Smart Workspace

Dropbox – vom Filesharing- zum Collaboration-Tool

| Autor: Dr. Stefan Riedl

Die Dropbox hält nicht nur Files, sondern auch Apps und Collaboration-Werkzeuge bereit.
Die Dropbox hält nicht nur Files, sondern auch Apps und Collaboration-Werkzeuge bereit. (Bild: © vectortatu - stock.adobe.com)

Ein vergessener USB-Stick gab den Anstoß für die Gründung von Dropbox. Der Filesharing-Vorreiter hat sich über die Jahre zu einem Player in Sachen Collaboration im Business-Umfeld gemausert, der Drittanbieter-Software integriert und eigene Applikationen anbindet.

Dropbox ist seit 2007 auf dem Markt und konnte sich eine ­Vorreiterrolle bei Filesharing und Cloud-Storage sichern. Das Konzept ist damals aus der Not heraus entstanden, als der Mitgründer und CEO Drew Houston als Student mit einem Bus von der Uni nach Hause unterwegs war und seinen USB-Stick vergessen hatte. Da kam ihm die Idee, wie praktisch es wäre, online auf seine Dateien zugreifen zu können.

Arbeitsplatz in der Cloud

Andrea Trapp, Director of Business NACE & DACH, Dropbox
Andrea Trapp, Director of Business NACE & DACH, Dropbox (Bild: © City Headshots Dublin 2020)

Seit Herbst vergangenen Jahres beschreitet Dropbox mit „Smart Workspace“ neue Wege im Hinblick auf Cloud-basierte Zusammenarbeit. „Einer der Vorteile eines zentral organisierten digitalen Arbeitsplatzes besteht darin, dass weniger Zeit bei der Suche nach Informationen verloren geht, weil alle Tools, das Team und die Inhalte an einem Ort zusammengebracht werden“, so Andrea Trapp, Director of Business NACE & DACH bei Dropbox, denn so könne sich der Anwender voll auf seine eigentlichen Arbeitsinhalte fokussieren.

Integrationsplattform

Letzten Endes fungiert der Smart Workspace als eine Integrationsplattform, bei der inzwischen über 300.000 Applikationen über eine Schnittstelle integriert sind. Dahinter stehen auch enge Partnerschaften mit Firmen wie Microsoft, Google, Slack, Zoom oder Atlassian, heißt es aus dem Unternehmen. Im Smart Workspace können Dateien wie Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen, Google Cloud Docs oder auch PSD-Files direkt aus der Dropbox heraus erstellt, betrachtet, bearbeitet und auch geteilt werden, beispielsweise über Slack, Zoom oder Office 365.

„In Sachen Kollaboration ist für uns zentral, dass die Kommunikation direkt am Content stattfindet und interaktiv in Echtzeit mit Kollegen daran gearbeitet werden kann“, sagt Trapp. Man habe also ein Gegenmodell zu Mails und Attachments aufgestellt. Denn hier würden regelmäßig ­Abstimmungsschleifen die Nerven aller ­Beteiligten belasten.

Task-Prozesse für alle File-Typen

Via „Dropbox Spaces“ wird angezeigt, wer zuletzt an welchen Files gearbeitet hat. Auf einer Task-Ebene können hierbei Aufgaben organisiert und im Team verteilt werden. Diese Kontext-Ebene zeigt Beschreibungen der Inhalte. Der Nutzer erkennt, was zu ­erledigen ist, welche Tasks bereits bearbeitet sind und welche Freigaben ausstehen.

Trapp verdeutlicht das anhand eines Praxisbeispiels: „Bei Video-Dateien bieten wir mittlerweile eine zeitbasierte Kommentarfunktion für schnelleres Feedback sowie die Option einfache Freigabe-Prozesse einzurichten. Auch innerhalb von Dropbox kann Videomaterial in andere File-Typen und -Größen umgewandelt werden, sodass in der Praxis beispielsweise eine Freigabe großer Videodateien per Smartphone aus dem Taxi problemlos erfolgen kann.“ Analog gibt es solche Task-Prozesse auch für Audio- und Textdateien.

Echtzeit-Dokumente

Neben der Integration von Software, Tools und Apps hat Dropbox auch eigene Applikationen integriert, wie beispielsweise ­„Paper“. Das ist ein Tool, mit dem in Echtzeit Dokumente erstellt und gemeinsam bearbeitet werden können, in die Videos, PowerPoints, Bilder oder Tabellen per Mausklick eingefügt werden können. Im Vorfeld werden die Beteiligten dazu eingeladen, und es können, soweit gewünscht, verschiedene Rechte vergeben werden, etwa zum Betrachten oder zum Editieren.

Eigene E-Signatur-Lösung

Darüber hinaus ist auch die hauseigene E-Signatur-Lösung „HelloSign“ für die Automatisierung und Verwaltung wichtiger Geschäftstransaktionen integrierbar, auch über Lösungen, die unabhängig von Dropbox verfügbar sind. „Ein wichtiger ­Unterschied zum Wettbewerb ist hierbei, dass wir nicht pro Dokument abrechnen, sondern in einem Subscription-Modell pro User und Jahr“, sagt die Dropbox-­Managerin. Die Software hat zudem ein API, über das Whitelabeling realisiert werden kann, was wiederum für Channel-Partner interessant ist, findet Trapp.

Datensicherheit in der Cloud sei „absolut zentral“, sagt die Managerin und hebt die Möglichkeit für Dropbox-Business-Kunden, das Datencenter in Deutschland nutzen zu können, hervor und, dass Dropbox DSGVO-konform arbeite.

Zusammenarbeit mit dem Channel

Für Dropbox Business wurde ein Partnerprogramm aufgelegt, das berücksichtigt, dass das Produkt in unterschiedlichen Branchen eingesetzt wird, wie Medien, Handel, Bauwirtschaft oder dem Bildungssektor. „Bei den Integrationen gibt es entsprechende Schwerpunkte. So geht es ­beispielsweise in der Baubranche um eine BIM-Integration, während im Medien-­Bereich Adobe eine wichtige Rolle spielt“, führt Trapp aus. Für den Channel gibt es als organisatorische Klammer ein webbasiertes Partnerportal.

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