Einhaltung der DSGVO leichter gemacht

SugarCRM erweitert Datenschutz-Funktionen aller Produkte

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Ein Herz für die Privatsphäre seiner Kunden hat, wer eine DSGVO-konforme CRM-Lösung nutzt.
Ein Herz für die Privatsphäre seiner Kunden hat, wer eine DSGVO-konforme CRM-Lösung nutzt. (Bild: © weerapat1003 - stock.adobe.com)

SugarCRM hat im Rahmen des Spring `18 Cloud-Updates sowie des Sugar 8 Release für On-Premise-Kunden die Datenschutz-Funktionen für das gesamte Portfolio erweitert. Damit können Anwender zur Einhaltung der DSGVO bewährte Verfahren für den Datenschutz implementieren.

Mit der DSGVO, so CTO Rich Green von SugarCRM, rückten die Grundwerte Vertrauen, Sicherheit und Datenschutz noch stärker in den Fokus. „Die neuesten Releases unserer Produkte und Services werden Sugar-Kunden dabei helfen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das Vertrauensverhältnis zu ihrer Kundenbasis zu vertiefen. Die DSGVO ist momentan das aktuellste und medienwirksamste Thema in Verbindung mit Datenschutz. Höchstwahrscheinlich werden in zahlreichen Ländern noch weitere Verordnungen und Gesetze erlassen“, so Green. Daher sollen die neuen Features von SugarCRM sicherstellen, dass Unternehmen langfristig auch auf kommende Datenschutz-Verordnungen vorbereitet sind.

Ab sofort beinhaltet Sugar eine „Kommandozentrale“ für Datenschutz. Mit diesem Modul können sämtliche Kundenanfragen bezüglich Datenschutz bearbeitet und dokumentiert werden. SugarCRM hat zudem eine neue Rolle zu Sugar hinzugefügt. Mit der Einführung des Data Privacy Managers (DPM) können die Anfragen geprüft und Datensätze zur Löschung markiert werden. Über das „Personal Information Log“ (PI Log) ein, das die Quellen von Kundendaten-Eingaben und Änderungen festhält, erhalten Anwender einen einfachen Zugang zu gespeicherten Kundendaten und im Falle einer Anfrage persönliche Daten innerhalb des PI Log an betroffene Personen schicken.

Kundenwünsche erfüllen und kontrollieren

Für den Fall, dass Kunden der Datenverarbeitung widersprechen, können Sugar-Nutzern jetzt jede Person markieren, die nicht möchte, dass ihre personenbezogenen Daten in Profiling- oder automatisierten Geschäftsprozessen verwendet werden. Dies wird dann als ein Filter für Kampagnen und Reports verwendet. Eine neue globale Einstellung spezifiziert zudem, ob neue E-Mail-Adressen standardmäßig als „abgemeldet“ (opted-out) oder „einverstanden“ (opted-in) in Bezug auf Kundenkommunikation eingestuft werden. Wenn eine E-Mail-Adresse auf „opt-out“ gesetzt wird, wird die E-Mail-Adresse jedes Mal, wenn sie angezeigt wird, mit einer eindeutigen Markierung versehen. Neben den Widersprüchen wurde auch die Verwaltung der Einwilligungen erleichtert. Unternehmen verwalten nun den Prozess, bei dem eine Person in die Speicherung und Verarbeitung ihrer relevanten personenbezogenen Daten einwilligt, in Sugar. Sollte der Kunde diese Einwilligung zurückziehen, zeichnet Sugar die Anfrage im Datenschutz-Management-Modul auf.

Datenschutzrichtlinien schreiben vor, dass Unternehmen nur relevante personenbezogene Daten verarbeiten, während alle anderen Daten nicht verwendet werden dürfen. Administratoren können im Studio (der Konfigurations-Konsole von Sugar) unnötige Felder entfernen. Die Datenerhebung wird dadurch auf die nötigsten Informationen eingeschränkt. Außerdem können Kunden und Prospects verlangen, dass jegliche personenbezogenen Daten, die für die Geschäftsbeziehung nicht relevant sind, aus allen Systeme entfernt werden. Unternehmen können nun genau kontrollieren, welche Daten über die Hint-Suche bereitgestellt werden.

SugarCRM hat zusätzlich zu den technischen Funktionen interne Richtlinien eingesetzt, um die Daten der Kunden in seiner Cloud verstärkt zu schützen und seinen Pflichten als Auftragsverarbeiter nachzukommen. Die neueste Version von Sugar ist ab heute verfügbar sowohl für Cloud- als auch On-Premise-Kunden.

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