Anwenderbericht L & D Individuelle Gastronomie - standardisierte Prozesse

Vor vierzig Jahren übernahmen seine Großeltern den Betrieb der Bundeswehr-Kantine auf der Bonner Hardthöhe. Heute leitet Phillip Preuß – gemeinsam mit zwei weiteren Geschäftsführern – die Geschicke von 91 Betriebsrestaurants. Mit Hilfe von Cloud-Unternehmenssoftware will er den Wachstumskurs der L & D GmbH weiter fortführen

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Scopevisio AG

Die L & D GmbH ist ein bundesweit tätiger, gastronomischer Dienstleister mit einem breiten Service-Spektrum. Derzeit betreibt das Unternehmen 91 Mitarbeiterrestaurants in Ministerien, Verwaltungen und namhaften Wirtschaftsunternehmen. Täglich versorgt L & D bis zu 40.000 Gäste. Neben der Betriebsverpflegung gehören die Event- und Messegastronomie (z.B. im E-Werk in Köln oder im Telekom Dome in Bonn) und die Cook & Chill-Produktion zu den Geschäftsfeldern des Gastro-Unternehmens.

Ein weiterer Schwerpunkt ist die Kinder- und Jugendverpflegung. Der Großteil des Umsatzes entfällt mit rund 80 Prozent jedoch auf die Betriebsrestaurants. Seit 2003 kooperiert L & D mit CAMST, einem der größten italienischen Caterer mit Sitz in Bologna. Die L & D GmbH beschäftigt 1.200 Mitarbeiter. Bis zu 200 von ihnen sollen in Zukunft mit Scopevisio arbeiten.

Neue Unternehmer-Generation

Phillip Preuß trat 2015 nach seinem Master-Abschluss ins Unternehmen ein. Sein Schwerpunkt ist die Strategische Steuerung – was auch die IT-Strategie einschließt. Preuß setzt auf ein kombiniertes Modell. Am neuen Standort des Caterers in Grafschaft Ringen werden weiterhin Server stehen, auf denen sensible Unternehmensdaten liegen. Nichtsdestotrotz profitiert Preuß auch von der Cloud. „Wir expandieren stark. Auch Zukäufe sind denkbar. Deshalb müssen wir unsere IT-Ressourcen kurzfristig skalieren können – und das geht am einfachsten in der Cloud. Wir benötigen diese Flexibilität, um weiter wachsen zu können“, erklärt Preuß, der neben Scopevisio zum Beispiel auch Office 365 aus der Cloud und Skype for Business nutzt.

Eingangsrechnungs-Workflow

Der junge Unternehmer hat sich gleich nach dem Eintritt in das Unternehmen die Geschäftsprozesse sehr genau angeschaut. Eine besondere Herausforderung: die dezentrale Organisation des Unternehmens.

„Nehmen Sie zum Beispiel den Prozess der Eingangsrechnungs-Kontrolle und Bearbeitung“, erklärt Preuß. „Daran sind sowohl die Mitarbeiter in den Betriebsrestaurants vor Ort als auch in der Zentrale beteiligt. Bisher funktionierte dies papierbasiert. Der Koch hat den Lieferschein gecheckt und mit Infos versehen an die Zentrale gefaxt oder geschickt. Dieses Hantieren mit den Papierbelegen war sehr zeitaufwändig und fehleranfällig.“

Betriebs- und abteilungsübergreifende Arbeiten

Um derartige Abläufe digital abzubilden, setzt L & D die Anwendungen CRM, PROJEKTE und TEAMWORK von Scopevisio ein. Ziel ist es, dadurch die interne Kommunikation zu verbessern und Informationen schneller zu teilen. Lieferscheine werden jetzt umgehend vor Ort eingescannt und kommentiert. Das beschleunigt den Prozess und hat außerdem den Vorteil, dass das Skonto ausgenutzt werden kann.

