Fünf Irrtümer rund um Software-as-a-Service

Wann Software aus der Cloud zur Kostenfalle wird

| Redakteur: Elke Witmer-Goßner

Unternehmen sparen nur dann mit SaaS, wenn sie bestimmte Regeln im Umgang mit Abonnements und eventuell verbliebenen On-Premise-Lizenzen einhalten.
Unternehmen sparen nur dann mit SaaS, wenn sie bestimmte Regeln im Umgang mit Abonnements und eventuell verbliebenen On-Premise-Lizenzen einhalten. (Bild: © Gina Sanders - stock.adobe.com)

Snow Software ist, als Spezialist für Software-Asset-Management-Lösungen, von Haus aus davon überzeugt, dass die meisten Unternehmen heute sehr viel mehr für ihre Software bezahlen, als sie eigentlich müssen – als Folge mangelnder Kontrolle, Kenntnis oder Compliance.

Aber stattdessen auf eigene Hardware oder On-Premise-Systeme zu verzichten, ist auch nicht der Weisheit letzter Schluss. Unternehmen könnten einerseits so zwar viel Geld sparen, aber andererseits sogar in eine Kostenfalle tappen, warnt Benedict Geissler, Geschäftsführer und Regional Business Manager von Snow Software, und klärt im Folgenden über fünf der häufigsten Irrtümer rund um SaaS-Dienste auf:

„Unternehmen, die auf eigene Hardware und On-Premise-Systeme verzichten, können viel Geld sparen – oder in eine Kostenfalle tappen. Denn Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen aus der Cloud führen schnell zu einem kaum zu überblickenden Lizenzchaos: Cloud-Lizenzen und lokal installierte Lizenzen überschneiden sich plötzlich, Benutzerkonten werden überdimensioniert oder umfassen zu viele Berechtigungen. Die SaaS-Kosten schnellen in die Höhe – obwohl eigentlich Geld gespart und die Effizienz erhöht werden sollte.

Irrtum Nummer 1: „SaaS hat keinen Einfluss auf die IT-Governance“

In den meisten Unternehmen war die IT-Governance bisher kaum ein Problem. Da meist die IT-Abteilung federführend die für neue Anwendungen benötigte Hardware in Betrieb nimmt, ist die Kontrolle auch nicht sehr schwierig. Aber Achtung! Genau hier lauert der erste Irrtum. Im Zeitalter von SaaS ist es plötzlich auch für Laien kinderleicht, mit wenigen Klicks neue Anwendungen in Betrieb zu nehmen. Das ist einerseits praktisch, sorgt aber innerhalb des Unternehmens für Unübersichtlichkeit. Eine „Disruption Gap“ entsteht, in der die IT den Überblick über sämtliche im Unternehmen eingesetzte Software verloren hat, was wiederum in zusätzlichen Risiken und erhöhten Kosten mündet. Das Problem lässt sich nur in den Griff bekommen, wenn es IT-Entscheidern gelingt, eine zuverlässige Übersicht über alle SaaS-Lösungen im Unternehmen herzustellen.

Irrtum Nummer 2: „Cloud-basiert und on-premise haben nichts miteinander zu tun“

Welche Software ist wo installiert und wiie sieht das Nutzungsverhalten der Anwender aus? SaaS macht es für Unternehmen schwieriger, Antworten auf diese Fragen zu finden. Benötigt wird eine zentrale Übersicht über alle Anwendungen und genaue Informationen, ob und wie intensiv einzelne Anwender ihre Software überhaupt nutzen. Für zusätzliche Herausforderungen sorgen dabei Anwendungen wie Office 365, die sowohl on-premise als auch cloud-basiert bereitgestellt werden. Um einen Wert zu haben, müssen Nutzungsstatistiken beide Formen der Bereitstellung umfassen, nicht nur SaaS – all diese Informationen jedoch über mehrere Portale hinweg manuell zu erfassen, ist fast unmöglich.

Irrtum Nummer 3: „Mit der Nutzung kostenloser Lösungen sind wir auf der sicheren Seite“

„Dropbox kann ich nutzen, kostet ja nichts“ – weit gefehlt, wenn es um die Anwendung im Unternehmen geht. SaaS-Lösungen, die für Privatanwender kostenlos sind, erfordern oftmals teure Unternehmenslizenzen. Wenn Nutzer solche Anwendungen auf ihre berufliche Email-Adresse registrieren, bitten viele Anbieter betroffene Firmen ohne Zögern zur Kasse. Unternehmen müssen präventiv agieren, um nicht in eine solche „Freemium“-Falle zu tappen.

Irrtum Nummer 4: „Compliance regelt sich im SaaS-Zeitalter wie von selbst“

Die Anbieter von SaaS-Lösungen setzen üblicherweise auf ein Abo-Modell oder bieten eine Bezahlung auf Nutzungsbasis an. Also sollte Software Asset Management (SAM) ja nicht mehr nötig sein, oder? Denn wie sollte jemals ein Compliance-Verstoß zustande kommen, wenn jeder Nutzer seinen eigenen Login hat? Doch hier versteckt sich ein viel verbreiteter weiterer Irrglaube. Viele SaaS-Lösungen erlauben etwa die Nutzung einzelner Komponenten ohne vorherige Registrierung, beschränken die Lizenzierung auf geographische Bereiche oder verbieten das sogenannte Account-Sharing. Solche Compliance-Aspekte lassen sich ohne SAM-Lösung nicht im Blick behalten.

Irrtum Nummer 5: „Ein paar Lizenzen lassen sich ja verstecken“

Auch wenn Compliance trotz SaaS weiterhin eine Rolle spielt, ist diese nicht mehr ganz so relevant wie früher. Denn während in der On-Premise-Welt Software-Hersteller aufwändig prüfen mussten, ob ihre Kunden zu wenig zahlen, weil sie vielleicht die ein oder andere Lizenz „schwarz“ nutzten, haben sie im Cloud-Zeitalter die volle Kontrolle und Übersicht. Stattdessen müssen nun die Kunden ihrerseits sicherstellen, dass bezahlte und bezogene Leistung im richtigen Verhältnis bleiben. Unternehmen sollten beim Software Asset Management den Fokus deshalb nicht mehr auf Compliance setzen, sondern auf Kostenoptimierung.

Benedikt Geissler, Snow Software.
Benedikt Geissler, Snow Software. (Bild: Snow Software)

* Der Autor Benedict Geissler ist seit Januar 2014 Geschäftsführer und Regional Business Manager bei Snow Software. Der diplomierte Volkswirtschaftler verfügt über 19 Jahre Erfahrung im IT-Bereich und war in der Vergangenheit unter anderem für FileNet sowie für IBM tätig.

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