Flexible und skalierbare IT-Architekturen

Neue Herausforderungen für das Lizenzmanagement

| Autor / Redakteur: Peter Prestele * / Florian Karlstetter

Phasenmodell für Softwarelizenzoptimierung auf Basis der FlexNet Manager Platform von Flexera Software.
Phasenmodell für Softwarelizenzoptimierung auf Basis der FlexNet Manager Platform von Flexera Software. (Bild: Flexera Software)

Dank Virtualisierung, der Cloud und neuer Bereitstellungsmodelle, wie Software-as-a-Service (SaaS), haben Unternehmen mehr Möglichkeiten, ihre IT zu skalieren und flexibler zu organisieren. Der Nutzen davon wird meist als gegeben angesehen, ohne die damit verbundenen Kosten zu berücksichtigen. Doch diese können weitaus höher sein als zunächst angenommen – beispielsweise im Bereich der Softwarelizenzierung.

Die Verantwortlichen sollten eng mit ihren IT-Fachleuten in Bezug auf Verträge, Nutzung und Preis der Software-Assets zusammenarbeiten, wenn die Skalierbarkeit nicht zulasten der Ergebnisse gehen soll.

Lizenz zum Kassieren

Die Softwarelizenzierung gerät bei den Entscheidern allzu leicht aus dem Blick. Je stärker ein Unternehmen wächst, umso mehr Software in immer größerer Anzahl wird eingesetzt. Fehlt eine zentrale Koordination, wird die Lizenzverwaltung komplizierter und die Beschaffung unnötig teuer. Den Lizenzbestand an Enterprise Software an die wachsende Mitarbeiterzahl oder an Veränderungen in der Organisationsstruktur anzupassen, kostet nicht nur Geld, sondern auch Zeit – vor allem, wenn eine Softwareplattform auf eine neue Version umgestellt werden muss. Die Bestimmungen der Softwareverträge und insbesondere die Nutzungsrechte und -bedingungen werden bei der Installation neuer Programme häufig außer Acht gelassen. Denn vielen Unternehmen fehlen Fachleute für Software Asset Management, Lizenzberechtigungen und lizenzrechtliche Fragen.

SaaS-Ansätze vereinfachen größtenteils die damit verbundene Problematik. Aber auch SaaS- und cloudbasierte Software unterliegen Lizenzbedingungen. Diese Verträge beruhen häufig auf nutzungs- oder nutzerbasierten Messgrößen. Das scheint auf den ersten Blick für das Unternehmen kostengünstiger zu sein, trägt aber zur Komplexität bei, wenn gleichzeitig auch standortgebundene Lizenzen verwaltet werden müssen.

Es ist äußerst riskant, die Lizenzbestimmungen für herkömmliche und SaaS-Pakete nicht ausreichend zu beachten: Die Abrechnung mit entsprechenden Nachzahlungen kommt spätestens beim nächsten Softwareaudit. Eine von Flexera Software durchgeführte Untersuchung kommt zu dem Ergebnis, dass im Jahr 2012 fast jedes vierte global tätige Unternehmen mehr als 1 Mio. US-Dollar an Nachzahlungen entrichten musste, sogenannte „True-Up-Gebühren“. So werden Zahlungen an Softwarehersteller bezeichnet, mit denen die Compliance hinsichtlich Nutzungs- oder Installationsbedingungen wiederhergestellt werden soll. Es überrascht nicht, dass laut Untersuchung ein Drittel der befragten Unternehmen mit den aktuellen Verfahren für Lizenzmanagement und Lizenznutzung unzufrieden war.

Lizenzverstöße sind nicht zuletzt deshalb so kostspielig, weil die meisten Audits ohne Ankündigung durchgeführt werden. Wenn unvorhergesehene Nach- oder Strafzahlungen anfallen, müssen diese Mittel an anderer Stelle abgezogen werden, beispielsweise von strategisch wichtigen Vorhaben – und das gefällt keiner Geschäftsführung.

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