Financial Corporate Performance Management (FCPM) aus der Cloud

Continuous Accounting schließt die Lücke(n) im Finanzabschluss

| Autor / Redakteur: Petra Ellmerich * / Florian Karlstetter

Continuous Accounting gibt CFOs und Finance Managern die Flexibilität, mit der sie die Abläufe innerhalb des Buchungszyklus optimal planen und verteilen können.
Continuous Accounting gibt CFOs und Finance Managern die Flexibilität, mit der sie die Abläufe innerhalb des Buchungszyklus optimal planen und verteilen können. (Bild: © phongphan5922 - Fotolia.com)

Der Finanzabschluss stellt die Finanzbuchhaltung noch immer vor eine große Herausforderung: Innerhalb weniger Tage müssen Konten abgeglichen, Abschlüsse sowie darauf basierende Reportings und Berichte erstellt werden. Dabei klafft eine Lücke im traditionellen Financial-Close-Prozess zwischen ERP- und CPM/EPM-Systemen. Manche Prozesse werden deshalb noch immer manuell bearbeitet und sind arbeitsintensiv sowie fehleranfällig.

Abhilfe kann eine neue Herangehensweise, das sogenannte „Continuous Accounting“, schaffen. Durch die Automatisierung von Finanzprozessen mit entsprechenden Softwarelösungen – zum Beispiel für die Kontenabstimmung, Abweichungsanalyse und den Transaktionsabgleich – wird der Finanzabschluss wesentlich vereinfacht. Anstatt eines Peaks am Ende des Monats, Quartals oder Jahres können so Abschlüsse, Buchungen, Kontenabstimmungen, Analysen und Kontrollen kontinuierlich und auf Basis von Daten in Echtzeit erfolgen.

Transaktionen und Konten können unmittelbar abgeglichen sowie Abweichungen bereits im Vorfeld des eigentlichen Abschlusses erkannt und ohne Zeitdruck behoben werden. Dies sorgt nicht nur für eine effizientere Verteilung der Arbeitsauslastung in der Buchhaltung, es verbessert auch die Qualität und die Transparenz und minimiert somit die Risiken. CFOs müssen für wichtige Finanzprognosen und -planungen nicht mehr bis zum Abschluss warten, sondern treffen schnellere und bessere Business-Entscheidungen auf Basis von validen und tagesaktuellen Daten.

Finanzabschluss mit Spreadsheets?

Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme sind ein integraler Bestandteil jeder Finanzorganisation. Aber ihre Funktionalitäten reichen beim Finanzabschluss häufig nicht weit genug. Viele Unternehmen nutzen deshalb nach wie vor Spreadsheets, um die Lücke zwischen ihrem ERP-System und ihrem Corporate/Enterprise Performance Management (CPM/EPM) zu schließen. Ein Hauptproblem dabei ist die hohe Fehleranfälligkeit und mangelnde Transparenz dieser manuellen Prozesse. Sind Unstimmigkeiten vorhanden, ist es zudem sehr aufwändig, diese in bestehenden Unterlagen oder Excel-Tabellen ausfindig zu machen. Insbesondere dann, wenn die Zeit beim Finanzabschluss knapp ist, steigt das Risiko einer Regelverletzung.

Die Lücke schließen

Eine moderne Software für Enhanced Finance Controls and Automation (EFCA) und Financial Corporate Performance Management (FCPM) schließt diese Lücke, sorgt für eine konsequente Prozessautomation und hilft Unternehmen dabei, ihre Finanzdaten effizient zu sammeln, zu verwalten, zu analysieren und nachzuverfolgen. Der Finanzabschluss erreicht damit ein Maß an dokumentierter Nachvollziehbarkeit und Transparenz, was mit Spreadsheets niemals möglich wäre.

Moderne Systeme sind kompatibel mit allen gängigen ERP-Systemen sowie SAP-Versionen – von R3 bis S/4 HANA. Bei der cloud-basierten Continuous-Accounting-Plattform von BlackLine erfolgt der Anschluss über den sogenannten Connector innerhalb weniger Stunden. Dieser wurde von SAP zertifiziert und ermöglicht die Echtzeit-Integration mit SAP ERP. Er bietet verschiedene Interfaces für SAP, wie zum Beispiel ein in SAP eingebettetes Add-On für die Extraktion von Daten für die Sachkonten, Nebenbücher, Währungskurse und Einzelposten.

(Zukunfts)sichere Plattform

SAP/BlackLine auf SAP HANA ist eine Hybrid Cloud-Lösung und funktioniert deshalb mit jeder heutigen oder zukünftigen SAP-ERP-Lösung beim Anwender – egal ob on-Premise oder Cloud-Lösung. Es können sogar Daten aus anderen ERP-Systemen eingebunden werden. Das sorgt für maximale Flexibilität. Keine Kompromisse gibt es beim Thema Sicherheit. Die BlackLine Cloud-Plattform wird regelmäßigen Sicherheitsprüfungen unterzogen. BlackLine ist ISO 27001 zertifiziert. Weiterhin hat BlackLine SSAE16, SOC2 Typ II und SOC3 Zertifikate. Verschlüsselung, Penetrations- und Schwachstellen-Prävention, sichere Softwareentwicklung, Zugriffskontrolle und die Umsetzung von Best Practises sind selbstverständlich.

Training on the job

Die Nutzung durch die Mitarbeiter ist einfach und intuitiv. Eine Trainingsfunktion ist direkt in die Lösung integriert. Die Nutzer profitieren von einem Training auf der eigenen Plattform. Durch rollenbasierte Schulungen lassen sich die Inhalte optimal an individuelle Bedürfnisse und den Kenntnisstand anpassen – ebenso das Schulungsmaterial, je nach Aufgabe im Unternehmen wie zum Beispiel Accounting, Administration oder Rechnungsprüfung.

Fazit

Ein dynamisches Geschäftsumfeld erfordert flexible und anpassbare Prozesse und Verhaltensweisen von einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern. Ausgestattet mit den richtigen Werkzeugen, um Transaktionen und andere Geschäftsdaten kontinuierlich und in Echtzeit überprüfen zu können, erhält die Buchhaltung tiefgreifende und schnelle Einblicke in die einzelnen Abläufe und kann sie mit diesem Wissen stetig verbessern. Continuous Accounting gibt CFOs und Finance Managern die notwendige Flexibilität, mit der sie die Abläufe innerhalb des Buchungszyklus optimal planen und verteilen können. Unternehmen profitieren aber nicht nur von optimierten Finanz-Prozessen: Sie verschaffen sich damit auch Wettbewerbsvorteile: Effizienzsteigerungen, Risikominimierung sowie transparente und dokumentierte Vorgänge ermöglichen schnellere und bessere Business-Entscheidungen, die in heutiger Zeit unverzichtbar sind.

* Petra Ellmerich, Regional Vice President D/A/CH bei BlackLine

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