Quo Vadis ECM

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Quo Vadis ECM

Die Implementierung neuer Techniken und Strukturen bedeutet immer ein Abwägen von Chancen und Risiken. Zögerlichkeit ist aber kein Merkmal verantwortungsbewussten und unternehmerischen Handels. Wie auch bei vielen anderen Hypes und Trends werden die großen Erwartungen an Cloud Computing und ECM aus der Cloud zuerst enttäuscht, bevor ein erfolgversprechendes Produktivitätsplateau erreicht wird – letzteres meist still und heimlich.

Das heißt, Interoperabilität und Anpassbarkeit werden deutlich zunehmen. In einigen Bereichen schneller, in anderen langsamer – je nachdem wie umfangreich die Fach- und Business-Logiken in diesen Bereichen sind. Single Sign-on-Verfahren und die Entwicklung von Content Management Interoperability Services (CMIS) als offene Standards für die Branche sind erste Vorboten.

Ein weiterer großer Vorteil dieser Entwicklung: Cloud-basierte ECM-Services können innerhalb kürzester Zeit auf Veränderungen bei Geschäftsmodellen, Anwendungsszenarien und Businessprozessen reagieren – Veränderungen, die aktuell noch nicht einmal vorhersagbar sind. Große lokale On-Premise-Lösungen sind dazu hingegen nicht in der Lage, ihnen fehlt es an der nötigen Agilität. So ist es beispielsweise wesentlich einfacher, der zunehmenden Internationalisierung von Unternehmensprozessen mit Cloud-Services Rechnung zu tragen. Außerdem lassen sich dank Standardisierung und zentraler Bereitstellung viel schneller besondere Mehrwerte entwickeln und am Markt etablieren. Ein kleines Tool zur Formulargestaltung oder zur Online-Kommunikation mit Fachexperten ist vielleicht nicht zwingend notwendig, aber gern genutzt, wenn es in einen Cloud-Service integriert ist. Hier eröffnen sich sowohl Anbietern als auch Anwendern große Produktivitäts-Potentiale.

Die Basics müssen stimmen

Zu dem Zeitpunkt, wenn sich Interoperabilität, Normen und Standards durchgesetzt haben, werden die webbasierten ECM-Services bereits den großen Suiten den Rang abgelaufen haben. Wer erst dann in die ECM-Cloud startet, hat den Anschluss aber bereits verpasst.

Wer rechtzeitig beginnen will, sollte nur zwei Basics beachten: Erstens, die Governance- und Compliance-Anforderungen müssen auch bei den neuen Web-Angeboten beachtet werden. Bei einem Blindflug in die Cloud ist die Bruchlandung vorprogrammiert. Damit dies nicht geschieht, bedarf es zweitens professioneller Anbieter, die die Cloud und die Geschäftsprozesse verstehen.

Die Auswahl des passenden Anbieters in einem sich ständig ändernden ECM-Markt ist kein leichtes Unterfangen, da stets neue Anbieter in den Markt drängen und dieser durch die gemeinsame Basis des Internets immer größer wird. Das trifft übrigens nicht nur auf den ECM-Markt zu. Die sich aktuell herausbildenden Netzwerke wie zum Beispiel das Cloud-EcoSystem führen Analysten, Anbieter und Nutzerunternehmen zusammen und schaffen somit Transparenz und unterstützen den Vertrauensbildungsprozess am Markt.

Fazit

• Eine einheitliche Technologieplattform ist nicht zwingend erforderlich: Services unterschiedlicher Anbieter werden zusammenarbeiten können.

• Unternehmen können sich dank der Cloud aus einer Vielzahl von Services individuell diejenigen wählen, die für sie den größten Mehrwert liefern.

• ECM bedient sich aus einem vielfältigen Markplatz prozessorientierter Services.

• Erfahrene Cloud-ECM-Dienstleister helfen dabei, diese Services (auch in Kombination mit den eigenen Produkten und dank eines hohen Normierungs-Grads) zu einer individuellen, funktionalen Applikationslandschaft zu verknüpfen.

• Zertifizierungen und Partnernetzwerke bieten dem Endanwender Orientierung.

• Insbesondere die KMUs sollten ihre Berührungsängste ausblenden, da sich ihnen mit cloud-basierten ECM-Services die Möglichkeit eröffnet, sich kosteneffizient dem Wettbewerb stellen zu können.

Der Autor

Matthias Kunisch ist Geschäftsführer der forcont business technology gmbh

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