigt rund 50 Mitarbeiter. Los ging es vor knapp 40 Jahren mit einem kleinen Shop und zwei Mitarbeitern. Seitdem haben sich Verkaufsfläche, Umsatz und Kundenzahl kontinuierlich vergrößert, das Sortiment erheblich erweitert. 2007 wurde eine neue Filiale in der Innenstadt eröffnet. Hinzu kommt eine Filiale in Münster als eigenständige GmbH. Im westfälischen Geschäft kümmern sich 15 Mitarbeiter um die Elektronikfragen und -wünsche ihrer Kunden. Bislang war Omega in erster Linie im stationären Handel unterwegs. Das Online-Geschäft soll aber in den kommenden Jahren sukzessive erschlossen werden.

Zwei Aspekte, weshalb das Unternehmen eine Software suchte, die bei Wachstumsplänen und Multichannel-Exzellenz unterstützend zur Seite stehen kann. Die eigens entwickelte Lösung, die Omega zuvor im Einsatz hatte, konnte mit der Entwicklung des Unternehmens nicht länger mithalten, denn mit ihr konnten die Mitarbeiter nicht filialübergreifend arbeiten. Zudem gab es keine Möglichkeit, Prozesse zentral zu steuern oder wichtige Informationen aller Ladengeschäfte gesamtheitlich zusammenzuführen.

Mitarbeiter möchten Software nicht mehr missen

Daher startete der Elektro-Retailer einen rund sechs Monate dauernden Auswahlprozess, in dem die verschiedenen Software-Anbieter und ihre Lösungen auf Herz und Nieren geprüft wurden. Hauptgrund für die Einführung einer neuen Lösung: Omega wollte einen verlässlichen Datenüberblick und nahtlose Prozesse erhalten. godesys hatte in allen zentralen Auswahlkriterien die Nase vorn, denn sowohl die Unternehmensgröße und Beratungsstärke des ERP-Anbieters aus Mainz als auch die Funktionsstärke und Flexibilität von godesys retail konnten überzeugen. Ein weiteres Plus: Die in die Kassensoftware integrierte Belegabwicklung ermöglicht eine einfache Erfassung aller Filialbelege.

Die moderne Service-orientierte Architektur der handelsspezifischen Software von godesys bietet Omega umfassende Freiheit bei der Wahl von Hardware und Betriebssystem. Da die Lösung komplett aus der Cloud betrieben wird, benötigt das Handelsunternehmen zur Bedienung lediglich einen Standardbrowser. Darüber hinaus kann Omega godesys retail exakt an aktuelle und künftige Bedarfe anpassen. Ein weiterer Pluspunkt im Auswahlprozess war die Qualität der Datenbank. godesys konnte sich aufgrund seiner besonderen Agilität sogar gegen Platzhirsche der Branche wie Microsoft und SAP durchsetzen – dies war insbesondere dem guten Preisleistungsverhältnis sowie der unproblematischen Anpassbarkeit und Erweiterungsfähigkeit der Lösung geschuldet.

Samuel Dages, Geschäftsführer der Omega electronic GmbH, fasst seine Erfahrungen mit godesys zusammen: „Wir fühlten und fühlen uns mit godesys stets gut beraten. Insbesondere die guten Reaktionszeiten der Servicemitarbeiter haben uns beeindruckt.“ Er würde godesys vor allem aufgrund der guten Kostennutzenrelation und der flexiblen Individualisierbarkeit stets weiterempfehlen. Seit drei Jahren ist godesys retail nun in der Omega-Filiale Münster im Einsatz und seit anderthalb Jahren in Freiburg. Die Mitarbeiter haben sich nach einer kurzen Eingewöhnungsphase schnell an die neue Software gewöhnt, denn sie wissen um ihre Vorteile und Funktionsmöglichkeiten, die gerne genutzt werden.

Einsatzbeispiele von godesys retail bei Omega

Und wie nutzt Omega die neue Lösung konkret? In Sachen Kundenbestellung setzt der Elektrohändler beispielsweise auf ein Portfolio aus 100 bis 200 Lieferanten. Da längst nicht alle Produkte dieser Supplier in die Warenwirtschaft eingepflegt sind, können dank godesys retail neue Aufträge oder neue Produkte deutlich schneller und einfacher als zuvor eingepflegt werden. Bei den meisten anderen Warenwirtschaftssystemen muss ein neuer Artikel erst mühsam angelegt werden. Erst danach ist eine Beschaffung möglich: ein langwieriges und aufwändiges Unterfangen.

