Dokumentenmanagement im Vergleich

Klassisches DMS versus SharePoint – welche Unterschiede gibt es?

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Dokumentenerfassung

(Bild: Zöller & Partner)

Die Erfassung analoger (papierbasierter) und digitaler Dokumente und Dateien ist häufig eine der am wenigsten beachteten Funktionen. Es ist aber eigentlich eine der wichtigsten Aufgaben in einem DMS-Projekt und ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal der Produkte am Markt. Gerade eine einfache und ergonomisch gute Erfassungssoftware reduziert den Aufwand bei der Dokumentenerfassung erheblich.

Hierzu haben klassische DMS-Lösungen häufig Standard-Softwarekomponenten zum Einzel- und auch Stapelerfassen von Papierdokumenten und Lösungen für die Erfassung elektronischer Dokumente inklusive eMail. Im SharePoint-Umfeld hingegen muss, gerade wenn es um das Einzel- oder Stapelerfassen von Papierdokumenten geht, auf Drittprodukte zurückgegriffen werden.

Besonders für die COLD-Funktion (COLD steht für den etwas veralteten, aber immer noch gebräuchlichen Begriff „Computer Output on LaserDisk“ und bezeichnet eigentlich alle Arten von Stapelerfassung für elektronische Massendokumente, also zum Beispiel die elektronische Archivierung von Steuerbescheiden direkt aus dem Steuerfachverfahren et cetera) bietet der SharePoint gar keine eigene Standardlösung. Hier muss programmiert werden.

Hingegen ist COLD bei den klassischen DMS-Produkten eine typische Funktion und in vielen Lösungen bereits im Standard enthalten. Projekte beispielsweise im Steueramt einer Stadtverwaltung lassen sich daher in der Regel recht schnell umsetzen und sind daher sehr beliebt als erste Einführungsprojekte mit klassischen DMS-Lösungen.

Eine eMail-Ablage direkt in SharePoint 2013 per Drag & Drop ist auch weiterhin nur mit erheblichen Einschränkungen möglich. So muss der Anwender zum Beispiel eine Outlook-Mail zuerst mit Drag & Drop in das Windows-Dateisystem ablegen, um dann in einem zweiten Schritt die Maildatei über die neue SharePoint „Drop-Zone“ in einer SharePoint Bibliothek zu speichern. Drag & Drop über WebDAV-Ordner funktioniert ebenfalls, jedoch ist eine anschließende Verschlagwortung im SharePoint selbst noch einmal notwendig.

Eine neue Funktion im SharePoint 2013 ist die eMail-Ablage in Site-Mailboxen. Das ermöglicht Drag & Drop, erfordert aber die Einrichtung von Site-Mailboxen. Bei steigender Anzahl dieser Site-Mailboxen kann es allerdings recht unübersichtlich für die Anwender werden.

Auch sind am Markt einige Drittprodukte zur eMail-Integration für den SharePoint verfügbar, die eine schnelle und einfache eMail-Integration ermöglichen. Hier bieten die klassischen DMS-Produkte häufig bessere und ergonomisch durchdachtere Mail-Ablagekonzepte im Standard-Lösungsumfang an.

Gibt es Unterschiede bei der elektronischen Archivierung? Lesen Sie weiter!

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