Quo Vadis ECM

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Chancen agiler Services

Die technologischen und wirtschaftlichen Vorteile dieser Lösungen liegen auf der Hand: Sie sind einfach zu nutzen (geringer Investitionsaufwand), und Anwender zahlen meist nur für die abgerufene Leistung oder Zeiträume – mit skalierbaren Services können sie auf Schwankungen in der Nachfrage flexibel reagieren (Pay-per-Use und Kostentransparenz).

Im Gegensatz zu einem rein technologischen Verständnis von ECM, das letztlich alle dokumentenzentrierten Prozesse vom Input bis Output in einer Software abzubilden versucht, fokussieren die Services nur einzelne Prozesse: beispielsweise die Erstellung und den Versand einer elektronischen Rechnung via E-Mail direkt über ein Abrechnungssystem; die Möglichkeit, aus einer bereits existierenden Anwendung heraus automatisch templatebasierte Kundenanschreiben zu erstellen; oder Collaborationtools mit grundlegenden Dokumentenmanagement-Funktionalitäten.

Diese Fokussierung auf eine eng begrenzte Anforderung führt zu einer starken Standardisierung des jeweiligen Service, die letztendlich im anwendenden Unternehmen für Kostenersparnis sorgt. In Verbindung mit der Bereitstellung über das Internet erhalten die Anwender so ECM-Services, die konkrete Business-Anforderungen schnell umsetzen, die die Effizienz von Geschäftsabläufen deutlich steigern und die sich zudem bestens für dezentrale oder mobile Arbeitsszenarien eignen, egal ob als Web-Client oder über Apps für mobile Endgeräte. Unternehmen können sich somit noch stärker auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Mit der Cloud wird ECM also eine neue Qualität gewinnen.

Bedenken und Risiken

Dies gilt zumindest theoretisch, denn bis dato lassen sich viele Cloud-basierte ECM-Services nur eingeschränkt anpassen und können nur mit einem eng definierten Kreis lokaler Anwendungssoftware effektiv zusammenwirken. Es fehlen häufig noch die Schnittstellen zu anderen Anwendungen, auch eine individuelle Konfiguration oder Parametrierung ist eher selten. Der großen Leistung in einem bestimmten Bereich steht also das Problem der mangelnden Interoperabilität gegenüber. Schnell geht dann in der Unternehmens-IT das Gespenst der Insellösung um. Häufige Bedenken sind z.B., dass der – eigentlich nützliche – ECM-Service so nicht Teil einer ganzheitlichen IT-Strategie sein könne oder dass ein standardisiertes Produkt nicht in der Lage sei, die maßgeschneiderten Inhouse-Prozesse zu unterstützen. Viele Unternehmen zögern daher trotz der Vorteile von Cloud-basierten ECM-Lösungen.

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