Prozess-Optimierung im Public Sector

So gelingt die digitale Transformation auch in der Öffentlichen Verwaltung

| Autor / Redakteur: Peter Haase* / Ann-Marie Struck

Eine Möglichkeit, die Digitalisierung der Verwaltung umzusetzen, besteht in der Verknüpfung unterschiedlicher Systeme.
Eine Möglichkeit, die Digitalisierung der Verwaltung umzusetzen, besteht in der Verknüpfung unterschiedlicher Systeme. (© 1xpert - stock.adobe.com)

Deutschland hinkt bei der Digitalisierung öffentlicher Einrichtungen im europäischen Vergleich gewaltig hinterher. Peter Haase von Dell Boomi beschreibt das Problem und zeigt einen Lösungsweg.

Der technologische Fortschritt ­bietet uns als Konsumenten ein immer höheres Maß an Komfort. Mit virtuellen Assistenten, Online-Formularen oder gar sprachgesteuerten Chat-Bots überbieten Händler und Dienstleister sich mit digitalen Service-Angeboten, um sich im harten Wettbewerb zu behaupten. Davon können wir als „Kunden“ öffentlicher Einrichtungen hingegen in den meisten Fällen nur träumen.

Zahlreiche Studien und Medienberichte machen darauf aufmerksam, dass Deutschland in Sachen digitale Transformation im internationalen Vergleich dramatisch hinterherhinkt. Wie eine ­Studie der Bertelsmann-Stiftung unlängst gezeigt hat, belegt beispielsweise das deutsche Gesundheitswesen in Sachen Digitalisierung den vorletzten Platz unter 17 untersuchten Staaten.

Die Bundesregierung ist sich der dramatischen Lage durchaus ­bewusst und hat diverse Initiativen auf den Weg gebracht, die zur ­Digitalisierung der Behörden beitragen sollen. So zum Beispiel das Onlinezugangsgesetz (OZG), dessen Ziel es ist, dass bis zum Jahr 2022 575 Verwaltungsdienstleistungen komplett online erledigt werden können.

In der Praxis ist Deutschland ­jedoch immer noch meilenweit ­davon entfernt. Dabei hat eine ­repräsentative Bitkom-Umfrage unter 1.000 Bundesbürgern Ende 2018 ergeben, dass ein enormes Interesse nach digitalisierten Verwaltungsdienstleistungen besteht.

Viele Infrastrukturen, viele Herausforderungen

Der momentan größte Kraftakt auf dem Weg zur Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung ist die Schaffung eines sogenannten Portalverbundes. Dazu sollen die Verwaltungsportale des Bundes, der Länder und der Kommunen technisch verknüpft werden. Momentan nutzen Kommunen und die ­dazugehörigen Behörden individuelle IT-Systeme. Für eine erfolgreiche Digitalisierung des Verwaltungswesens ist es jedoch notwendig, dass alle Einrichtungen auf eine einheitliche IT-Infrastruktur zugreifen können. So wird es möglich, behördeninterne Prozesse deutlich effizienter zu gestalten und den Service für Bürger fundamental zu verbessern.

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Durch die starke Fragmentierung von Verwaltungseinrichtungen, IT-Systemen und Verantwortlichen auf dem gesamten Bundesgebiet gestaltet sich die Optimierung von Technologien und Prozessen im öffentlichen Sektor ausgesprochen kompliziert. Eigentlich sollte Technologie dazu genutzt werden, den Informationsfluss im Verwaltungsbereich zu beschleunigen, doch die momentan vorhandene Tech-­Infrastruktur ist einer der wesentlichen Gründe dafür, dass behördliche Vorgänge hierzulande so schwerfällig vonstattengehen. Das liegt typischerweise daran, dass Altsysteme auf zu komplexe und daher ineffiziente Softwarestacks aufbauen. So entstehen Silos und der Zugriff auf wichtige Daten ist blockiert. Viele IT-Abteilungen ­arbeiten hart, um dieses Problem zu lösen. Dabei kommt eine Fülle technologischer Lösungen zum Einsatz, wodurch die Lage meist jedoch nur verschlimmbessert wird, da die Infrastrukturen so noch unübersichtlich werden. ­Dabei ist es nicht nötig, Altsysteme in Verwaltungen und Behörden vollständig zu ersetzen. Es gibt Möglichkeiten, sie mit moderner Cloud-Technologie in Einklang zu bringen.

On-Premises und Cloud ­zusammen

Die Lösung besteht darin, Systeme und Apps zu verknüpfen und Daten so zu verwalten, dass ihr ­Potenzial optimal genutzt werden kann. Cloud-basierte Integrationstechnologie hilft IT-Managern ­dabei, fragmentierte digitale ­Infrastrukturen zu vereinheitlichen. Und genau darin besteht die zentrale Herausforderung bei der Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung. So werden nicht nur die Grenzen der Altsysteme überwunden. Cloud-basierte IT-Lösungen können zudem nach Belieben skaliert werden, wenn die Anforderungen sich verändern. So stehen immer genau die IT-Lösungen zur Verfügung, die aktuell benötigt werden – nicht mehr, und nicht weniger. Mit der richtigen Technologie-Plattform lassen sich ­Systeme, Apps und Datensätze problemlos in Einklang bringen. ­Gerade im Hinblick auf die ­Prozessoptimierung bei Verwaltungen, Behörden und Kommunen spielt das eine Rolle.

Eine gemeinsame Zukunft

Viele Kommunen sind bemüht ­darum, auf technologischer ­Ebene neue Wege zu beschreiten, um ­ihren Bürgerinnen und Bürgern zeitgemäßen Service bieten zu können. Einige von ihnen haben in den vergangenen Jahren bereits positive Erfahrungen mit Shared ­Services gemacht, also der gemeinsamen Nutzung einer IT-Lösung durch verschiedene Abteilungen.

Egal, ob es sich um die Zusammenarbeit zwischen Gesundheitsbehörden und medizinischen Einrichtungen handelt oder zwischen kommunalen Verwaltungen und Sozialdienstleistern. Im Mittelpunkt steht die Verknüpfung von Abteilungen und Organisationen durch ein einheitliches IT-System. Das Ergebnis: besserer Service für Bürger und mehr Effizienz in der Verwaltung.

*Der Autor: Peter Haase ist Field Marketing DACH bei Dell Boomi

Weitere Informationen...

...zu Dell Boomi finden Sie unter: www.boomi.com

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