ERP-Systeme aus der Cloud (Teil 2) Mach AG bringt die öffentliche Hand in die Cloud

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Transparenz im Finanzhaushalt, Digitalisierung von Papier-Akten, moderne Personalprozesse – die Mach AG unterstützt seit 1985 öffentliche Verwaltungen bei Digitalisierungsvorhaben. Das Unternehmen wird seine Lösung demnächst auch aus der Cloud anbieten – wie genau, erläutert der Vorstandsvorsitzende Matthias Kohlhardt gegenüber CloudComputing-Insider.

CloudComputing-Insider: Mach ist seit über 30 Jahren mit seiner ERP-Software am Markt, Öffentliche Einrichtungen haben 2022 gemeinsam mit der Mach AG auf Bundes- und Landesebene ihre Rechnungs- und Beschaffungsprozesse digitalisiert. Können Sie uns davon einen kleinen Eindruck geben?

Matthias Kohlhardt: Bei der Digitalisierung der Kernprozesse setzen Verwaltungen nach der elektronischen Rechnungsbearbeitung den elektronischen Beschaffungsprozess um und verknüpfen damit digitale Rechnung und Beschaffung sinnvoll miteinander. Der Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen ist ein gutes Beispiel dafür, wie eine öffentliche Einrichtung die Digitalisierung mit Hilfe von Mach-Lösungen offensiv angeht. Der Landesbetrieb bildet von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung seinen gesamten Beschaffungs- und Rechnungsprozess in Mach ab. Aktuell sind rund 500 Nutzer aus 16 Forstämtern und der Zentrale in unser ERP-System eingebunden. Nachdem wir auf Bundesebene in über 20 Behörden die E-Rechnung eingeführt haben, beginnen die Einrichtungen nun nach und nach mit der Digitalisierung ihres Beschaffungsprozesses. Ein Vorreiter bei der Etablierung von digitalen, medienbruchfreien und teilautomatisierten Workflows in der Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitung ist das Statistische Bundesamt. In der täglichen Praxis tragen die Anstrengungen der letzten Jahre heute Früchte: Arbeitserleichterung für alle und Nachhaltigkeit auf allen Ebenen.

2022 hat die Mach AG nach eigenen Angaben „große ERP-Einführungs- und Modernisierungsprojekte“ abgeschlossen. Welche waren das?

Kohlhardt: Der Projektabschluss im Saarland zählt zu den Höhepunkten des letzten Jahres: Neun Landesbetriebe und die Landeshauptkasse haben erfolgreich auf die webbasierte Software-Version von Mach umgestellt. Unsere ERP-Software ist seit über 15 Jahren im Saarland im Einsatz – heute arbeiten dort rund 1.000 Mitarbeiter mit unserer Finanzlösung. Da Projekte dieser Größenordnung komplex sind und vielfältige Herausforderungen mit sich bringen, freut es mich besonders, dass wir die Umstellung sehr effizient und mit großer Zufriedenheit der saarländischen Landesbetriebe abschließen konnten. Ein weiteres Highlight war der erfolgreiche Abschluss des ERP-Einführungsprojektes im Verbund mit insgesamt sieben Thüringer Hochschulen. Zwei Universitäten und fünf Hochschulen haben den Mach-Hochschulverbundstandard eingeführt und damit das Altsystem in ihren Verwaltungsprozessen abgelöst.

Wodurch unterscheiden sich Ihre typischen Kunden von denen aus dem Mittelstand – welche besonderen Herausforderungen gilt es im öffentlichen Sektor zu beachten?

