Sichere Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg (Teil 1) Enterprise File Sync and Share Lösungen für Unternehmen

Enterprise File Sync and Share (EFSS) ist heute Voraussetzung für jede Art der Dokumenten/Dateien orientierten Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen und über die Unternehmensgrenzen hinweg. Worauf es beim professionellen Filesharing ankommt, hat Brainloop in einem zweiteiligen Artikel zusammengefasst.

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Office-, Information- oder Knowledge-Worker arbeiten in aller Regel auf Basis von Informationen. Diese sind immer häufiger digitalisiert verfügbar, bisher allerdings für den Mitarbeiter leider nicht automatisch auf jedem seiner digitalen Endgeräte. Davon haben Information-Worker heute mindestens 2 häufig auch 3 oder 4. Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone.

Analysten wie Forrester gehen davon aus, dass 29 Prozent (Stand 2013) aller Arbeitskräfte weltweit sogenannte Information-Worker sind, die mit 3 oder mehr unterschiedlichen Devices arbeiten und Informationszugriff zu jeder Zeit und an jedem Ort benötigen. Gleichzeitig steigt die Zahl der mobilen Devices (Smartphones, Tablets, Phablets) enorm an. Laut IDC stieg die Menge der abgesetzten Tablets weltweit zwischen dem 4. Quartal 2012 und den letzten drei Monaten 2013 um 28 Prozent auf 76,9 Millionen Stück. Die Zahl der verkauften Smartphones nahm von 2012 bis 2013 sogar um 38,4 Prozent auf über 1 Milliarde Stück zu. Zwar werden die Steigerungsraten in den kommenden Jahren abflachen, aber die Menge der mobilen Devices nimmt weiter deutlich zu und mit ihr die Notwendigkeit zum einfachen Synchronisieren und Teilen (Neudeutsch: share) von Dateien und Dokumenten.

Nur um ein Beispiel zu geben: Die Nutzung eines einzigen populären Sync- and Share-Dienstes stieg zwischen November 2013 und März 2014 um rund 100 Millionen User an. Mit ähnlichen Zuwachsraten sollte im Unternehmensumfeld gerechnet werden.

Aktuelle Dateien auf allen Devices im Zugriff

Schon wenn Beschäftigte auf die 5 bis 10 Minuten pro Tag verzichten könnten, um Dokumente händisch mit ihren mobilen Devices zu synchronisieren, würde das Unternehmen bereits Produktivität gewinnen. Automatische Synchronisierung würde auch bedeuten, dass auf jedem Device, die aktuelle Version des jeweiligen Dokumentes verfügbar wäre – ein weiterer, bedeutenderer Produktivitätsgewinn. Das erspart dem Mitarbeiter nicht nur die Überprüfung, sondern auch die gegebenenfalls längliche Suche nach der jeweils aktuellsten Version.

Der große Bedarf für Synchronisierung und Sharen von Dokumenten und Dateien lässt sich leicht belegen: Information-Worker müssen nicht nur ihre Files auf ihren mobilen Geräten im Zugriff haben, sondern sie tauschen sie auch ständig mit Kollegen im eigenen Unternehmen, bei Partnern, Lieferanten oder Kunden aus. Dieser Austausch verläuft sowohl bilateral als auch innerhalb von wechselnden Arbeitsgruppen, die innerhalb eines Unternehmens, aber auch unternehmensübergreifend tätig sind. Ohne Enterprise File Sync and Share Lösungen müssten die Dokumente per E-Mail oder FTP transportiert werden. Alles andere wäre sehr viel aufwändiger, weil im Zweifelsfall unternehmensfremden Personen Zugang zu den Unternehmensnetzen gewährt werden müsste. Das wiederum zöge einen Schwanz von Administrations- und Sicherheitsaufgaben nach sich.

Das Prinzip ist relativ einfach

Das macht die Consumer orientierten Services wie Dropbox trotz aller Sicherheitsbedenken auch für professionelle Nutzer so attraktiv. Ohne großen Aufwand kann der Mitarbeiter an Jedermann Files versenden und empfangen. Dass das komplett an der IT-Abteilung vorbeigeht und wahrscheinlich die meisten Compliance-Regeln der Unternehmen verletzt, interessiert den betroffenen Mitarbeiter wenig. Es muss nichts eingerichtet, niemand muss gefragt werden und schnell und bequem ist es auch.

Die Zahlen sprechen für sich. Im vergangenen Jahr benutzten laut Forrester (aus 2013 Mobile Workforce Adoption Trends, by Ted Schadler, February 4, 2013) bereits 22 Prozent der Information-Worker File Sync and Share Dienste aus der Cloud wie Dropbox, Sugar Sync und andere. Und 70 Prozent der Dropbox-Nutzer gaben in der Forrester-Umfrage an, dass sie den Dienst sowohl für berufliche als auch für private Zwecke nutzen.

Im Prinzip ist Synchronisierung nichts anderes als das gemanagte Ablegen von Dateien auf bestimmten Speichern. Dabei stellt die Sync-Software sicher, dass auf allen berichtigten Devices des Nutzers die jeweils aktuelle Version einer Datei verfügbar ist. Je nach Einrichtung bedeutet das, dass die aktuellen Dateien automatisch in den Ordner der berichtigten lokalen Devices gespeichert oder über einen Browser auf den zentral abgelegten Ordner zugegriffen, die Dateien online bearbeitet oder zur Bearbeitung heruntergeladen werden können. Nach der darauf folgenden Synchronisierung steht die aktualisierte Datei wieder auf allen Devices zur Verfügung.

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