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Windows 7: Erst die Strategie, dann die Migration Mit Software Asset Management Fehllizenzierungen vermeiden

| Autor / Redakteur: Dr. Bernhard Schweitzer / Florian Karlstetter

Softwarelizenzen und ihr Management sind ein schwieriges Pflaster für viele Unternehmen und gleichzeitig ein wichtiger Teil einer IT-Strategie. Doch noch immer haben viele Unternehmen in Deutschland keine Softwarestrategie. Lizenzen werden häufig unüberlegt nachgekauft – oder eine ausreichende Nachlizenzierung vergessen.

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Software Asset Management hilft bei der Vermeidung von Fehllizenzierungen.
Software Asset Management hilft bei der Vermeidung von Fehllizenzierungen.
( Archiv: Vogel Business Media )

Jahrelange Erfahrungen zeigen, dass deutsche Unternehmen meist gleichzeitig über- und unterlizenziert sind. Die durchschnittliche Unterlizenzierung, die Insight bei seinen Projekten der letzten Jahre festgestellt hat, liegt bei etwa 20 Prozent. Die Überlizenzierung im Schnitt bei 15 Prozent.

Bedenklich sind beide Varianten der Fehllizenzierung. Eine Unterlizenzierung birgt ein nicht zu unterschätzendes rechtliches Risiko. Im Urheberrecht ist vorgesehen, dass ein Nutzer seine korrekte Lizenzierung nachweisen muss. Grundsätzlich ist dafür immer die Geschäftsführung verantwortlich. Bei Verstößen (in der Regel ohne böse Absicht) kann neben finanziellen Schäden das betroffene Unternehmen vor allem unter einer massiven Rufschädigung leiden.

Dennoch sind die meisten Unternehmen der Meinung, dass sie zu viel Geld für Lizenzen ausgeben. In der Regel stimmt diese Aussage. Eine Überlizenzierung, auch in Teilbereichen, kann teilweise sehr hohe (unnötige) Kosten verursachen. So werden Produkte lizenziert, die gar nicht eingesetzt oder genutzt werden, oder es wird Wartung für Produkte bezahlt, die nicht im Einsatz sind. Teilweise werden unnötig lizenzierte Produkte auch in weiteren Anschaffungen berücksichtigt und für das ohnehin nicht eingesetzte Produkt dann ein Update gekauft. So potenzieren sich die Kosten.

Die richtige Softwarestrategie

Eine Softwarestrategie hilft, das zu vermeiden. Sie besteht aus zwei Dimensionen, die eng miteinander verwoben sind. Die technische Dimension behandelt, wie sich die IT in Zukunft ausrichten will oder soll. Dabei sind selbstverständlich wichtige Randbedingungen, wie beispielsweise Thin Clients versus Fat Clients oder gegebenenfalls auch Cloud-Strategien zu beachten.

Eine klassische Frage im Kontext einer Betriebssystemmigration wäre hier, wann sich ein aktuelleres Betriebssystem lohnt oder welche zusätzlichen Produkte wirklich Sinn für den Unternehmenseinsatz machen. Muss jeder Mitarbeiter Microsoft Office Professional installiert bekommen? Oder würde nicht die Standard Edition genügen? Daran schließt sich die kaufmännische Dimension an. Welcher Softwarevertrag macht in einer speziellen Situation Sinn? Überwiegt Investitionsschutz durch teure Maintenance oder der Kostenfaktor? Es gilt zu klären, wie die erwartete Nutzenentwicklung eingeschätzt wird. Auf Basis dieser Entscheidungen kann dann die zweite Dimension, die kaufmännische, bewertet werden.

Transparenz schaffen

Dieser Prozess ist komplex und stellt Unternehmen vor eine enorme Herausforderung. Vor allem, weil häufig eine erschreckende Intransparenz der aktuellen Zustände im Unternehmen vorherrscht, wodurch die Strategiedefinition nicht immer leicht zu meistern ist. Ein großvolumiger Lizenzrahmenvertrag lässt sich z.B. nur dann sinnvoll verhandeln, wenn zum einen die aktuelle Situation, also der aktuelle Bedarf, transparent ist und zum anderen die technische IT-Strategie eindeutig formuliert ist. Entsprechend werden oftmals Lizenzen unter falschen Voraussetzungen gekauft. Geschieht dies auch noch häufiger, z.B. in Merger & Akquisition-Situationen, ist Chaos vorprogrammiert.

weiter mit: Migration auf Windows 7

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