Kohlhardt: Die größten Unterschiede zwischen dem Mittelstand und dem öffentlichen Sektor in Deutschland bestehen bei der Beschaffung von IT-Lösungen. Öffentliche Einrichtungen unterliegen in Deutschland besonderen rechtlichen Vorgaben und Regulierungen, die bei der Beschaffung von IT-Lösungen zu berücksichtigen sind. Diese Regelungen umfassen unter anderem die Vergaberecht- und Datenschutzgesetze. Im Mittelstand sind diese Vorgaben nicht im gleichen Maße vorhanden. So etwa bei den Vergabeverfahren: Die öffentliche Verwaltung muss ihre Beschaffungen über ein gesetzlich reguliertes Vergabeverfahren abwickeln, das transparenter und nachvollziehbarer ist als im Mittelstand. Dies führt zu längeren Prozessen und höheren Kosten, aber auch zu einer höheren Sicherheit bei der Vergabe. Das betrifft auch die Datensicherheit: Die öffentliche Verwaltung muss strenge Anforderungen an Datenschutz sowie IT-Sicherheit erfüllen, die zunehmend durch zentrale Vorgaben auf europäischer sowie nationaler Ebene festgeschrieben werden und eher mit regulierten Branchen als mit dem Mittelstand vergleichbar sind. Dies kann den Aufwand für die Implementierung einer IT-Lösung erhöhen. Aufgrund dieser Regulierung sind Themen wie Software-as-a-Service (SaaS) und die Nutzung von Cloud-Diensten nur in sehr engem Rahmen möglich.
Insgesamt sind Betriebsprozesse im öffentlichen Bereich deutlich strenger als im Mittelstand durch Gesetze und Verordnungen reguliert. Dies hat entscheidende Auswirkungen auf Funktionalitäten und Prozessmodellierungen. Für unsere ERP-Software ergibt sich aus den Vorgaben die Notwendigkeit, kameralistische und doppische Buchungsprozesse umzusetzen – im Mittelstand wird vor allem Doppik gefordert. Zudem sind Investitionszyklen im öffentlichen Sektor langfristiger. Daher müssen öffentliche Einrichtungen häufig mehrjährige Planungen für ihre IT-Lösungen treffen, um sicherzustellen, dass diese auch für zukünftige Anforderungen geeignet sind. Im Gegensatz dazu haben viele mittelständische Unternehmen größere Freiheiten bei der Wahl von IT-Lösungen und können schneller und agiler auf Veränderungen reagieren.

Mit der Einführung der E-Beschaffung im Bund und dem Betrieb aus der Cloud stehen in den nächsten Jahren große Themen an. Welche Rolle gedenkt Mach dabei zu spielen?

Kohlhardt: Als etablierter Partner bei der Dienstekonsolidierung im Bund werden wir nach der E-Rechnung mit der E-Beschaffung den nächsten Schritt gehen und ein Bundestemplate mit Beschaffungs- und Logistikfunktionalitäten entwickeln. Damit wird den Bundesbehörden ein standardisiertes und vorkonfiguriertes System dezentraler Beschaffungsprozesse zur Verfügung gestellt, das u. a. die folgenden Funktionen beinhaltet: interne Bedarfsmeldung, Abruf aus behördeninternen Kontrakten und Katalogen, Abruf aus dem Kaufhaus des Bundes via Schnittstelle, dezentrale Vergabeprozesse, Bestellabwicklung, Wareneingang, bestellbezogene Rechnungsprüfung sowie Funktionen der dezentralen Lagerwirtschaft und Bestandsführung inklusive Disposition, Warenbewegung, Ein- und Auslagerung und Inventur. All diese logistischen Funktionen sind mit der Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung und der kameralistischen Haushaltsfortschreibung in Mach integriert. Ein Ziel der Dienstekonsolidierung ist eine Bereitstellung des Bundestemplates als Dienst auf der zentralen Betriebsplattform Bund (BPB, ehemals Bundescloud). Die Behörden sollen in die Lage versetzt werden, Software für standardisierte Behördengeschäftsprozesse in einem Katalog auszuwählen und zu bestellen. Die daraufhin ausgelöste Bereitstellung erfolgt vollständig automatisiert auf Basis standardisierter Bereitstellungs- und Rolloutprozesse wesentlich schneller als bisher. Um das zu erreichen, werden wir eng mit den entsprechenden Stellen zusammenarbeiten, um beide Seiten – die Betriebsplattform und die Anwendungen mit einem festgelegten Standardfunktionsumfang – aufeinander abzustimmen. Von den entstehenden Software-Erweiterungen des Bundestemplates werden am Ende alle unsere Kunden profitieren. Für Kunden anderer Segmente der öffentlichen Verwaltung, wie z. B. nachgelagerte Bundesbehörden oder kleine Institute, die nicht in den Fokus der Dienstekonsolidierung fallen, befinden wir uns gerade in Gesprächen mit ÖV-spezialisierten sowie allgemein verfügbaren Rechenzentren, um so ein Gesamtpaket aus einer Hand vorzubereiten.

