Prozessoptimierung dank elektronischem Rechnungsaustausch

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Viele Anforderungen, ein Sieger

Der umfangreiche Anforderungskatalog engte das Feld der infrage kommenden Anbieter von vorn herein ziemlich ein. Dennoch führte die ÖAG ein sehr sorgfältiges, immerhin noch zweistufiges Auswahlverfahren durch. Schlussendlich machte Crossgate das Rennen. „Bei Crossgate hat uns vor allem das Angebot als solches und die Preisstruktur überzeugt“, erinnert sich Schäffer. „Das Angebot enthielt alle EDI-Prozesse und ein ausgereiftes eBilling. Auch in der Partnerschaft und der engen Verzahnung mit SAP haben wir ein großes Plus für diesen Anbieter gesehen.“

Darüber hinaus überzeugte Crossgate mit der besten Kundenanbindung und ganz generell mit dem besten Supportangebot. Ein weiterer Pluspunkt war schließlich das transparente Zahlungsmodell, bei dem sich die ÖAG von Anfang an vor jeder Art von böser Überraschung geschützt fühlte.

eBilling – ein Erfolgsmodell

Inzwischen nutzen rund 2.500 Kunden das neue eBilling-Verfahren. Zunächst wurden die Rechnungen in Zip-Dateien verpackt, später kam die Variante des E-Mails mit angehängtem PDF-Dokument dazu: für Kunden mit automatischem, softwaregestütztem Clearing das optimale Verfahren. Besonders positiv bewertet die ÖAG die Tatsache, dass Crossgate die steuerrechtliche Compliance bei der Rechnungsstellung in mehr als 38 Länder garantiert, obwohl der Löwenanteil der verschickten Rechnungen derzeit ins Inland und ins benachbarte europäische Ausland geht. Zuvor bestand immer wieder Unsicherheit darüber, in wieweit die steuerlichen und rechtlichen Vorgaben korrekt eingehalten worden waren. „Der Erstkontakt zu unseren Kunden war unglaublich intensiv – das ist unabdingbar, wenn es um die Zustimmungsrate der Kunden geht“, berichtet Schäffer. „Aber auch die internen Kommunikationsprozesse dürfen nicht unterschätzt werden, da ja bekanntlich jede Änderung erst einmal für Unruhe sorgt. Auch hier war die Unterstützung von Crossgate vorbildlich.“

In- und Outbound einfach im Griff

Bei den Eingangsrechnungen sind inzwischen 14 der größten Lieferanten bereits live, hier liegt die Rechnungsquote bei etwa 20 Prozent. Weitere 31 Zulieferer sind aktuell in der Pipeline und werden ihre Rechnungen ebenfalls in naher Zukunft elektronisch schicken. Genauigkeit ist hier für das Funktionieren der neuen Prozesse enorm wichtig: Die genutzten Vorlagen müssen absolut korrekt sein und die vorgegebenen Daten wie Bestellnummer, Positionsnummer, Artikelcode und vieles mehr enthalten. Eine ausführliche Testphase, in der all diese Aspekte sorgfältig festgelegt und ausprobiert wurden, stellte dies von Beginn an sicher.

Beim Outbound e-Invoicing erhalten die Kunden und Lieferanten von ÖAG dank SAP E-Invoicing for Compliance by Crossgate ihre Rechnung genau in dem Format, das sie wünschen. Die Rechnungen sind zudem mit rechtsgültigen digitalen Signaturen versehen. Bei ÖAG intern sorgt die digitale Prozessabwicklung für eine deutlich erhöhte Produktivität in der Buchhaltungsabteilung. Denn für die Eingangsbuchhaltung bedeutet das eine deutliche Leistungssteigerung, die sich in kürzeren Zahlungszyklen und weniger Rechnungsnach-verfolgungen messen lässt. Standardisierte Schnittstellen zu SAP ERP und SAP Invoice Management unterstützen selbst hohe Volumen automatisierter Transaktionen und stellen sicher, dass die Teams in der Buchhaltung von dem von Lieferanten eingeräumten Skonto bei schneller Bezahlung profitieren können.

„Was weiter für die Lösung spricht, ist der Umstand, dass wir uns mit SAP E-Invoicing for Compliance by Crossgate sicher sein können, Support sowohl von Crossgate als auch von SAP zu bekommen“, stellt Schäffer fest. Bei der engen Verzahnung der Solution Extension mit den Back-End-Systemen der Buchhaltung ein nicht zu unterschätzender Pluspunkt. Nicht zuletzt aufgrund ihrer Skalierbarkeit ist die Anwendung eine zukunftsfeste Investition: SAP E-Invoicing for Compliance by Crossgate wird auch mit großen Rechnungsvolumen, wie sie beispielsweise von Shared-Service-Centern generiert werden, spielend fertig.

„Alle unsere Anforderungen wurden punktgenau erfüllt – zu einem fairen Preis. Wir sind mehr als zufrieden mit dem bisher Erreichten und blicken positiv auf die weitere Zusammenarbeit mit Crossgate – in naher Zukunft ja als Teil des SAP-Imperiums“, so Schäffer abschließend.

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