International im Einsatz, zukunftssicher aus der Cloud

Grenzübergreifendes Cloud ERP bei SanSwiss

| Autor / Redakteur: Michael Bzdega * / Stephan Augsten

Wie sie ihre Geschäftsprozesse mithilfe der Cloud wasserdicht bekam, erläutert die SanSwiss GmbH in dieser Fallstudie.
Wie sie ihre Geschäftsprozesse mithilfe der Cloud wasserdicht bekam, erläutert die SanSwiss GmbH in dieser Fallstudie. (Bild: SanSwiss GmbH)

Gerade bei länderübergreifenden Prozessketten können Cloud-basiertes Enterprise Resource Planning und die richtige Infrastruktur helfen, Standorte und Geschäftsbereiche miteinander zu verknüpfen. In dieser Fallstudie nennt SanSwiss eigene Herausforderungen und Lösungen.

Der Anspruch von SanSwiss ist es, das das Duschen zum Erlebnis zu machen. Zeitgemäß, passgenau und montagefreundlich finden die Duschabtrennungen des Vollsortimenters Abnehmer in über 18 Ländern Europas. Entwickelt und in Einzel- oder Kleinserien gefertigt werden sie an den Produktionsstandorten in Frankreich, Tschechien und Rumänien.

Der Vertrieb erfolgt über sechs Gesellschaften, unter anderem in der Schweiz und Deutschland – und zwar über den Groß- oder Fachhandel. Um seine länderübergreifenden Geschäftsprozesse von der Bestellung über die Produktkonfiguration bis zur Lieferung und Finanzbuchhaltung hochautomatisiert zu steuern, setzt SanSwiss auf proALPHA ERP aus der Cloud.

Nach den Sternen greifen: Der Schritt in die Cloud

Zum Projektstart hatte das Unternehmen die IT-Infrastruktur noch auf Servern im Rechenzentrum der Ronal Group aufgebaut, seiner Muttergesellschaft in der Schweiz. Ein externer Partner steuerte alle Installationen, Citrix-Clients, User, Testumgebungen etc. Dies bedeutete einen beträchtlichen Kommunikationsaufwand.

Im Projektverlauf zeichnete sich außerdem bald ab, dass die IT-Infrastruktur an ihre Grenzen stieß und sich nicht ausreichend für die hochintegrierten Prozesse in proALPHA skalieren ließ. Über kurz oder lang hätte dies das Tagesgeschäft beeinträchtigt.

„Für proALPHA hatten wir uns entschieden, weil die Lösung unsere Anforderungen als mittelständischer Einzel- und Serienfertiger erfüllte: nahtlose Geschäftsprozesse und Belegflüsse über Standort- und Ländergrenzen, ein leistungsstarker Produktkonfigurator sowie eine integrierte Materialwirtschaft und Finanzbuchhaltung“, erinnert sich Olivier Gunther, Geschäftsführer der SanSwiss Gruppe.

„Als wir von der integrierten Cloud-Lösung über den proALPHA-Partner CANCOM Pironet hörten, haben wir diese Möglichkeit von einem unabhängigen Cloud-Experten prüfen lassen. Uns war vor allem wichtig, nur einen Ansprechpartner für ERP-System und Infrastruktur zu haben.“ Der externe Cloud-Berater bestätigte, dass das Angebot alle Anforderungen erfüllte.

Die nachfolgende Testphase mit 50 Key-Usern belegte, dass sich die Performance in der Cloud-Umgebung leicht optimieren lässt und brachte auch systemseitige Verbesserungspotenziale ans Licht. Tests zeigten beispielsweise, dass die Kommunikationsleistung im System deutlich höher ist, wenn Applikation und Datenbank auf gesonderten Servern betrieben werden.

Weitere Vorteile der ERP-Lösung aus der Cloud: SanSwiss bezahlt nur für die Rechenleistung und Speicherkapazitäten, die es nutzt. Und da sich proALPHA-Spezialisten um Cloud-Hosting und Systembetrieb kümmern, kann sich die IT-Abteilung von SanSwiss auf das Tagesgeschäft fokussieren.

Weiterer Vorteil: proALPHA ERP aus der Cloud macht die Nutzer mobil: Über einen vorhandenen Citrix-Client lässt sich die Lösung ohne weiteren Installationsaufwand von jedem Endgerät starten. So kann auch der SanSwiss-Außendienst das System nahtlos an Tablet-PCs oder Notebooks nutzen.

Wasserdichte Prozesse über Standort- und Ländergrenzen

Heute sichert proALPHA bei SanSwiss durchgängige Geschäftsprozesse über alle Standorte und Länder – von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung und dem Service. Die Zielsetzung war laut Olivier Gunther recht schwierig: „Unsere komplexen internationalen Prozesse sollten zu 100 Prozent in proALPHA abgebildet werden und jeder Standort auf einer Oberfläche in seiner Landessprache arbeiten. Dies haben wir geschafft, und zwar in einer Tiefe, die wir uns am Anfang nicht hätten träumen lassen. Die Modularität von proALPHA und die Elastizität der Cloud-Infrastruktur ermöglichen, dass wir dabei flexibel und evolutiv bleiben.“

Wichtiger Bestandteil der Lösung ist die Integrationsplattform „Integration Workbench“ (INWB). Sie vernetzt alle Vertriebs- und Produktionsstandorte von SanSwiss miteinander, sichert reibungslose Abläufe zwischen den Gesellschaften und steuert den Fluss von im Schnitt etwa 12.000 Nachrichten pro Tag – darunter Vertriebsbelege, Bearbeitungsstatus und Stammdaten.

