Dokumentenmanagement im Vergleich

Klassisches DMS versus SharePoint – welche Unterschiede gibt es?

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Suchen und Finden

(Bild: Zöller & Partner)

Das schnelle und einfache Finden von Informationen und Dokumenten ist wohl eine der wichtigsten Eigenschaften und Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems.

Grundsätzlich muss man, vereinfacht dargestellt, zwischen Attributsuche und Volltextsuche unterscheiden. Bei der Volltextsuche besitzt der SharePoint erhebliche Vorzüge, vor allem nach der grundlegenden Überarbeitung im neuen SP 2013. In der Vergangenheit musste sich der Kunde zwischen der SharePoint-eigenen Suche oder der Enterprise-Suche (vormals FAST) entscheiden. Nun gibt es nur noch eine neue Komponente, die auf Konzepten der von Microsoft akquirierten Firma FAST basiert.

Eine wesentliche Verbesserung im SharePoint 2013 ist die sofortige Aufnahme von neuen Objekten in den Index der Volltextsuche, eine wichtige Voraussetzung für die Umsetzung von suchintensiven Anwendungslösungen. Bei diesen Anwendungen liegen die Informationen in verschiedenen Bibliotheken, Listen oder auch Fremdanwendungen verteilt vor und werden per dynamischer Suchfunktion in eine SharePoint-Anwendung eingebunden. Der Vorteil dabei ist, dass Dokumente und andere Inhalte nur einmal abgelegt und in unterschiedlichem Kontext verwendet werden können.

Trotz der innovativen und technisch recht aufwendigen Konzepte des Such-Moduls des SharePoint 2013 fehlt jedoch eine ganz wesentliche Suchfunktion, die in typischen DMS-Systemen meist vorhanden ist: eine einfach zu bedienende Attributsuche für die anwenderspezifischen Eigenschaften von Dokumenten. So möchte ein Benutzer, wenn er nach Akten, Vorgängen oder einer Rechnung sucht, ein inhaltstypspezifisches Aktenzeichen, eine Vorgangs- oder eine Rechnungsnummer in der Suche verwenden können.

Andere DMS-Lösungen bieten dazu eine Suchmaske mit den Attributen der jeweiligen Dokumentenklasse an, die der Anwender – soweit relevant – ausfüllt. Beim SharePoint kann der Benutzer – out-of-the-box – nur die recht unpräzise Volltextsuche bemühen oder er formuliert eine Suchabfrage unter Verwendung der spezifischen Feldnamen des jeweiligen Attributs (Managed Property). Die letztere Variante scheitert in der Praxis meist daran, dass der Anwender sich nicht alle relevanten Feldnamen merken kann und das Schreiben einer solchen Suchanfrage als zu aufwendig und fehlerträchtig angesehen wird. Um dieses Defizit zu überwinden, ist es meist erforderlich, die Such-Oberfläche entsprechend zu erweitern und Formulare für eine Attributsuche kundenspezifisch zu entwickeln. Das erfordert – verglichen mit anderen DMS-Lösungen - einen untypisch hohen Anpassungsaufwand.

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