TCO-Analyse: CRM aus der Cloud oder On Premise günstiger?

Kosten von CRM-Systemen aufdecken

| Autor / Redakteur: Kai Schwarz / Florian Karlstetter

ec4u vergleicht in einer Total Cost of Ownership–Analyse, kurz TCO, CRM-Systeme aus der Cloud und On Premise-Lösungen.
ec4u vergleicht in einer Total Cost of Ownership–Analyse, kurz TCO, CRM-Systeme aus der Cloud und On Premise-Lösungen. (Bild: ec4u)

Um die Wirtschaftlichkeit einer CRM-Lösung ermitteln zu können, müssen Unternehmen diverse Faktoren berücksichtigen. Das CRM-Beratungshaus ec4u Expert Consulting hilft unter anderem mit Templates und Checklisten bei dieser Herausforderung.

Das auf CRM, Business Intelligence und Integration spezialisierte Consulting-Unternehmen ec4u Expert Consulting möchte mit einer TCO-Analyse die Frage klären, ob ein Cloud-basiertes CRM-System kostengünstiger ist als eine intern implementierte On Premise-Lösung. Dabei kommen umfangreiche Templates und Checklisten zum Einsatz, die auf Basis der Erfahrungen aus einer Vielzahl von CRM-Projekten entwickelt wurden. Laut ec4u können alle Kostenfaktoren vollständig berücksichtigt werden, damit Unternehmen eine solide Entscheidungsgrundlage erhalten.

Lizenz- und Anschaffungskosten

Als eines der großen Probleme bei einer TCO-Analyse für ein CRM-System sieht ec4u, dass bei der Kostenanalyse nicht alle individuellen Gegebenheiten berücksichtigt werden. Häufig werden nur die monatlichen Lizenzgebühren einer Cloud-Lösung mit den Anschaffungskosten für Server und Software einer On Premise-Lösung verglichen. Das reicht aber nicht aus. Das CRM-Beratungsunternehmen geht viel mehr davon aus, dass für eine Zeit von mindestens fünf Jahren unter anderem auch zwischen den initialen und den laufenden Kosten unterschieden werden muss.

Laufende Kosten

Ein weiterer laut ec4u oft vernachlässigter Faktor sind die laufenden und versteckten Kosten eines CRM-Systems, die bei einer TCO-Analyse eine große Herausforderung darstellen. Als Beispiele für solche Kosten nennt der CRM-Spezialist mit über 170 Mitarbeitern unter anderem interne Administratoren für die Betreuung oder der Aufwand für die Dokumentation des CRM-Systems. Ebenso müssen die Kosten für mögliche Systemausfälle und für die kontinuierliche Pflege der Datenqualität sowie der Nutzerstammdaten in die Berechnungen einfließen, damit eine vollständige Kostentransparenz geschaffen werden kann.

TCO-Analyse zahlt sich aus

„Oftmals ergeben sich hierbei große Überraschungen, wenn das Ergebnis signifikant von den individuellen Erwartungen abweicht. Beispielsweise kann bei komplexen Funktionalitätsanforderungen ein Cloud-System durch seine einfache Anpassbarkeit in der TCO-Bewertung günstiger abschneiden als eine On Premise-Lösung, obwohl die Lizenzkosten auf den ersten Blick wirtschaftlich gegen das Cloud-System sprechen“, sagt Sabine Kirchem, Senior Manager Corporate Communication bei ec4u. Weitrere Informationen gibt es bei ec4u Expert Consulting im Internet.

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