Anwenderbericht Stilgrenze

Web-Agentur zieht es in die Cloud

| Redakteur: Florian Karlstetter

Mit gutem Beispiel voran: Als Start-up setzt die Web-Agentur Stilgrenze beim CRM und der Abrechnung auf Software as a Service - in diesem Fall von Scopevisio.
Mit gutem Beispiel voran: Als Start-up setzt die Web-Agentur Stilgrenze beim CRM und der Abrechnung auf Software as a Service - in diesem Fall von Scopevisio. (Bild: Stilgrenze / Scopevisio)

Die Stilgrenze GmbH ist mehr als nur eine Web-Agentur. Das Start-up aus Karlsruhe hat sich auf anspruchsvolle Webapplikationen und Lösungen für das Internet of Things spezialisiert. Alles Kaufmännische erledigt die junge Agentur in der Cloud.

Erst 2014 gegründet, hat die Stilgrenze GmbH schon zahlreiche spannende Web-Projekte wie ein Apotheken-Portal und eine Motorradfahrer-App, aber auch Software-Projekte für die Industrie im Lebensmittelsektor in den USA vorzuweisen. Momentan zählt das Unternehmen sechs feste und mehrere freie Mitarbeiter. Die Kernmannschaft kommt ursprünglich nicht aus dem Webdesign, sondern aus der Industrie. Deshalb fällt es dem Team leicht, die Anforderungen ihrer Kunden aus eben diesem Bereich umzusetzen. Daneben hat Stilgrenze auch Kunden aus dem Dienstleistungssektor, aus öffentlichen Einrichtungen und Vereinen.

Software als Service

„Ich bin kein Fan davon, eigene Server zu betreiben und mich selbst um Software zu kümmern“, erklärte Benedict Burckhart, einer der beiden Geschäftsführer von Stilgrenze. „Gerade die jährlichen Backups sind immer nervig.“ Für Burckhart, der zuvor schon als Freiberufler mit diversen Cloud-Lösungen gearbeitet hatte, kam deshalb nur eine Cloud-Lösung in Frage. „Wir haben im Internet recherchiert und sind auf einige passende Lösungen gestoßen, von denen wir dann insgesamt drei getestet haben. Bei Scopevisio hat uns gleich gut gefallen, dass wir ein kostenloses Webinar zu den Grundfunktionen bekommen haben“. Freunden und Kollegen rieten Burckhart zwar zu einer „normalen“, vor Ort installierten Bürosoftware. Doch ihm war klar: „Ich möchte nicht noch mehr Verwaltungsaufwand betreiben, als ich eh schon habe“.

Kaufmännische Software für Mac

Die Entscheidung fiel für die Cloud und für Scopevisio – auch dank des modernen Looks. Eine weitere wichtige Voraussetzung: Die Software sollte auch auf dem Mac laufen. Zusätzlich war Benutzerfreundlichkeit ein Kriterium. All diese Punkte sieht Burckhart bei Scopevisio erfüllt: „Man kann sich schnell einarbeiten. Auch die neuen Kollegen kamen nach kurzer Zeit zurecht.“

Kundenmanagement

Stilgrenze nutzt Scopevisio CRM für Kundenverwaltung, Marketing und Vertrieb sowie Scopevisio ABRECHNUNG für die Rechnungsstellung. Die Buchhaltung hat der Steuerberater übernommen. Im CRM hat die Agentur ihre Kunden nach A, B und C-Kunden klassifiziert. Sämtliche Notizen werden direkt am Kontakt erfasst, auch die Kommunikation wird am Kontakt dokumentiert. „Das erspart uns viele Telefonate. Denn in Scopevisio haben wir immer den kompletten Überblick. Vom Angebot bis zur Rechnung befindet sich alles in einem System“, so Burckhart. Für den Kollegen im Marketing, der sehr viel reist, ist es wichtig, auch unterwegs auf diese Infos zugreifen zu können. „Auch darin liegt für uns ein ganz entscheidender Vorteil einer Cloud-Lösung.“

Auslastungsmanagement

Mit Scopevisio CRM plant Stilgrenze auch die Auslastung. Je nachdem, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass der Kunde ein Angebot annimmt, wird entsprechend Personal verplant. Für Stilgrenze sind dabei 50 Prozent eine wichtige Marke. „Erst dann, wenn die Wahrscheinlichkeit über 50 Prozent liegt, wird Personal geblockt. Bis auf einige wenige Fälle sind wir damit bisher immer gut gefahren.“ Zusätzlich wird das CRM für Umsatzprognosen genutzt: „Wenn viele Angebote in der Pipeline sind, lässt sich mit Scopevisio der Umsatz gut absehen“, so Burckhart. Per Knopfdruck kann der Sales Forecast abgerufen werden. „Das ist praktisch und erspart mühsame Arbeiten in Excel“, so Burckhart.

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Rechnungsstellung

Für das Projektmanagement nutzt Stilgrenze nicht Scopevisio, sondern ein anderes Programm, das speziell auf Software-Teams zugeschnitten ist. Scopevisio kommt aber dann wieder ins Spiel, wenn es um die Abrechnung geht. „Besonders praktisch ist es, dass wir Angebote mit einem Klick direkt in Rechnungen umwandeln können. Das spart viel Zeit“, erklärt Burckhart. Rechnungen werden direkt aus Scopevisio heraus verschickt. Parallel gehen sie an den Steuerberater, an den Stilgrenze die Buchhaltung ausgelagert hat. „Wenn wir weiter wachsen, überlegen wir aber, die Buchhaltung ins Haus zu holen. Dann wird auch Scopevisio FINANZEN zu einer Option für uns.“

Permanente Optimierung

Benedict Burckhart, Geschäftsführer bei Stilgrenze: „In Scopevisio haben wir immer den kompletten Überblick. Vom Angebot bis zur Rechnung befindet sich alles in einem System“.
Benedict Burckhart, Geschäftsführer bei Stilgrenze: „In Scopevisio haben wir immer den kompletten Überblick. Vom Angebot bis zur Rechnung befindet sich alles in einem System“. (Bild: Stilgrenze / Scopevisio)

Als Cloud-Lösung wird Scopevisio in kurzen Abständen kontinuierlich weiterentwickelt. Updates werden automatisch im Abstand von sechs bis acht Wochen eingespielt und stehen dann allen Anwendern sofort zur Verfügung. Die Vorschläge und Wünsche von Anwendern fließen dabei regelmäßig ein. „Gerade habe ich gesehen, dass wir jetzt auch in Dollar abrechnen können“, erklärt Burckhart, der genau diesen Wunsch bei Scopevisio geäußert hatte. „Das macht die Abrechnung mit unseren amerikanischen Kunden deutlich einfacher.“

Fazit

Burckharts allgemeines Urteil zu Scopevisio: „ein Programm, das man nicht bemerkt“. Aber wie ist das gemeint? „Na, Scopevisio ist eine Software, die unbemerkt und geräuschlos im Tagesgeschäft unterstützt. Mal eben so ein Angebot schreiben – das funktioniert jetzt ganz einfach. Ich habe den Eindruck, dass uns Scopevisio sehr viel Verwaltungsaufwand abnimmt. Und genau das ist mein Ziel. Nur so können wir uns auf unsere eigentlichen Aufgaben, unsere Webprojekte, konzentrieren.“

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