Wie Standard-ERP-Systeme mehr Effizienz und Anpassungsfähigkeit bringen Der Weg zu leistungsstarken ERP-Lösungen

Anbieter zum Thema

Exact Software Germany GmbH

Hyland Software Germany GmbH

Cloudgermany.de GmbH

Standardisierung und Flexibilität müssen kein Widerspruch sein. Moderne ERP-Systeme bieten beides – sie sind effizient, skalierbar und gleichzeitig anpassungsfähig. Ein Überblick, warum diese Verbindung entscheidend für Unternehmen ist.

IT-Administratoren stehen unter zunehmendem Druck, da sie stabile und sichere IT-Infrastrukturen gewährleisten und gleichzeitig flexibel auf Marktanforderungen reagieren müssen. ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) bieten Unternehmen Lösungen, um Prozesse zu optimieren und Ressourcen effizient zu nutzen. Technische Herausforderungen sind dabei die Integration von Legacy-Systemen mit veralteten Schnittstellen und die dynamische Skalierung in der Cloud.

ERP-Systeme müssen zudem nahtlos in andere Software wie E-Commerce-Plattformen oder Banking-Software integriert werden können. Sicherheitsaspekte wie End-to-End-Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) sind essenziell, ebenso wie die Erfüllung der DORA-Anforderungen für IT-Risikomanagement und digitale Resilienz.

Die zentrale Frage lautet: Wie lassen sich standardisierte Prozesse mit der nötigen Flexibilität kombinieren, um individuelle Unternehmensanforderungen zu erfüllen? Moderne Standard-ERP-Systeme liefern darauf die Antworten, indem sie Effizienz und Anpassungsfähigkeit vereinen.

Standardisierung als Grundpfeiler der Effizienz

Moderne ERP-Systeme basieren auf jahrelang erprobten Best Practices und setzen standardisierte Prozesse ein, um Unternehmen auf Effizienz und Wachstum auszurichten. Diese standardisierten Ansätze bieten zahlreiche Vorteile, die IT-Abteilungen entlasten und gleichzeitig die betriebliche Agilität fördern. Eine schnelle Implementierung wird durch vorgefertigte Workflows und Vorlagen ermöglicht, die den Konfigurationsaufwand erheblich reduzieren, wie automatisierte Deployment-Ansätze oder Tools zur Prozessoptimierung.

Ein weiterer Vorteil ist der reduzierte Wartungsaufwand: Exact beispielsweise setzt bei seinem SaaS-Angebot (Software-as-a-Service) auf eine Public-Cloud-Infrastruktur (Azure), die Zero-Downtime-Upgrades ermöglicht. Dadurch werden Sicherheitsrisiken minimiert, und die Plattform bleibt stets verfügbar. Dies entlastet IT-Teams und gewährleistet eine robuste und zukunftssichere Infrastruktur.

Darüber hinaus ermöglicht die Architektur standardisierter ERP-Systeme eine einfache Erweiterung der IT-Landschaft, sei es durch die Integration neuer Standorte oder die Anpassung an steigende Datenvolumina. Mit geringem Aufwand lassen sich neue Einheiten in bestehende Strukturen einfügen, was IT-Abteilungen zusätzliche Flexibilität verschafft.

Vorteile aus Cloud, On-Premises und verschiedenen Anbietern ziehen

Cloud-Strategie – die Mischung macht´s

Ein Vorteil von SaaS-Lösungen in der Public Cloud ist, dass Kunden sich um Wartung, Updates oder Infrastruktur nicht kümmern müssen – im Gegensatz zu Private Cloud oder On-Premises-Lösungen. Dies spart Zeit und entlastet die internen Ressourcen.

Schließlich bietet die breite Nutzerbasis solcher Systeme erhebliche Skaleneffekte. Diese senken die Betriebskosten und fördern die schnelle Implementierung neuer Funktionen, ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand. Durch diese Kombination aus Effizienz, Sicherheit und Anpassungsfähigkeit wird Standardisierung zum entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmen, die ihre IT-Strategie zukunftssicher gestalten möchten.

Flexibilität durch Anpassungsfähigkeit

Die Sorge vieler IT-Entscheider, dass standardisierte ERP-Systeme zu unflexibel für spezifische Anforderungen sein könnten, ist unbegründet. Moderne ERP-Lösungen setzen auf anpassbare Architekturen und offene Schnittstellen, die eine individuelle Konfiguration erlauben, wie:

• Anpassbarkeit und APIs: Innerhalb der Exact Online Premium Editionen sind die Funktionen immer gleich. Über Rollen- und Berechtigungskonzepte kann jedoch sehr präzise gesteuert werden, welche von ihnen sichtbar oder nutzbar sind. Offene APIs (Application Programming Interfaces) ermöglichen die nahtlose Integration in bestehenden Software-Lösungen, wodurch die Flexibilität der IT-Infrastruktur gewahrt bleibt. IT-Administratoren können beispielsweise branchenspezifische Anwendungen einbinden, ohne die Kernprozesse des ERP-Systems zu beeinträchtigen.

• Anpassbare Workflows: Neben den Standard-Workflows bieten moderne ERP-Systeme die Möglichkeit, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen. Exact Online stellt hierfür zum Beispiels einen visuellen Builder zur Verfügung, der durch Drag-and-Drop-Funktionalitäten die einfache Erstellung von Workflows ermöglicht. Zusätzlich können Administratoren mithilfe von Code-Bausteinen spezifische Logiken hinzufügen, um komplexere Anforderungen abzubilden. Beispielsweise lassen sich Genehmigungsprozesse mit geschäftsspezifischen Regeln erstellen. Diese Regeln können von Nutzern flexibel angepasst werden, wenn sich Anforderungen oder Rahmenbedingungen ändern. Diese Kombination aus visueller Oberfläche und Programmieroptionen ermöglicht es IT-Teams, Workflows präzise an individuelle Anforderungen wie Genehmigungsprozesse oder spezifische Berichtsformate anzupassen.

