So gewinnen Unternehmen die jungen Arbeitnehmer für sich

Millennials und die digitale Arbeitswelt

| Autor / Redakteur: Thomas Nicolaus* / Florian Karlstetter

Business-Tools für Videotelefonate lassen im Gegensatz zu einfachen Consumer-Apps eine größere Anzahl an Meetingteilnehmern zu.
Business-Tools für Videotelefonate lassen im Gegensatz zu einfachen Consumer-Apps eine größere Anzahl an Meetingteilnehmern zu. (Bild: Lifesize)

Von der Uni an den Arbeitsplatz: Immer mehr Millennials beenden ihr Studium oder ihre Ausbildung und starten in den Arbeitsmarkt. Die Generation Y ist es nicht nur im Privatleben gewohnt, über Consumer Apps und mobile Endgeräte zu kommunizieren und zu arbeiten, sondern auch das Studium wird immer digitaler.

Die Anmeldung zu Kursen, die Erstellung der Stundenpläne sowie die Bereitstellung von Lernmaterialien erfolgen auf den Online-Plattformen der Unis, die Kommunikation zwischen Student und Dozent läuft über E-Mail. Selbst ganze Vorlesungen werden auf Portale hochgeladen, sodass sie jederzeit und überall zugänglich sind. Und auch untereinander kommunizieren die Millennials vorzugsweise digital, über Instant-Messaging-Apps wie WhatsApp oder per Videotelefonie wie beispielsweise Skype oder Facetime.

Damit haben sie beim Start ins Berufsleben nicht nur eine gute Ausbildung, sondern auch ein umfassendes digitales Wissen. Sie haben erkannt, dass die Kommunikation und viele Arbeitsprozesse durch die Digitalisierung mittlerweile schneller und effizienter ablaufen als früher. Eine entsprechend fortgeschrittene Digitalisierung setzen sie deshalb auch bei ihrem zukünftigen Arbeitsgeber voraus. Doch was müssen Arbeitgeber heutzutage tun, wenn sie im Kampf um die jungen Bewerber vorne dabei sein und sich dafür technisch auf den neuesten Stand bringen wollen?

Nicht alle Apps funktionieren auch im Unternehmensumfeld

Die oben beschriebene Kommunikation in Echtzeit hat sich nicht nur im Privatleben etabliert, sondern wird auch immer mehr in Unternehmen eingesetzt. Denn sie werden zusehends internationaler und versuchen, ihren Arbeitnehmern bei der Wahl des Arbeitsplatzes mehr Freiheiten zu ermöglichen. Die Zusammenarbeit von Mitarbeitern innerhalb einer Organisation über verschiedene Standorte hinweg wird durch die heutige Technologie erheblich erleichtert. So haben vor allem Videokonferenztechnologien das Potenzial zur Steigerung der Effizienz und eine Beschleunigung von Absprachen und Arbeitsabläufen. Doch es gilt: Die bekannten Consumer-Apps eignen sich nur geringfügig für die Kommunikation im Arbeitsumfeld. Denn sie erfüllen häufig nicht die erforderlichen Datenschutzbestimmungen, trennen Firmen- und Privatkommunikation nicht strikt genug und ihnen fehlen einige der für effizientes Arbeiten notwendigen Anforderungen. So ist zum Beispiel das Teilen von Bildschirmen oder vertraulichen Dateien mit den meisten Consumer-Apps nicht möglich.

Consumer-Apps sprechen die breite Masse an, weil sie sehr einfach zu installieren und intuitiv zu bedienen sind. Einige Anbieter haben es sich daher zur Aufgabe gemacht, diese Benutzererfahrung der Consumer-Anwendungen auf spezielle Business-Apps zu übertragen. Dabei stehen zwei Aspekte im Vordergrund: Die einfache Anwendung und der Datenschutz. Um beides gewährleisten zu können, sollten Business-Chats und Videokonferenztechnologien eine Ein-Klick-Lösung sein sowie Anwendern die Möglichkeit bieten, von jedem Gerät darauf zugreifen und sich einwählen zu können. Dazu ist es nötig, dass die jeweilige Anwendung WebRTC über den Webbrowser verwendet und mit anderen Geräten und Lösungen kompatibel ist.

