Dokumentenmanagement im Vergleich

Klassisches DMS versus SharePoint – welche Unterschiede gibt es?

| Autor / Redakteur: Ulrich Gerke / Susanne Ehneß

(Bild: Zöller & Partner)

Der Markt für Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) hat sich hierzulande noch nicht konsolidiert. Daher überrascht es nicht, dass viele technische und funktionale Unterschiede zwischen den einzelnen Produkten erkennbar sind. Ein genauer Blick unter die „DMS-Motorhaube“ ist also bei der Auswahl einer entsprechenden Lösung anzuraten.

Mit der ersten Version von Microsoft SharePoint vor rund 15 Jahren (Projektname damals: Tahoe) wurde der Dokumentenmanagement-Branche und insbesondere den eher kleinen Herstellern das nahe Ende vorhergesagt. Aber entgegen aller Prophezeiungen gibt es heute so viele Dokumenten-Management-System (DMS)-Anbieter am deutschen Markt wie nie zuvor.

Der DMS-Markt in Deutschland hat sich bis jetzt, entgegen der Vorhersagen mancher Experten, nicht konsolidiert. Dieses belegt beispielsweise die durch das Beratungshaus Zöller & Partner GmbH erstellte DMS-Marktübersicht 2013.

Blick unter die Motorhaube

Schon bei der groben Betrachtung der Funktionalitäten der Produkte wird klar, dass überraschend viele Unterschiede zu erkennen sind. Der Blick ins Detail offenbart typischerweise noch mehr technische und funktionale Produktdifferenzen, welche für die Anwender häufig höhere Bedeutung haben als vorher vermutet.

DMS-Funktionen, die im Produkt A noch programmiert werden müssen, sind im Produkt B schon im Standard enthalten. Oder fehlende Funktionen werden über Drittanbieter-Lösungen ersetzt, was langfristig immer einen höheren Lizenz-, Betriebs- und Testaufwand mit sich bringt.

Ein genauer Blick „unter die DMS-Motorhaube“ ist also bei der Auswahl einer DMS-Lösung unbedingt zu empfehlen. Dies gilt auch im Hinblick auf den Microsoft SharePoint Server als DMS-Lösung.

Da wir hier von DMS-Lösungen mit archivarischen Verwaltungsanforderungen sprechen und in Umsetzungsprojekten Dokumente und Akten gegebenenfalls über mehrere Jahrzehnte hinweg aufbewahrt werden müssen (zum Beispiel Unterlagen in Bau- und Kulturämtern), spielen nicht nur funktionale Aspekte beim Produktvergleich eine Rolle, sondern vielmehr auch die produktstrategischen Faktoren.

Hier hatte Jeff Teper (Corporate Vice President, Office Servers & Services Program Management, Applications & Services) durch Äußerungen auf der SharePoint Conference 2014 zur Zukunft von SharePoint On Premise für Verwirrung gesorgt. Einige Analysten sahen ein mittelfristiges Ende des uns bekannten SharePoint-Produkts hin zu einer Cloud-Lösung bis 2018 bevorstehen, was aber durch Microsoft so nie dargestellt und bestätigt wurde.

Kann eine SharePoint-Lösung im Vergleich zu den klassischen DMS-Lösungen langfristig bestehen? Lesen Sie weiter!

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