Neue Business-Tools auf Basis von Google G Suite Google Workspace als Alternative zu Microsoft 365 und Teams

Autor / Redakteur: Thomas Joos / Elke Witmer-Goßner

Mit Google Workspace greift Google direkt die Angebote Microsoft Teams und Microsoft 365 an. Die neue Plattform baut auf G Suite auf und bietet viele Funktionen, die auch in Microsoft-Lösungen enthalten sind.

Google hat seine cloud-basierten Office- und Kollaborations-Tools zusammengefasst und vermarktet diese seit Anfang Oktober 2020 unter dem Namen Workspace.
Google hat seine cloud-basierten Office- und Kollaborations-Tools zusammengefasst und vermarktet diese seit Anfang Oktober 2020 unter dem Namen Workspace.
(Bild: gemeinfrei© Gerd Altmann / Pixabay )

Google Workspace baut auf der G Suite auf. In Google Workspace hat Google ähnliche Funktionen integriert, die Microsoft auch in Microsoft 365 (vormals Office 365) zur Verfügung stellt. Dazu gehört eine E-Mail-Adresse, Kalender und weitere Tools für die Zusammenarbeit, wie Meet, Chat, Drive, Docs, Tabellen und weitere Dienste.

Bei Google Workspace handelt es sich also um den Nachfolger der G Suite, mit neuen Funktionen und einer besseren Zusammenarbeit der Tools untereinander. Durch die Integration der Tools mit anderen Funktionen in Google Workspace bohrt Google die einzelnen Funktionen von Gmail, Chat oder Meet deutlich auf. Im Fokus steht eine Arbeitsumgebung, in der Anwender alle Tools und Funktionen finden, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen.

Google Workspace ist also nicht nur der neue Name der G Suite, sondern eine neue Version mit einem hohen Grad an Zusammenarbeit. Dabei steht auch das gemeinsame Arbeiten von Dokumenten im Vordergrund, das durch die zahlreichen Tools in Google Workspace unterstützt wird.

Damit will Google vor allem Kunden gewinnen, die Funktionen aus Microsoft 365 nutzen. Google Chat kann zum Beispiel auf PCs und Smartphones genutzt werden und Inhalte aus Google Docs, Tabellen oder Präsentationen unterstützen. Dadurch können Teams effektiver zusammenarbeiten. In Google Workspace hat Google auch seine Suchengine integriert. Dadurch können Anwender schneller und intuitiver Ergebnisse anzeigen.

Google Workspace kann bis zu 14 Tage kostenlos getestet werden. Für den Test wird allerdings eine eigene Domäne benötigt und zusätzlich eine Kreditkarte oder eine Kontonummer. Wer die Umgebung testet, sollte also darauf achten rechtzeitig das Konto zu löschen.

Umfang und Preise

Google bietet für Workspace aktuell vier Preismodelle an. Die Preise liegen bei etwa 5 Euro im Monat für Business Starter, 10 Euro im Monat für Business Standard und 15 Euro für Business Plus. Größere Unternehmen ab 300 Mitarbeiter können erweiterte Funktionen nutzen und erhalten ein Angebot durch den Google-Vertrieb. Bereits Business Starter bietet geschäftliche E-Mail-Adressen auf Basis von Gmail, Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmer und für jeden Anwender 30 Gigabyte Cloud-Speicher in Google Drive.

Unternehmen und Freiberufler können ihre Domäne in Google Workspace nutzen oder kaufen eine bei der Einrichtung. Im Gegensatz zu Microsoft gibt es keine Domänen, die im Vertrag mitgenutzt werden können. Wer die Umgebung testen will, muss also notgedrungen etwas Nacharbeit einplanen oder eine Testdomäne buchen und in Google Workspace einrichten. Derzeit ist es nur in den großen Enterprise-Abonnements möglich, den Standort der Daten auf die EU anzugrenzen. Das ist bezüglich der DSGVO durchaus ein Problem, bei dem kleinere Unternehmen aufpassen müssen.

