Toms Wochentipp: Der Umgang mit Dateianhängen in der Cloud OneDrive und SharePoint direkt in Outlook 2019/2021 nutzen

Mit Outlook 2019/2021 können Anwender auch direkt auf Daten in OneDrive for Business und in SharePoint-Bibliotheken zugreifen, sowie auf Bibliotheken in SharePoint Online. Der Tipp zeigt die Möglichkeiten dazu.

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Wer Outlook 2019/2021 installiert kann das Programm auch mit einem Microsoft-365-Konto verbinden. Das funktioniert so auch bereits in Office 2016. Microsoft bindet jetzt die einzelnen Programme immer enger an Microsoft 365 an, sodass auch direkt aus Outlook heraus Dateianhänge aus OneDrive oder Sharepoint eingefügt werden können. Auch das Speichern von Dateianhängen direkt in die Cloud ist über diesen Weg möglich. Die nachfolgend beschrieben Funktionen lassen sich auch mit Outlook 2016/2019 umsetzen. Wir zeigen die Vorgehensweise für Outlook 2021:

Dateien aus OneDrive und SharePoint an E-Mails anhängen

Beim Schreiben einer neuen E-Mail steht über den Menüpunkt „Datei anfügen“ in Outlook 2019 und das Büroklammern-Symbol in Outlook 2021 der Menüpunkt „Webspeicherorte durchsuchen“ zur Verfügung. Anschließend zeigt Outlook die Dateispeicher an, die über die Registerkarte „Datei“ bei „Office-Konto“ angebunden sind. Hier lassen sich, neben OneDrive und OneDrive for Business auch SharePoint-Bibliotheken direkt anbinden. Das hat den Vorteil, dass Anwender direkt an dieser Stelle Dokumente auswählen und an E-Mails anfügen können.

Wer zusätzlich noch mit Gruppen in Microsoft 365 arbeitet, kann über den Menüpunkt „Gruppendateien“ auch auf die Bibliotheken von Gruppen zugreifen und Dokumente direkt aus den Bibliotheken in neu E-Mails einbinden. Beim Anbinden fragt Outlook noch nach, ob Sie nur den Link zur Datei anfügen wollen, oder die Datei aus dem Cloud-Speicher als Anlage kopiert werden soll. Danach können Sie die Datei mit dem Anhang verschicken.

Dateianhänge direkt in der Cloud speichern

Erhalten Sie wiederum eine E-Mail mit einem Anhang, können Sie über den Menüpunkt „Hochladen“ die Datei direkt in OneDrive oder OneDrive for Business hochladen. Über den Menüpunkt „Weitere“ ist es darüber hinaus auch möglich, Dateien in SharePoint-Bibliotheken hochzuladen. Outlook kennzeichnet dann den hochgeladenen Dateianhang ebenfalls als gespeichert an.

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