Gleichzeitig sollte sie allerdings auch als Desktop-App für einen einfachen Loginvorgang verfügbar sein. Für IT-Abteilungen in Unternehmen ist zudem eine Plug-and-Play-Funktion bei Videokonferenzsystemen hilfreich, sodass sich HD-Kameras oder HD-Telefone problemlos mit dem System verbinden lassen. Eine Funktion zum Teilen von Bildschirmen für eine optimale und effektive Zusammenarbeit gehört ebenfalls dazu. Weitere wichtige Elemente sind die Möglichkeit, im Gruppenchat mit mehr als einer Person gleichzeitig kommunizieren zu können und eine Integration, um per Filesharing Dokumente im Chat miteinander zu teilen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, bleibt nur noch eine Frage: Wie werden vertrauliche Unterhaltungen und geteilte sowie gespeicherte Daten geschützt?

Sicherheit: On-Premises vs. Cloud-Service

In Deutschland sind einige IT-Entscheider in Unternehmen nach wie vor zurückhaltend bei der Einführung von Cloud-basierten Lösungen, da Unternehmensdaten und Anwendungen dabei ausgelagert werden. Oft ist die Angst vor potenziellen Hackerangriffen und Datenspionage zu groß. Allerdings ist die Sorge in der Regel unbegründet, wenn zumindest die folgenden Anforderungen erfüllt werden: Business-Kommunikationslösungen sollten mindestens über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verfügen und Videokonferenzlösungen die Audio- und Videoübertragungen grundsätzlich mittels sogenannter AES-Verschlüsselung chiffrieren. Außerdem sollte sich der Server-Standort sämtlicher Cloud-Anwendungen idealerweise auf deutschem oder europäischem Boden befinden, damit die Einhaltung der europäischen Datenschutzgrundverordnung gewährleistet und ein unberechtigter Zugriff verhindert wird.

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Grundsätzlich haben Cloud-Modelle allerdings einige Vorteile gegenüber On-Premise-Lösungen, da sie einen deutlich geringeren Administrationsaufwand mit sich bringen. Cloud-Anbieter von beispielsweise Videokonferenzlösungen übernehmen häufig das Management von angebundenen Systemen und grundlegende Aufgaben wie die Bereitstellung eines einheitlichen Adressbuches und den Verfügbarkeitsstatus der einzelnen Mitarbeiter. Auch Firewall-Traversal-Dienste müssen meist nicht gesondert bereitgestellt werden. Denn gerade bei einem hohen Datenfluss von Video- und Audio-Kommunikation in Echtzeit, müssen Unternehmen darauf achten, dass der Datenverkehr ins Internet nicht limitiert ist und entsprechende Firewall-Regeln anlegen.

Freiheit und Flexibilität

Unternehmen werden immer globaler und das wirkt sich auf die Arbeitsweise aus: Es kann von überall und zu jeder Zeit flexibel gearbeitet werden. Millennials wollen für Unternehmen tätig sein, welche diese Form der Arbeit unterstützen und ihnen somit ein großes Maß an Freiheit und Flexibilität ermöglichen. Tools für Videotelefonie und Office-Chats sind dabei nur ein Bruchteil der zahlreichen Möglichkeiten Mitarbeiter auszustatten. Werden sie durch die passende Hardware in Form von Laptop, Smartphone und Co. ergänzt, steht einer effizienten Kommunikation und Zusammenarbeit auch über Standortgrenzen hinweg nichts mehr im Wege. Ein „persönliches“ Treffen ist nun jederzeit möglich, egal wo – ob im Büro, im Café, zu Hause oder am Flughafen.

Der Autor: Thomas Nicolaus, Vice President für Nord- und Zentraleuropa bei Lifesize.

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