Digitalisierung interner Unternehmensprozesse

Must-haves im digitalen Vertragsmanagement

| Autor / Redakteur: Gunther Ebert* / Florian Karlstetter

Digitales Vertragsmanagement: Gunther Ebert von Forcont skizziert fünf zentrale Funktionen zur Digitalisierung interner Unternehmensprozesse.
Digitales Vertragsmanagement: Gunther Ebert von Forcont skizziert fünf zentrale Funktionen zur Digitalisierung interner Unternehmensprozesse. (Bild: forcont business technology)

Wettbewerbsintensivere Märkte und steigender Kostendruck zwingen Unternehmen dazu, ihre eigenen Abläufe kritisch zu hinterfragen und zu rationalisieren. Zudem steigen die Compliance-Anforderungen, was zu immer höheren Ansprüchen vor allem an die Verwaltung führt. Das gilt auch für die zahlreichen Verträge mit Lieferanten und Kunden, die Unternehmen ordnungsgemäß handhaben müssen.

In vielen Unternehmen sind Verträge über verschiedene Abteilungen hinweg verstreut – vom Einkauf über die Rechtsabteilung bis hin zu verschiedenen Fachabteilungen. Nur ist es so beinahe unmöglich, den Überblick zu behalten. Die Konsequenz: verpasste Fristen oder unvollständige Unterlagen. Mit einer Vertragsmanagement-Software wird es Mitarbeitern aus den Bereichen Einkauf, Controlling und Vertrieb aber möglich, Verträge zentral, transparent und revisionssicher zu speichern.

Die folgenden sechs Funktionen sind für jede Lösung zur Vertragsverwaltung ein Must-have, damit ein Unternehmen seine internen Prozesse nachhaltig optimieren und eine Compliance-konforme Verwaltung garantieren kann:

Fristenmanagement: Dank einer automatisierten Fristenkontrolle können Mitarbeiter auch für jahrelang laufende Verträge rechtzeitige Erinnerungen anlegen. Hat ein Vertrag beispielsweise eine Mindestlaufzeit von einem Jahr, kann der verantwortliche Mitarbeiter mithilfe einer digitalen Vertragslösung eine rechtzeitige Erinnerung anlegen. Dann bekommt er beispielsweise 30 Tage vor Ablauf des Vertrags eine E-Mail zu den Vertragskonditionen und kann entweder kündigen oder den Vertrag verlängern. Nimmt der Mitarbeiter die Frist jedoch nicht wahr, wird sie automatisch an den Nebenverantwortlichen eskaliert. So kann keine Frist mehr ungesehen verstreichen und die Verantwortlichkeiten sind eindeutig verteilt. Verpasste Fristen gehören damit der Vergangenheit an.

Schnittstellen: Viele Unternehmen nutzen SAP ERP und andere Informationsmanagement-Systeme zur Verwaltung ihrer Lieferanten- und Kundendaten. Um beim Einsatz einer digitalen Vertragslösung diese Daten nicht doppelt zu erfassen, sollten sich Drittsysteme über Schnittstellen integrieren lassen. Somit sind die Daten im Vertragssystem jederzeit auf dem neuesten Stand. Auch Dokumente aus den Abrechnungssystemen sollten sich überentsprechende Schnittstellen direkt und automatisiert übernehmen lassen.

Volltextsuche: Um Dokumente problemlos auf bestimmte Schlagworte prüfen zu können, sollte eine OCR-Texterkennung alle eingescannten Schriftstücke durchsuchbar machen. Zu beachten ist bei einer solchen Funktion, dass sie das Berechtigungssystem nicht umgehen darf. Mitarbeiter, die keine Lese-berechtigung für ein Dokument haben, dürfen dieses natürlich auch bei der Volltextsuche nicht angezeigt bekommen.

Dokumenterstellung: Dank einer integrierten Dokumenterstellung können bspw. im Zuge der Kündigung von Verträgen entsprechende Kündigungsschreiben direkt erstellt, zugestellt und archiviert werden.

Zugriffssteuerung: Ein Berechtigungssystem regelt den Zugriff auf Vertragsdaten sehr genau. So können auch Mitarbeitern fremder Abteilungen oder Externen Leserechte eingeräumt werden, z. B. Controllern zu Reportingzwecken oder Prüfern bei einem externen Audit.

Mobilität: Auch unterwegs benötigen Mitarbeiter einen vollständigen Zugriff auf alle Verträge, beispielsweise wenn sie Vertragsverhandlungen vor Ort bei Kunden oder Lieferanten führen. Mit einer entsprechenden Software sind sie auch dann über alle Vertragsdaten informiert und können jederzeit und von jedem Ort aus darauf zugreifen. Dies lässt sich am besten über eine Software-as-a-Service-Lösung aus der Cloud realisieren. Bei der Auswahl einer solchen Lösung sollte man darauf achten, dass der Cloud-Partner den deutschen Datenschutzrichtlinien verpflichtet ist und eine Weitergabe von sensiblen Daten somit ausgeschlossen ist. Hilfreich sind Auszeichnungen wie etwa die „German Cloud“-Zertifizierung, die ein besonders hohes Datenschutz-Niveau belegen.

Ergänzendes zum Thema
 
Über forcont business technology

* Gunther Ebert, Manager ECM Products bei der forcont business technology gmbh

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