Agilität in ECM-Landschaften – die Cloud überwindet die Gräben

Filesharing auf Enterprise-Niveau für effiziente Geschäftsprozesse

| Autor / Redakteur: Matthias Kunisch * / Florian Karlstetter

Als intelligentes Filesystem in der Cloud sollte ein unternehmenstauglicher Onlinespeicher Dokumente sammeln, verteilen und den Datenaustausch zwischen den unterschiedlichen Fachanwendungen koordinieren. Dabei ist es unabdingbar, dass die Cloud in der Kontrolle des Unternehmens steht.
Als intelligentes Filesystem in der Cloud sollte ein unternehmenstauglicher Onlinespeicher Dokumente sammeln, verteilen und den Datenaustausch zwischen den unterschiedlichen Fachanwendungen koordinieren. Dabei ist es unabdingbar, dass die Cloud in der Kontrolle des Unternehmens steht. (Bild: Forcont)

Prozessoptimierung durch Online-Speicher: In vielen Unternehmen kommen consumer-orientierte Dienste à la Dropbox zum Einsatz, die man nicht ohne weiteres mit komplexen ECM-Suiten verbinden kann. Fehlende Zugriffskontrollen machen es zudem unmöglich, die Hoheit über die Daten zu behalten. Einen Ausweg bieten intelligente Filesysteme in der Cloud.

Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) dienen der Erfassung, Speicherung, Verwaltung, unternehmensweiten Bereitstellung und Archivierung von Informationen – größtenteils in Form von Dokumenten und Mediendateien. Das tun sie sicher, nachvollziehbar, compliancegerecht – und nach einem statischen Prozessverständnis.

Es handelt sich um die klassischen „systems of records“, die um die digitalen Unternehmensinformationen herum aufgebaut werden. Der schnelle und einfache Online-Austausch gehört nicht zu den Stärken dieser Systeme. Aus diesem Grund nutzen Mitarbeiter bevorzugt Filesharing- und Onlinespeicher-Dienste à la Dropbox, die ursprünglich für den Consumer-Bereich bestimmt sind – sowohl innerhalb des Unternehmens als auch für den Austausch mit Geschäftspartnern.

Dabei nehmen sie auch ohne großes Zögern Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien in Kauf, weil eine produktive Teamarbeit im Prozess eben immer häufiger eine hohe Flexibilität, Agilität und Integrationsfähigkeit erfordert. Das sind Eigenschaften, die standardisierten Out-of-the-box-Produkten, nutzerorientierten Collaboration-Tools, mobilen Applikationen und modernem Cloud Computing zu Eigen sind. Man verbindet sie aber nicht ohne weiteres mit komplexen ECM-Suiten. Damit beide Welten nicht ein unproduktives, riskantes und kaum zukunftsfähiges Nebeneinander führen, gilt es sie zu verknüpfen. Hochintegrative, intelligente Online-Speicher können als Prozessbrücke beide Welten verbinden und so statische „systems of records“ zu dynamischen „systems of engagement“ weiterentwickeln.

Heutige ECM-Anwendungen sind vorzugsweise für die statische On-Premise-Welt konzipiert. Sie sollen sämtliche im Unternehmen entstehenden Inhalte verwalten und sie über eine zentrale Plattform für alle nötigen Prozesse zur Verfügung stellen. Die Systeme sind dementsprechend mächtig und dieses Entwicklungsziel führte dazu, dass sie insbesondere an ganzheitlichen Unternehmensprozessen orientiert sind.

Damit fehlen im Allgemeinen aber die vielen kleinen, nutzerfreundlichen Funktionen und die Möglichkeit, Dokumente einfach aus einer Anwendung heraus mit Geschäftspartnern zu teilen. Der Austausch von Dokumenten mit Geschäftspartnern über E-Mail kann sich aber mitunter als sehr mühselig, kompliziert und fehleranfällig erweisen. Es entsteht häufig ein Dschungel aus versionierten Dokumenten, deren Aktualität und Bearbeitungsstatus nicht mehr nachvollziehbar ist. Außerdem werden die Inhalte so unnötig dupliziert und über etliche dezentrale Speicher gestreut.

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