Hier würde sich SaaS als Bezugsmodel anbieten – aber geht das in Ihrem Falle überhaupt? Sie sprachen von einem „engen Rahmen“ für die Nutzung von SaaS...

Kohlhardt: Da die öffentliche Hand einer stärkeren Regulierung unterliegt, ist klassisches SaaS – also Software-Bezug on-Demand aus einer Public Cloud – nur in engen Grenzen möglich. Daher fragen unsere Kunden bisher nur zu Teilen Lösungsangebote als SaaS an. Wir beobachten aber z. B. im Zuge des Fachkräftemangels eine steigende Nachfrage nach solchen Angeboten, die entsprechende Anforderungen der öffentlichen Kunden erfüllen. Wir bieten mit ausgewählten und entsprechend zertifizierten Partner-Rechenzentren ein SaaS-ähnliches Ver- beziehungsweise Betriebsmodell an. Je nach Kundenanforderungen wird dieses Betriebsmodell auch durch kundeneigene oder vorgeschriebene Verbundrechenzentren bereitgestellt. Hier reden wir dann eher von SaaS aus einer Private Cloud.

Eigene Rechenzentren betreiben Sie nicht. Wo wird Ihre Software also üblicherweise gehostet?

Kohlhardt: Derzeit wird unsere Software in der Regel in den Betriebsstätten beziehungsweise in deren Rechenzentren betrieben. Unsere Produktstrategie sieht vor, mehrere Hosting-Möglichkeiten zu unterstützen, die den Anforderungen unserer Kunden gerecht werden. Die Nutzung von Private-Cloud-Angeboten befindet sich im öffentlichen Bereich im Aufwind. Wir unterstützen verschiedene Private-Cloud-Angebote, die spezialisierte IT-Dienstleister auf Bundes-, Landes- und Regionalebene sowie im kirchlichen oder universitären Verwaltungsumfeld jeweils in ihren lokalen Infrastrukturen und Verbundrechenzentren in Deutschland bereitstellen. Public-Cloud-Lösungen werden im Kontext von Fachverfahrensanwendungen, wie dem Mach-Finanzmanagement, aufgrund der starken regulatorischen Anforderungen kaum angefragt. Im Zuge der Dienstekonsolidierung im Bund sowie übergeordneter EU-Bestrebungen nach Digitaler Souveränität entstehen derzeit Kollaborationen staatseigener Infrastrukturen. Klassische Public-Cloud-Ansätze lassen sich vor diesem Hintergrund nur schwer umsetzen. Wir begleiten unsere Kunden dabei, ein für Ihre Einrichtung passendes Modell für den Betrieb der Mach ERP-Software auszuwählen und unterstützen die öffentlichen Private Cloud-Initiativen dabei, mit unseren Lösungen SaaS-Angebote zu schaffen.

Sollen letztlich auch hybride Modelle Unterstützung finden, bei denen Ressourcen aus der Public Cloud mit genutzt werden?

Kohlhardt: Technisch gesehen ist es möglich, Teile der Mach-Lösungen in Hybrid-Szenarien zu betreiben. Eine Anbindung an externe Fachverfahren oder Cloud-Dienste ist umsetzbar. Beides wird aktuell durch unseren Kundenstamm noch nicht stark nachgefragt, kann aber beispielsweise im Kontext von Projekten realisiert werden. Ein Praxisbeispiel stellt die Anbindung an das Peppol-Netzwerk für den Versand von XRechnungen dar.

Es gibt bei der Nutzung von Public Clouds klare Vorgaben durch die öffentliche Hand?