• Datenfelder und Berichte: Flexfelder und anpassbare Dashboards erlauben es IT-Teams, Unternehmensdaten nach individuellen Kriterien zu strukturieren und auszuwerten. Dies ist besonders für Unternehmen mit komplexen Anforderungen im Finanz- und Berichtswesen von Vorteil.

Multi-Mandantenfähigkeit: Ein Muss in dynamischen Umgebungen

Die Multi-Mandantenfähigkeit moderner ERP-Systeme stellt sicher, dass mehrere Organisationseinheiten innerhalb einer Plattform verwaltet werden können. Diese Funktionalität ist besonders relevant für Unternehmen, die sich in einem dynamischen Marktumfeld bewegen. Die Vorteile sind:

• Transparenz und Konsistenz: Eine zentrale Datenbasis ermöglicht eine einheitliche Sicht auf alle Finanz- und Betriebsdaten. Das erleichtert die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und bietet die Möglichkeit, Berichte und Analysen für das gesamte Unternehmen oder einzelne Mandanten zu erstellen.

• Schnelle Integration neuer Einheiten: Neue Standorte oder Tochtergesellschaften lassen sich bei Fusionen oder Expansionen schnell ins System integrieren. Mandanten können problemlos hinzugefügt werden, und einheitliche Kontenrahmen, Namenskonventionen sowie Berechtigungsstrukturen fördern eine effiziente Zusammenarbeit. Nutzer können außerdem mehrere Mandanten gleichzeitig verwalten, etwa in zentralen Buchhaltungsabteilungen.

• Ressourcenschonung: Durch die zentrale Verwaltung können redundante Prozesse eliminiert und Synergien genutzt werden. IT-Abteilungen profitieren von einem geringeren Verwaltungsaufwand und können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Compliance und Sicherheit als strategische Vorteile

Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Gewährleistung der Datensicherheit sind Kernaufgaben moderner ERP-Systeme. Sie investieren in umfassende Sicherheitsmaßnahmen und Compliance-Tools, die IT-Administratoren entlasten.

• Automatisierte Compliance: Moderne ERP-Systeme integrieren regulatorische Anforderungen automatisch und aktualisieren sie kontinuierlich. So können Änderungen zentral programmiert und allen Kunden bereitgestellt werden, was den manuellen Aufwand reduziert. Während Anbieter die DSGVO-konforme Datenverarbeitung sicherstellen, bleiben Unternehmen für Maßnahmen wie Kundeneinwilligungen oder Löschaufträge verantwortlich. Diese zentrale Bereitstellung erhöht die Betriebssicherheit und entlastet IT-Abteilungen.

• Zentrale Dokumentation: Die automatische Erstellung von Berichten und Audit-Trails erleichtert die Nachverfolgbarkeit sämtlicher Unternehmensprozesse. IT-Administratoren können auf Knopfdruck revisionssichere Daten bereitstellen, was sowohl interne Kontrollen als auch externe Prüfungen erheblich vereinfacht.

• Sicherheitsstandards: Führende Technologien wie End-to-End-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitszertifizierungen (zum Beispiel ISAE 3402) gewährleisten den Schutz sensibler Daten. Darüber hinaus erlaubt die cloudbasierte Infrastruktur eine schnelle Datenwiederherstellung im Falle von Ausfällen oder Cyberangriffen. Für Administratoren bedeutet dies weniger Stress und eine höhere Verfügbarkeit kritischer Anwendungen.

Standardisierung als Innovationsmotor

Ein häufiges Missverständnis ist, dass Standardisierung Innovationen hemmt. Tatsächlich schafft sie die Grundlage dafür, indem sie IT-Teams und Fachabteilungen von Routineaufgaben entlastet. Cloud-Lösungen übernehmen viele Aufgaben der klassischen IT, während ERP-Systeme klare Strukturen für Zugangsverwaltung und Systemanpassungen bieten.

Standardisierte ERP-Systeme automatisieren Aufgaben wie Rechnungsstellung und Bestandsverwaltung, was Fachabteilungen wie der Buchhaltung zugutekommt. Exact ergänzt dies mit KI-gestützten Buchungsvorschlägen, die noch mehr Arbeit abnehmen. Eine zentrale Datenbasis ermöglicht es Unternehmen zudem, eigene Innovationen wie KI-Analysen schneller umzusetzen und sich durch moderne Technologien Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Bewährte Prozesse und Best Practices in standardisierten Systemen minimieren Fehler und erleichtern Implementierungen. So wird Standardisierung zum Katalysator für nachhaltige Innovationen.

Fazit: Zukunftssichere ERP-Systeme durch Standardisierung und Flexibilität

Standardisierung und Flexibilität sind keine Gegensätze, sondern ergänzen sich in modernen ERP-Systemen ideal. IT-Administratoren profitieren von effizienten Prozessen, einfacher Skalierbarkeit und umfassenden Anpassungsmöglichkeiten. Multi-Mandantenfähigkeit und automatisierte Compliance schaffen zusätzliche Sicherheit und Transparenz in einer dynamischen Unternehmenswelt. ERP-Systeme sind mehr als nur Verwaltungstools – sie sind strategische Werkzeuge, die Effizienz und Innovationskraft fördern. Für IT-Entscheider ist es daher essenziell, auf eine Lösung zu setzen, die sowohl Standardisierung als auch Flexibilität bietet. Denn nur so lassen sich die Herausforderungen der digitalen Transformation meistern.

(ID:50308123)