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Neuland Medienagentur setzt auf Scopevisio Kreativ in der Cloud

| Autor: Florian Karlstetter

Regional verwurzelt und dennoch in der Cloud: Für die NEULAND. Medienagentur aus dem Bergischen Land ist das kein Widerspruch. Die kreativen Köpfe der Agentur managen ihre kaufmännischen Abläufe komplett in Scopevisio.

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Die Neuland Medienagentur setzt auf Scopevisio. Die SaaS-Lösung unterstützt bei der vollständigen Organisation der kaufmännischen Prozesse in der Werbeagentur.
Die Neuland Medienagentur setzt auf Scopevisio. Die SaaS-Lösung unterstützt bei der vollständigen Organisation der kaufmännischen Prozesse in der Werbeagentur.
( © PureSolution - Fotolia.com)

Wer an das Bergische Land denkt, hat Wiesen, Wälder und Hügel vor Augen. Doch neben Landwirtschaft, Handwerk und Tourismus gibt es im Oberbergischen auch richtig gutes Design. Mitten im beschaulichen Lindlar haben Marcel Hoenerbach und Marius Lubetzki vor knapp einem Jahr die NEULAND. Medienagentur gegründet. Gemeinsam mit vier festen Freien bietet die Full Service Werbeagentur von der Logogestaltung über den Internetauftritt bis hin zum Imagefilm die ganze Palette aus dem Bereich Kommunikation und Marketing an.

Agentur in der Cloud

Marcel Hoenerbach, Geschäftsführer der Neuland. Medienagentur
Marcel Hoenerbach, Geschäftsführer der Neuland. Medienagentur
(Bild: NEULAND.Medienagentur)

Dabei legt die Werbeagentur besonderen Wert auf die Nähe zu ihren regionalen Kunden, zu denen der örtliche Campingplatz ebenso zählt wie das mittelständische Fertigungsunternehmen. „Persönliche Zusammenarbeit, Zuverlässigkeit und Termintreue sind für uns enorm wichtige Werte,“ erklärt Marcel Hoenerbach der bei NEULAND. für die Konzeption, den Online-Bereich und die Kundenberatung zuständig ist. Gerade auf dem Land zählt der persönliche Kontakt, das Menschliche. Gleichwohl muss dafür auch das organisatorische Rückgrat stabil sein: Deshalb sollte von Anfang an eine Agentursoftware zum Einsatz kommen. Bei der Auswahl hat NEULAND. zunächst auf Einzellösungen gesetzt: hier eine Anwendung für die Zeiterfassung, dort eine für Rechnungen und für CRM auch noch ein separates System. „Einzeln betrachtet waren diese Tools super“, so Hoenerbach, doch das Zusammenspiel hat nicht so recht funktioniert. „Wir mussten Daten doppelt erfassen, außerdem fehlte uns eine Projekt- und Aufgabenverwaltung.“

Integrierte Lösung

Für Hoenerbach war klar: Eine Komplettlösung musste her – und zwar eine webbasierte. „Wir haben zwar einen Datenserver für unsere Projektdaten, aber grundsätzlich möchten wir so wenig IT wie möglich hier stehen haben.“ Dabei spielt sicherlich auch eine Rolle, dass Hoenerbach und Lubetzki bereits vor Gründung der Agentur ausschließlich mit Online-Software gearbeitet und die Orts-und Zeitunabhängigkeit dabei schätzen gelernt haben. Eine umfassende Lösung in der Cloud? „ Damit scheidet schon mal viel aus“, sagt Hoenerbach mit einem Schmunzeln. „Tatsächlich gibt es da nicht so viele. Zwar war noch eine spezielle Agentur- und Projektmanagement-Software im Rennen, doch fehlte dort die Eingangsrechnungserfassung.“ Deshalb fiel die Entscheidung für Scopevisio. „An Scopevisio gefällt uns die Skalierbarkeit des Systems. Wir stehen ja erst am Anfang und hoffen natürlich, dass wir noch wachsen. Bei Scopevisio können wir dann das System nach Bedarf erweitern.“

Schnelle Implementierung

Da sich die Geschäftsführer als technikaffin bezeichnen und die Testphase ausgiebig nutzen, um sich mit Scopevisio vertraut zu machen, ging die Einführung sehr schnell von statten. Hilfreich waren dabei auch Online-Demos, die Scopevisio kostenlos anbietet. Seit Anfang 2015 ist die Software im Einsatz. Sie wird sowohl auf dem Mac als auch auf dem PC genutzt.

Optimiertes Kundenmanagement

Intensiv nutzt NEULAND. die Anwendungen CRM, PROJEKTE und ABRECHNUNG. „Für uns ist insbesondere die Kommentarfunktion im CRM interessant. So können wir immer nachvollziehen, wer was mit einem Interessenten oder Kunden besprochen hat. Auch nutzen wir die diversen Filtermöglichkeiten für unterschiedlichste Zwecke.