Google Workspace verwalten

Die Verwaltung von Google Workspace wird über die Admin-Konsole durchgeführt, die mit https://admin.google.com/ aufgerufen werden kann. Hier werden die Benutzer über den Menüpunkt „Verzeichnis\Nutzer“ gesteuert. Jeder Benutzer mit einer personalisierten E-Mail-Adresse muss lizenziert werden. Gruppen mit E-Mail-Adressen sind mit der vorhandenen Lizenz abgedeckt. Die zur Verfügung gestellten Apps werden über „Apps\G Suite“ zur Verfügung gestellt. Über „Zusätzliche Google-Dienste“ können weitere Funktionen in Google Workspace integriert werden (siehe Abb. 2).

Die verschiedenen Konten zur Verwaltung von Google Workspace werden über „Konto\Admin-Rollen“ verwaltet (siehe Abb. 3).

Google Meet nutzen

Mit Google Workspace kann auch der Webdienst Google Meet für Videokonferenzen genutzt werden. Das Erstellen eines neuen Meetings dauert nur wenige Sekunden. Über einen Link können weitere Teilnehmer hinzugefügt werden. Der Dienst wird in der Verwaltung der Apps in Google Workspace automatisch aktiviert, wenn Google Workspace abonniert wurde. In den Einstellungen des Dienstes in der Google Admin-Konsole können Standardeinstellungen wie Videoqualität, Aufzeichnungen und Gateways konfiguriert werden. Die Anwender selbst nutzen für den Zugriff die Webseite von Google Meet.

Neben Google Meet stehen in Google Workspace noch mehr Dienste zur Verfügung, die über „Zusätzliche Google-Dienste“ erreicht werden. Die bereits aktivierten Dienste werden im Fenster angezeigt. Zusätzlich können hier weitere Dienste in das Google Workspace-Abonnement eingebunden werden. Über den Menüpunkt „Abrechnung\Weitere Dienste kaufen“ stehen erweiterte Funktionen zur Verfügung. Hier können zum Beispiel auch Workspace-Abos getestet werden, die über mehr Funktionen verfügen.

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Das Fazit nach dem Test

Mit Google Workspace will Google Kunden gewinnen, die ansonsten auf Microsoft 365 setzen würden. Allerdings sind Unternehmen, die ohnehin bereits mit Microsoft-Produkten arbeiten, mit den Microsoft-Cloud-Diensten besser bedient. Die zahlreichen Tools in Microsoft 365 arbeiten besser zusammen; SharePoint Online, Exchange Online und OneDrive bieten, zusammen mit Microsoft Teams eine effektive Möglichkeit der Zusammenarbeit. Außerdem kann Google Workspace ohne eigene Domäne nicht richtig getestet werden.

Wer natürlich nicht so gerne auf Microsoft-Produkte setzt, findet mit Google Workspace eine Alternative, die allerdings in Funktionsumfang und Leistung aufholen muss. In jedem Fall ist Google Workspace die bessere G Suite. Allerdings fehlt in Workspace zum Beispiel die Möglichkeit, dass Anwender auf unbegrenzte Zeit Daten in Google Drive speichern können. Das war mit G Suite Business noch möglich. Bei der Buchung von Workspace ist dazu ein Enterprise-Abo notwendig. Bei Microsoft erhalten bereits Einsteiger in Microsoft 365 mit 1 TB Cloud-Speicher in OneDrive deutlich mehr Speicher als die 30 GB, die Google zur Verfügung stellt.

Die Stärke von Google Workspace liegt aber auch in der flexiblen und schnellen Integration. Da alle Aufgaben in der Weboberfläche vorgenommen werden und keine Software installiert werden muss, ist die Bereitstellung schneller und flexibler. Dazu kommt, dass die Webanwendungen zur Bearbeitung von Dokumenten nach der Meinung vieler Administratoren und Benutzer besser sind, als die webbasierten Versionen von Microsoft Word und Excel. Im Vergleich zur G Suite ist allerdings auch der Preis der einzelnen Funktionen in Google Workspace deutlich gestiegen.

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Über den Autor

 Thomas Joos

Thomas Joos

Freiberuflicher Autor und Journalist