Dokumentenmanagement im Vergleich

Klassisches DMS versus SharePoint – welche Unterschiede gibt es?

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Postkorb und Workflow

(Bild: Zöller & Partner)

Wie schon angedeutet, sind offensichtlich doch nicht alle Systeme gleich, und dies gilt auch für die häufig in DMS-Lösungen integrierten Postkorb- und Workflow-Module und deren Funktionsumfang.

Dieses ist wichtig zu wissen, wenn es um die Einführung einer ganzheitlichen DMS-Lösung in einer Verwaltung oder Behörde geht. Erfahrungsgemäß sind Postkorb-/Workflow-Projekte weniger gut als erste Einführungsprojekte einer neuen, verwaltungsweiten DMS-Lösung geeignet, stellen aber aus strategischer Verwaltungssicht diejenigen Projekte mit dem höheren Nutzenpotential (im Vergleich zu reinen Archivprojekten) dar.

Warum sind bei der Einführung einer neuen DMS-Lösung diese Projekte nicht unbedingt als Pilotprojekte geeignet? Das zeigt in der Regel die Praxis selbst: Postkorb-/Workflow-Projekte sind typischerweise um den Faktor 2 bis 5 teurer als klassische Archivprojekte, also Projekte mit späten Erfassungsszenarien. Wesentliche Kostentreiber derartiger Projekte sind:

  • höhere Analyse- und Implementierungsaufwendungen,
  • höhere interne Aufwendungen zur Umstellung der Ablauforganisation,
  • höhere Trainings- und Supportaufwendungen für Endbenutzer.

Ist eine DMS-Lösung allerdings bereits länger in einer Verwaltung erfolgreich etabliert, so ist der Wechsel von einer klassischen elektronischen Archiv- beziehungsweise Aktenablage zu einer frühen Dokumentenerfassung mit Postkorb-/Workflow-Lösung durchaus sinnvoll und sehr nutzbringend. Vor allem, wenn es sich um Prozesse handelt, die eine hohe Repetition der Abläufe (Frequenz gleichartiger Vorgänge) beinhalten oder eine „systemgeführte“ Fall- oder Sachbearbeitung stattfinden soll.

Grundsätzlich ist festzustellen, dass Postkorb-/Workflow-Komponenten sowohl in DMS-Lösungen als auch im MS SharePoint nicht immer selbstverständlich sind und einen weit gefächerten Funktionsumfang im Standard besitzen. Hier ist dann häufig Individualprogrammierung oder Zukauf von Drittlösungen und deren Integration notwendig. Fertige Postkörbe wie in den typischen DMS-Lösungen lassen sich im SharePoint-Standard so nicht finden.

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