Kohlhardt: Das BMI hat im März 2022 die „Vertragsbedingungen für die Beschaffung von Cloudleistungen“ (EVB-IT Cloud) veröffentlicht. Sie regeln die beidseitigen Rechte und Pflichten beim Bezug von Leistungen nach den Modellen SaaS, PaaS, IaaS, MCS sowie sonstiger in dem Zusammenhang stehender Leistungen in dem bekannten Vertragskonstrukt für die öffentliche Verwaltung. Unter den Vorgaben befinden sich insbesondere Anforderungen an die IT-Sicherheit und den Datenschutz. Für erstere muss über ein Testat mindestens die Konformität zu den Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue (BSI C5) Basiskriterien sowie ein ISMS nach ISO 27001 nachgewiesen werden. Inwieweit das Vertragsmuster praxistauglich ist und akzeptiert wird, ist noch abzuwarten. Parallel dazu erarbeitet der IT-Planungsrat eine „Strategie zur Stärkung der Digitalen Souveränität für die IT der Öffentlichen Verwaltung“ und veröffentlichte zum Jahresende 2022 sowohl ein „Rahmenwerk der Zielarchitektur“ als auch einen ersten Entwurf der „Anforderungen an Technologieanbieter und -lösungen zur Stärkung der Digitalen Souveränität“. Branchenvertreter und Anbieter kommentieren den Entwurf aktuell. Zur Jahresmitte erwarten wir von Bund und Ländern einen Beschluss. Die bisherigen Bekanntmachungen werfen noch viele Fragen auf Beschaffungs- und Anbieterseite auf. Viele Punkte sind noch unbeantwortet. Nach unserem Eindruck führt diese Unklarheit größtenteils zu einer zögerlichen Haltung. Zudem bilden sich konkurrierende Konsortien und fragmentierende Standards, die eine Investitionssicherheit beiderseits erschweren.

Welche neuen Trends machen Sie aus, die Ihr ERP in den kommenden ein, zwei Jahren schwer tangieren werden?

Kohlhardt: Angesichts des Fachkräftemangels nehmen wir verschiedene Trends wahr, die in unsere Software-Entwicklung einfließen. Einen Trend haben wir bereits vor einigen Jahren aufgegriffen: Unter unseren Kunden gibt es viele Flächenorganisationen mit zahlreichen heterogenen Beschäftigtengruppen – daher gibt es neben den Fachanwender immer mehr sogenannte Gelegenheitsnutzer. Stellen Sie sich z. B. einen Professor an einer Universität vor, der Budgetverantwortung hat und mit unserer ERP-Software arbeiten soll. Wer selten mit dem großen ERP-Funktionsumfang und den dort abgebildeten teils komplexen Prozessen in Berührung kommt, ist schnell überfordert. Deshalb sind kompakte Selfservices als eine Art „App“ die perfekte Ergänzung zu unserem umfangreichen ERP-System. Die barrierefreie Oberfläche dieser Anwendungen ist übersichtlich, selbsterklärend und ermöglicht eine unkomplizierte Bedienung. So kann z. B. eine Beschaffung oder eine Rechnungsprüfung in wenigen Schritten ausgeführt werden. Das Ganze funktioniert auch einfach von unterwegs. Alle Sicherheitsanforderungen werden dank der Mehrschichtarchitektur voll erfüllt. Es freut mich außerdem, zu sehen, dass die Automatisierung von Prozessen immer häufiger ein Thema für unsere Kunden ist. Ich denke, das ist genau der richtige Weg, um sich von redundanten Routineaufgaben zu befreien und schließlich wieder mehr Zeit für beratungsintensive und komplexere Aufgaben zu haben. So setzten einige Mach-Kunden im letzten Jahr die Automatisierung ihrer Prozesse fort, darunter u. a. die Bundespolizei, die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf und die Fachhochschule Aachen. Durch den Einsatz unserer Lösung „Mach live! smartDecision“ automatisieren öffentliche Einrichtungen manuelle, redundante Arbeiten innerhalb ihrer Beschaffungs- oder Rechnungsworkflows und reduzieren so den Bearbeitungsaufwand. Dabei können Entscheidungen lückenlos nachvollzogen werden, sodass alle Anforderungen an eine revisionssichere Lösung vollständig erfüllt werden. Für die Automatisierung innerhalb unseres Portfolios begleiten wir unsere Kunden bei der Abbildung und Optimierung von Fachverfahren durch den Einsatz einer integrierten Process Engine.

Künstliche Intelligenz und seine Spielarten ist kein Thema für Sie beziehungsweise den Bund?

