„Drop the box away“ Unternehmen vom Datenchaos der Cloud befreien

Mitarbeiter, Personengruppen, ja sogar ganze Abteilungen nutzen Filesharing-Dienste – meistens entgegen der Richtlinien des eigenen Unternehmens. Anbieter wie Dropbox haben seit einiger Zeit auch den Siegeszug in Unternehmen angetreten, obwohl kritische Geschäftsdaten eigentlich nicht außerhalb der eigenen IT ausgelagert werden sollten.

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In der Realität müssen aber viele Abteilungen mit externen Dienstleistern und Partnern zusammenarbeiten. Dabei ist der Zugriff auf interne Systeme wie File-Server oft nicht möglich und die Kommunikation per E-Mail langwierig und kompliziert, wenn Dokumente in größeren Mengen ausgetauscht werden sollen. Für die betroffenen Abteilungen und Personen waren einfach zu bedienende Anwendungen wie die Dropbox eine erste vernünftige Lösung. Der schnelle Zugriff via Webbrowser, der Offline-Zugang und die Integration in Smartphones und Tablets überzeugten einfach.

Leider speichern diese Dienste aber die Daten auf externen Systemen, so dass sie nicht der Hoheit des eigenen Unternehmens unterliegen. Datenmissbrauch, Datendiebstahl und unkontrollierter Datenwirrwarr sind also langfristig vorprogrammiert. Außerdem: sind erst einmal tausende Dokumente in die Cloud abgespeichert, ist es nicht mehr möglich, Ansätze wie Prozessunterstützung oder die Abbildung von Geschäftsinformationen an Dokumente umzusetzen.

Es geht auch anders

Doch was muss eine Filesharing-Lösung aus IT-Sicht mitbringen, dass die Anforderungen eines Unternehmens an Compliance, IT-Security und Prozesse erfüllt werden? Zunächst einmal müssen die Technologien in einen Rahmen zur Verfügung stehen, der annährend deckungsgleich mit den Funktionen von Cloud-Speicherdiensten ist. Dazu gehören System- und Ortsunabhängigkeit (Zugriff via Tablets, Smartphones), nahtlose Integration auf Desktops sowie einfache Möglichkeiten der Kollaboration und Verteilung von Inhalten an beteiligte Personen.

Darüber hinaus sollte es eine einfache Lösung für den externen Zugriff geben, die jedoch im Idealfall potenzielle Angreifer davon abhält, an geschäftskritische Daten im eigenen Rechenzentrum zu gelangen. Auf der anderen Seite benötigt man soweit wie möglich Unterstützung und Kontrolle bei der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und der Datenkontrolle. Idealerweise besteht die Lösung aus einer Datenhaltungsschicht, sodass keine weiteren getrennten Datensilos (die ja bereits zur Genüge existieren) aufgebaut werden müssen.

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