Für die Systemperformance bedeutete das eine Herausforderung, die aber ein deutliches Transparenz-Plus bringt: Automatische Benachrichtigungen über den aktuellen Auftragsstatus im Produktionswerk in Tschechien halten beispielsweise die Mitarbeiter in der Vertriebsgesellschaft in Frankreich in Echtzeit auf dem Laufenden, so dass diese etwaige Terminänderungen schnell kommunizieren können.

Produktkonfigurator automatisiert Auftragserfassung

Bestellt ein Kunde in Deutschland eine Duschabtrennung, dann erfasst der Vertrieb den Auftrag zunächst im proALPHA Produktkonfigurator – dem zweiten wichtigen Pfeiler der ERP-Lösung bei SanSwiss. Anhand der Maße und des Bohrbildes berechnet der Konfigurator über eine Flächenformel die Preise und Maße der benötigten Glasscheibe in einem der zwölf möglichen Dekore und legt automatisch die Stückliste sowie die zugehörigen Arbeitspläne an.

Für jede neue Variante generiert der Konfigurator zudem einen Artikel in der Datenbank, der anschließend wie ein Standardeinkaufsteil verwaltet wird. Da von den 220.000 Duschabtrennungen, die SanSwiss jährlich produziert, 35 bis 40 Prozent Einzelaufträge sind, bringt gerade das Anlegen, Ändern und Verwalten der Stücklisten über den Produktkonfigurator eine enorme Erleichterung.

Kommt in einer Stückliste etwa ein neuer Griff dazu, gleicht das System per Knopfdruck alle existierenden und neuen Stücklisten an, so dass international mit ein und derselben Datenbasis gearbeitet wird. Einkauf und Disposition profitieren zudem von automatisch angezeigten Bestellvorschlägen und dem automatischen Versand der Bestellungen per Mail oder EDI.

Nahtloser Belegfluss und internationale Transparenz sparen viel Zeit

Ist die Auftragserfassung abgeschlossen, löst proALPHA die konzerninterne Bestellung aus und wandelt sie im Produktionsmandant automatisch in einen Fertigungsauftrag um. Sobald fertig produziert ist, wird rückgemeldet und der gesamte Belegfluss liegt damit im System vor. Das Produktionswerk in Tschechien kann direkt an den Kunden ausliefern.

Auch die Logistik ist komplett ins ERP-System integriert: Alle Lieferbriefe, Transportlisten und -belege sind im proALPHA Dokumenten Management System hinterlegt und können auftragsbezogen verwaltet werden. Der Logistikpartner erhält alle nötigen Informationen per EDI. Der nahtlose Belegfluss und die hohe Transparenz sparen viel Zeit in den Abläufen von SanSwiss.

„In unseren sechs Niederlassungen erfassen wir insgesamt rund 300 Aufträge pro Tag. Diesen Prozess konnten wir mit proALPHA schon jetzt um 1,5 Arbeitstage bzw. ca. 13 Prozent beschleunigen“, sagt Georg Bohl, Projektleiter ERP/ Prozesse bei SanSwiss. Dank der Standortvernetzung per INWB müssen die Aufträge im Gegensatz zu früher nicht mehr gesondert im Vertrieb und für das Produktionswerk erfasst werden. Viele Doppelarbeiten entfallen damit und die gewünschten Produkte gehen schneller in die Fertigung.

Ehrgeiziges Ziel: Vier Arbeitstage im Gesamtprozess gewinnen

Trotz allem sieht SanSwiss nach wie vor Optimierungspotenzial. So will das Unternehmen proALPHA verstärkt in der Produktionsplanung nutzen. Zudem werden aktuell externe Geräte für die Inventur getestet, um die Zählung und Rückmeldung der Bestände zu verbessern. Auch bei der Kommissionierung und Materialvorbereitung plant SanSwiss, die Prozesse etappenweise zu automatisieren, um Mitarbeiterfehler künftig weiter zu reduzieren.

In Zukunft will das Unternehmen zudem das CRM ausrollen, um die Kunden und Projekte noch besser zu steuern, sowie eine bessere Reklamationsbearbeitung und -auswertung einführen. „Der Erstbetrieb ist jetzt abgeschlossen und die User kennen proALPHA bis in die Fingerspitzen – jetzt beginnen sich die automatisierten Prozesse noch stärker auszuzahlen“, sagt Olivier Gunther.

„Wir haben noch viel vor. Von der Auftragserfassung über die Produktionsbearbeitung bis zur Logistik benötigen wir über sämtliche Lieferungen ab Lager und im Sondermaß derzeit im Schnitt 12 Arbeitstage", so Gunther. Das Ziel sei, mit proALPHA über die gesamte Prozesskette vier Arbeitstage einzusparen: „Das Potenzial dafür ist da.“

Hohe Zufriedenheit – auch bei zuvor skeptischen Nutzern

Der Geschäftsführer der SanSwiss Gruppe ist optimistisch, dieses Ziel in naher Zukunft zu erreichen. Denn die Nutzer aller sechs Länderversionen haben die Lösung inzwischen durchweg akzeptiert und spüren ihre Vorteile in ihrer täglichen Arbeit. „proALPHA hat es geschafft, unsere komplexen Prozesse userfreundlich umzusetzen“, erklärt Olivier Gunther.

Michael Bzdega
Michael Bzdega (Bild: proAlpha)

„Sicher, der Weg mit einem solch komplexen System in die Cloud war mühsam. Für ein derartiges Projekt kann man nie gut genug vorbereitet sein. Das Ergebnis überzeugt aber schon jetzt. Selbst die Mitarbeiter, die ursprünglich skeptisch waren, erkennen jetzt die Vorteile, die das Arbeiten mit proALPHA aus der Cloud mit sich bringt. Sie fühlen sich wohl mit dem System und schätzen es. Das ist ein großer Erfolg.“

* Der Autor: Michael Bzdega ist Solution Architect Business Cloud bei proALPHA.

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