Kohlhardt: Für den Einsatz von KI/Maschinellem Lernen und RPA verzeichnen wir aktuell nur vereinzelt Kundennachfragen bezüglich der Verarbeitung digitalisierter Schriftstücke wie etwa Rechnungen oder automatisierter Vorschläge für die Befüllung von Formularfeldern.

Software entwickelt sich permanent weiter. Welche Neuerungen können Ihre Anwender schon 2023 erwarten?

Kohlhardt: Nutzerzentrierung und Barrierefreiheit sind große Themen im öffentlichen Bereich. Beide Aspekte stehen bei der Entwicklung neuer Software schon länger im Fokus. Mit „Mach meinERP“ haben wir im Herbst 2022 einen großen Sprung bei der Umsetzung von Barrierefreiheit und Nutzerzentrierung gemacht. Daran knüpfen wir in diesem Jahr an. Damit ermöglichen wir auch Menschen mit Behinderungen oder körperlichen Einschränkungen einen Zugang in eine einfache und leistungsstarke ERP-Welt. Eine sinnvolle Investition in die Zukunft, denn wussten Sie, dass 96 Prozent der Beeinträchtigungen durch Krankheiten, Unfälle und durch das Alter hervorgerufen werden? Oder, dass 2019 knapp 5 Millionen Menschen im erwerbsfähigen Alter mit einer Behinderung lebten, aber nur 57 Prozent tatsächlich in den Arbeitsmarkt integriert wurden? Wir denken darüber hinaus an das Potenzial von Benutzergruppen, deren Muttersprache nicht deutsch ist. Sie benötigen ebenfalls einfache Software. Zudem gilt es, bestehende Arbeitskräfte für digitale Arbeit zu motivieren, ihnen die Bedienung von ERP-Software zu erleichtern und so die Produktivität zu erhöhen. Hier kann barrierefreie Software einen wertvollen Beitrag leisten. Sie erhält allgemein gesund und ist aufgrund der einfachen Bedienbarkeit gut für alle. Zudem werden wir unser ERP-System um neue Ausführungs- und Betriebsplattformen erweitern, die Installation und den Betrieb durch Automatisierung vereinfachen, speziell für den Betrieb in einer Private Cloud Umgebung. Wir werden außerdem bestehende APIs erweitern, um die Integrationsfähigkeit unserer Systeme zu erhöhen. Ansonsten setzen wir vor allem darauf, bei vielen Kunden Potenziale durch bereits heute verfügbare Funktionalitäten zu heben. Ich denke dabei beispielsweise an die regelbasierte Automatisierung mit „Mach live! smartDecision“ oder auch die medienbruchfreie Einbindung von Gelegenheitsnutzern und mobilen Arbeitswelten mit unseren Selfservices.

Welche übergeordnete Vision verfolgen Sie mit Mach generell, wo wollen Sie hin?

Kohlhardt: Wir verstehen es als unsere Mission, die öffentliche Verwaltung bei der Digitalisierung maßgeblich zu unterstützen und ihr zu helfen, die Herausforderungen der kommenden Jahre mit passenden Lösungen zu meistern – ich sehe hier insbesondere den demografischen Wandel und den daraus resultierenden Fachkräftemangel. Wir streben an, dass unsere spezialisierten Finanzlösungen für die Sekundärprozesse im öffentlichen Sektor Routineaufgaben so weit wie möglich automatisieren. Dabei wollen wir Fachkräfte durch intelligente Assistenzsysteme und Lösungen mit ausgeprägter Benutzerzentrierung unterstützen. Neben den Verwaltungsfachkräften schätzen auch die Fachbereichsmitarbeiter unserer Kunden den auf sie zugeschnittenen Zugang zur Software. Die effiziente, ressourcenschonende und zuverlässige Umsetzung der Aufgaben sorgt für schnelle Bearbeitungszeiten, eine hohe Lösungsqualität und macht Spaß. Die Anwendungen werden automatisiert in entsprechenden Cloud-Umgebungen bereitgestellt beziehungsweise können on-premises im eigenen Rechenzentrum genutzt werden. In die bestehenden Systeme lassen sich weitere Anwendungen auf Basis standardisierter Schnittstellen einfach und effizient integrieren.

Herr Kohlhardt, wir danken für das Gespräch!

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