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Erfolgreicher Kampf gegen zu viel Papier im Rechnungswesen bei der ÖAG Prozessoptimierung dank elektronischem Rechnungsaustausch

| Redakteur: Florian Karlstetter

SAP E-Invoicing for Compliance by Crossgate im Paxiseinsatz: ÖAG, der österreichische Marktführer für Haustechnik wickelt den gesamten Rechnungsverkehr über die neueste Solution Extension von Crossgate ab.

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Elektronische Rechnungsabwicklung für Zulieferer und Kunden mit SAP E-Invoicing for Compliance by Crossgate.
Elektronische Rechnungsabwicklung für Zulieferer und Kunden mit SAP E-Invoicing for Compliance by Crossgate.
( Archiv: Vogel Business Media )

Noch ist das vollkommen papierfreie Office sicherlich Zukunftsmusik - und doch sind viele Unternehmen schon auf einem guten Weg, das angestrebte Ziel, das „papierlose Büro“, zu erreichen. Ein beliebter Ansatzpunkt für den Kampf gegen die Papierfluten ist der Rechnungsaustausch. Auch die österreichische ÖAG, ein Unternehmen der Wolseley Company mit Sitz in Wien, sah im Bereich ihrer Eingangs- und Ausgangsrechnungen Optimierungsbedarf.

Als Marktführer mit enger Bindung zu seinen Kunden ist vor allem im Geschäftsbereich ÖAG Haustechnik als Partner des Installationsgewerbes das Rechnungsaufkommen in beide Richtungen – sowohl ein- als auch ausgehend – sehr hoch. Denn die Angebotspalette reicht von modernster Bäderausstattung bis zu alternativen Heizsystemen der Zukunft sowie einem breiten Sortiment an Installationsmitteln und bedingt ein großes Netz von Partnern und Lieferanten, das beim Bestell- und Rechnungswesen ein entsprechend hohes Aufkommen an Papier erzeugt. So gesehen also der ideale Ansatzpunkt für Prozessoptimierung in Richtung papierloses Leben.

Das Problem und die Herausforderung

Die ÖAG hatte eine ganze Reihe von Gründen, sich kritisch mit den Inbound- und Outbound Prozessen im Unternehmen zu befassen. Die Kosten in diesem Bereich – sowohl für die Abwicklung, also das bloße Handling, als auch für das dabei eingesetzte Personal – waren sehr hoch. Billentis rechnet in seiner jüngsten Studie zum Thema e-Invoicing vor, dass sich durch den elektronischen Rechnungsversand mehr als die Hälfte der Kosten einsparen lässt. Demnach kommt eine papiergebundene Rechnung auf 11,10 € gegenüber einer Summe von 4,70 €, die bei der digitalisierten Rechnung anfallen.

Aber auch der Zeitaufwand für die Rechnungsabwicklung war – und das bestimmt nicht nur bei ÖAG – unverhältnismäßig hoch, die Prozesse langsam und die Fehleranfälligkeit bei der Bearbeitung groß. Zum Zeit- und Kostenaufwand kam schließlich und endlich noch der Aspekt des Wettbewerbsnachteils – es war also höchste Zeit für eine Modernisierung.

Die Anforderungen waren schnell umrissen: „Bei den ausgehenden Rechnungen wünschten wir uns das PDF-Format zusammen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Außerdem sollte ein Verifizierungsprotokoll durch eine dritte Partei möglich sein“, fasst Patrick Schäffer, E-Business Project Manager bei ÖAG, zusammen. „Dann war uns die Einbindung der Partner und Kunden noch enorm wichtig, denn die mussten ja vom Empfang der elektronisch übermittelten Rechnungen erst einmal überzeugt werden. Hier hatten wir uns ein eRollout-Portal zur Unterstützung vorgestellt.“

In der umgekehrten Richtung, also bei den Rechnungen, die das Unternehmen von Lieferanten und Partnern erhielt, gab es ebenfalls feste Vorgaben. Die angestrebte Lösung musste auf jeden Fall mit der Anwendung SAP Information Interchange kompatibel sein. Mittels dieser EDI-Lösung von Crossgate können Unternehmen Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferavise, Lieferabrufe, Rechnungen und Lieferscheine direkt aus ihrem SAP-System heraus mit Geschäftspartnern elektronisch austauschen. Zahlreiche Lieferanten übermitteln ihre Rechnungen via EDIFACT. Der Datenaustausch mit Crossgate wiederum funktioniert über das iDOC-Format.

Die Wunschliste ging noch weiter: „Wir wollten eine Lösung, die EDI mit der Erstellung von PDF-Dokumenten und einem monatlichen Berichtswesen in sich vereinte“, zählt Schäffer weiter auf. „Schließlich und endlich war uns noch eine Funktion für eine Plausibilitätsprüfung und ein automatisches Clearing wichtig – wie man sieht, nicht gerade wenige Anforderungen an die neue Lösung!“

weiter mit: viele Anforderungen, ein Sieger

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