Zentrales Informationstool

In seiner Rolle als Geschäftsführer schätzt Preuß die Software von Scopevisio auch als zentrales Informations-Tool. „Wir sind organisch gewachsen. Das hat auch dazu geführt, dass wir unterschiedliche Systeme im Einsatz haben, die einen Datenwust produzieren, in dem man nichts wiederfindet.

Sie kennen das: Verträge mit dem Titel „Final_1...2,3,4“. Das wiederum bedeutet lästige Rückfragen. Im Tagesgeschäft bremst das ungemein.“ Preuß steht mit dieser Erfahrung nicht alleine da. Laut Spiegel gehen fast 22 Minuten pro Arbeitstag für die Suche von Dokumenten oder Bildern in Ordnern drauf - Zeit, die man sich durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems sparen kann.

Mehr Transparenz

„Ich wollte einfach mehr Transparenz schaffen“, so Preuß „und den Suchaufwand verringern“. In TEAMWORK, dem DMS von Scopevisio, lassen sich Informationen ganz einfach wiederfinden, da eine Volltextsuche integriert ist. Das wiederum bedeutet eine deutliche Zeitersparnis beim Auffinden von Unterlagen und Informationen. Zudem werden Dokumente versioniert, wobei immer die aktuelle Version angezeigt wird, Vorgänger-Versionen jedoch ebenfalls eingesehen und wiederhergestellt werden können.

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Interne Informationsplattform

Preuß nutzt das DMS von Scopevisio auch, um darüber auf dem Laufenden zu bleiben, was in den einzelnen Betriebsstätten passiert. So finden in den Mitarbeiterrestaurants regelmäßig interne Runden zwischen dem Betriebsleiter und den Angestellten des Vertragspartners statt, in denen vertragsrelevante Details besprochen werden. Auch sind jährliche Budgetgespräche vorgesehen. Erforderte die Abstimmung zuvor einen zeitaufwändigen Austausch per Mail und Telefon, kann Preuß jetzt einfach die entsprechenden Dokumente in TEAMWORK einsehen. Scopevisio wird so zum übergreifenden Tool, in dem Informationen geteilt werden können. Dabei ermöglicht es die individuell justierbare Berechtigungsstruktur, den Zugriff zu steuern und festzulegen, wer was sehen oder bearbeiten darf.

Prozesse automatisieren

Preuß betont, dass es ihm wichtig ist, durch Standardisierung und Automatisierung noch effizienter zu arbeiten und gesicherte Qualitätsstandards zu garantieren. Er formuliert das so: „Nach außen individuell, nach innen automatisiert.“ Im Bereich Kunden-, Informations- und Dokumentenmanagement unterstützt ihn Scopevisio dabei.

Neuer Standort

Momentan befindet die L & D mitten im Umzug von Bonn nach Grafschaft Ringen. Dort entstand auf einem Gelände von 4.000 Quadratmetern die neue L & D Zentrale. „Wir arbeiten mit viel Glas, es entstand so eine sehr moderne, offene Architektur“, berichtet Preuß. „Das soll sich auch in unserer Arbeitsweise widerspiegeln. Mit Scopevisio können wir mehr Transparenz schaffen, die Interaktion zwischen den Mitarbeitern vereinfachen und schneller Informationen teilen. Natürlich ist es auch eine Herausforderung, die Mitarbeiter für diese neue Art des Arbeitens zu begeistern und mitzuziehen, aber ich bin sehr zuversichtlich, dass das gelingt, weil es allen dient.“

Veranstaltungshinweis: Cloud Unternehmertag 2017 in Bonn

Philipp Preuß, Geschäftsführer von L & D, wird noch ausführlicher zur digitalen Transformation seines Unternehmens auf dem Cloud Unternehmertag sprechen. Dieser findet am 18. Januar 2017 in Bonn statt. Weitere Informationen und Anmeldung unter www.cut2017.de.

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