Projektverwaltung und Zeiterfassung

Ihre gesamten Projekte bildet die Agentur in der Aufgaben- und Projektverwaltung ab. Hier werden neue Projekte angelegt und spezifiziert sowie zugehörige Aufgaben mit Verantwortlichkeiten vergeben. So hat das gesamte Team mit Hilfe der Projektübersichten und Aufgabenlisten immer alles im Blick.

Da bei NEULAND. viele Projekte und Aufgaben nach Zeitaufwand abgerechnet werden, ist außerdem die Zeiterfassung ein sehr wichtiges Tool, denn sie bildet die Basis für die spätere Abrechnung. Bislang haben die festen Freien noch keinen Zugriff auf das System, um ihre Zeiten selbst einzutragen, mittelfristig ist dies jedoch geplant. Die Rechnungen werden auf der Grundlage der erfassten Zeiten in der Software erstellt und aus der System heraus verschickt. Das angepasste Beleglayout sorgt dafür, dass die Rechnungen im eigenen Corporate Design ausgegeben werden.

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Über NEULAND. Medienagentur

Die NEULAND. Medienagentur (Hoenerbach/Lubetzki GbR) ist eine inhabergeführte Full-Service Werbeagentur mit Sitz in Lindlar. Schwerpunkte sind die kreative Gestaltung und technische Umsetzung von Webprojekten, angefangen bei der Website bis hin zum Online-Shop. Darüber hinaus zählen aber auch die Logo-Entwicklung, die Gestaltung von Broschüren und die Produktion von Imagefilmen zum Leistungsportfolio.

NEULAND. wurde 2014 von Marcel Hoenerbach und Marius Lubetzki gegründet. Um ihren Kunden als Full-Service-Agentur ein optimales Leistungsspektrum anzubieten, arbeitet NEULAND. mit vier festen freien Mitarbeitern aus den Bereichen Fotografie und Film, Konzept und Text und Entwicklung und Webdesign zusammen. Die Agentur legt großen Wert auf schlanke Prozesse, absolute Termintreue und die persönliche Kommunikation mit dem Kunden. Zu diesen zählen vorwiegend regionale Dienstleister und mittelständische Fertigungsunternehmen.

Auch die Anwendung FINANZEN ist im Einsatz, die Buchhaltung erledigt allerdings der Steuerberater, der ebenfalls Zugriff auf die Software hat. NEULAND. kümmert sich nur um die Erfassung bzw. das Einscannen der Eingangsrechnungen. Die Verbuchung übernimmt der Steuerberater, der auch den Monats- und Jahresabschluss erstellt. So ergibt sich eine unbürokratische Arbeitsteilung auf einer gemeinsamen Plattform. Auswertungen und Berichte kann Hoenerbach direkt in der Software abrufen, ohne dass er den Steuerberater überhaupt kontaktieren muss.

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Über Scopevisio

Die Scopevisio AG ist Hersteller und Anbieter einer hochfunktionalen und integrierten Cloud-Unternehmenssoftware. Gegründet im Jahr 2007 durch die HW Partners AG in Bonn, beschäftigt das Unternehmen heute 60 Mitarbeiter.

Scopevisio ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse mit Hilfe von Cloud-Software zu optimieren. Die vollständig integrierten Anwendungen für Marketing, Vertrieb, Projekte, Abrechnung, Buchhaltung und Dokumentenmanagement sind dabei Präzisionswerkzeuge für die Unterstützung der betrieblichen Abläufe. Das Ergebnis sind durchgängige Geschäftsprozesse und ein unternehmensweites Informationsmanagement.

Die Scopevisio AG betreibt ihre Anwendungssoftware ausschließlich in der Cloud und nur in zertifizierten Hochsicherheits-Rechenzentren in Deutschland. Das Unternehmen gilt als einer der Pioniere und Innovationsführer im Enterprise Cloud Computing. 2013 erhielt Scopevisio sowohl den Innovationspreis als auch den KMU-Sonderpreis beim Wettbewerb zum ERP-System des Jahres.

Eine runde Sache

Das Fazit von Marcel Hoenerbach fällt deshalb positiv aus: „Aus meiner Sicht ist Scopevisio eine gute Software für Agenturen. Gerade weil es sich um ein integriertes System handelt, entfallen Doppeleingaben. Dadurch wiederum werden Fehler vermieden. Ich habe so einfach mehr Sicherheit, dass alles korrekt abgebildet ist.“

CloudComputing-Insider Award 2015: Leserumfrage mit sieben Kategorien und Verlosung von drei iPhone 6 (nur bis 31.8.2015).
CloudComputing-Insider Award 2015: Leserumfrage mit sieben Kategorien und Verlosung von drei iPhone 6 (nur bis 31.8.2015).
(Bild: VIT)

Scopevisio für CloudComputing-Insider Award 2015 nominiert

Scopevisio steht für den CloudComputing-Insider Award in der Kategorie „Software as a Service“ zur Wahl. Unter allen Teilnehmern an unserer großen Leserwahl gibt es drei iPhone 6 zu gewinnen!

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Über den Autor

 Florian Karlstetter

Florian Karlstetter

Chefredakteur, CloudComputing-Insider