Dieser Prozess lässt sich mit godesys deutlich verkürzen und optimieren. Ein weiteres Beispiel: Omega verkauft in seinen Geschäften auch viele lose Waren. Diese Produkte sind oftmals nicht über einen EAN-Code ausgewiesen oder im Bestand geführt. Daher müssen unterschiedliche Preiskategorien in der Datenbank vorliegen, damit der Mitarbeiter den Verkauf an der Kasse problemlos abwickeln kann. Mithilfe von godesys retail lassen sich die individuellen Nummern jetzt an der Kasse schnell eingeben.

Auch Treuerabatte, Gutscheine und Kundenkarten sind für godesys retail kein Problem. Die Anbindung der Finanzbuchhaltung an die neue Lösung ist ein weiterer Bereich, der zeigt, wie die Geschäftssoftware hilft, Datenprozesse bei Omega zusammenzuführen und zu verbessern. Mit der godesys Lösung sammelt der Elektroexperte außerdem kontinuierlich wichtige Informationen über das Kaufverhalten seiner Kunden und kann diese gezielt einsetzen. Ein Beispiel sind speziell für den Kunden konfigurierte Angebote – Online- und Offline. Damit nicht genug: Die Lösung erfüllt auch rechtliche und sicherheitsrelevante Vorgaben. So müssen elektronische Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung bestehend aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle verfügen – mit godesys kein Problem.

Alle geschäftsrelevanten Daten im Blick

Die Datenbank der Retail-Lösung speichert alle geschäftsrelevanten Informationen im Hintergrund und stellt sie bei Bedarf schnell und übersichtlich zur Verfügung. Durch die nun filialübergreifenden Prozesse konnten insbesondere Aufgaben in Einkauf und Buchhaltung deutlich vereinfacht werden. Beispielsweise lassen sich die Absatzmengen der vergangenen Monate mit wenigen Mausklicks schnell und transparent darstellen – ohne dass lange Zahlenkolonnen gewälzt und mühsam gegenübergestellt werden müssen.

Die Mitarbeiter loben zudem die Möglichkeit in godesys retail, die Benutzeroberfläche individuell und an die speziellen Anforderungen der jeweiligen User anpassen zu können. So wurde für den Verkauf beispielsweise eine eigene, ergonomische und übersichtliche Oberfläche gestaltet, die von den Verkäufern gerne und häufig genutzt wird. Damit nicht genug: Durch den Einsatz der neuen Software kann Omega auch Kosten sparen. Musste sich bei der zuvor genutzten eigenen Lösung noch ein Mitarbeiter um die Wartung kümmern, ist dies bei godesys als Cloudlösung nicht länger vonnöten.

Und auch die Kunden des Handelsunternehmens profitieren: Dadurch, dass Mitarbeiter Bestände und Produkte nun filialübergreifend und in Echtzeit einsehen, können sie die gewünschte Ware gezielt reservieren oder ordern. Ein Fernsehkabel ist in einem Laden nicht länger vorrätig? Kein Problem: In der anderen Filiale gibt es noch zwei. Als nächstes will Omega godesys retail auch für seine anvisierte Multichannel-Strategie nutzen und den Online-Shop ausbauen.

Für aktuelle und künftige Herausforderungen gewappnet

Geschäftsführer Dages resümiert: „Die Entscheidung für godesys war genau richtig, denn diese Software gibt uns die nötige Flexibilität, auf aktuelle Anforderungen und künftige Wünsche unserer Kunden schnell und zielgerichtet zu reagieren. Das Einkaufserlebnis konnte bereits grundsätzlich verbessert werden. Hier wollen wir ansetzen und uns stets weiterentwickeln. Die Schnittstellen des Programms eignen sich beispielsweise hervorragend, um zusammen mit einem Webshop genutzt zu werden. Diese Kopplung planen wir für die Zukunft. godesys retail versetzt uns in die komfortable Lage, Prozesse zu verfeinern und effektiver zu gestalten.“

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