Abschied von den alten Flaggschiffen

Die Digitalisierung stellt ECM auf den Prüfstand

| Autor / Redakteur: Stefan Waldhauser * / Florian Karlstetter

Mit dem digitalen Wandel ändern sich auch die Anforderungen an ECM-Systeme.
Mit dem digitalen Wandel ändern sich auch die Anforderungen an ECM-Systeme. (© marinini - Fotolia.com)

Der digitale Wandel soll Unternehmen helfen, den hohen Wettbewerbsdruck mit mehr Produktivität und Flexibilität zu meistern. Enterprise Content Management (ECM) kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. Daher stellen viele Verantwortliche ihre altgedienten Systeme 2015 auf den Prüfstand.

Langjährig etablierte Installationen tun sich mit der Forderung nach gesteigerter Produktivität besonders schwer. Vor allem in der mobilen Zusammenarbeit, beim Sharing von Inhalten, haben die Flaggschiffe von einst Nachholbedarf. Auch die Suche nach Inhalten ist bei weitem nicht so schnell und elegant, wie sich Mitarbeiter dies vorstellen. Internet-Suchmaschinen haben hier neue Standards gesetzt. Anwender erwarten heute denselben Komfort selbstverständlich von ihrem ECM.

Alte Architektur als Bremser

Auch seitens der IT wünscht man sich mehr Flexibilität. Denn die Fachabteilungen fordern zunehmend maßgeschneiderte Content-Anwendungen. Systeme, deren Architekturen in die Jahre gekommen sind, ermöglichen zwar mitunter noch ein Customizing. Zu verwirklichen sind solche Anpassungen aber nur über langwierige und kostenaufwändige Beratungsprojekte.

Unternehmen, die sich einem einzigen ECM-Anbieter verschrieben haben, leiden unter dieser Abhängigkeit besonders. Denn sie müssen Spezialwissen über die Integration oder die Anpassung ihres Systems in der Regel teuer einkaufen. Und selbst wer viel Geld in die Hand nimmt, stößt schnell an Grenzen – bedingt durch veraltete Software-Architekturen. Überall dort, wo Applikationsschicht und Datei-Repository sehr eng gekoppelt sind, wird eine Anpassung in der Regel zum Großmanöver mit langen Laufzeiten.

Integration hinterfragen

Kein Wunder also, dass zahlreiche Unternehmen über die Migration auf eine moderne Plattform nachdenken. Denn gerade die Zukunftsfähigkeit ist massiv gefährdet, wenn etablierte Softwareanbieter sich auf früheren Erfolgen ausruhen. Wenn sie nicht mehr in den Code ihrer Kernanwendungen oder gar in weitreichende Innovationen investieren, wird der Kunde zur „cash cow“ degradiert. So ist zunehmend häufiger zu beobachten, dass etablierte Anbieter moderne Technologie durch Übernahmen zukaufen. Das Produktportfolio dieser Hersteller gleicht dann einer bunt gemischten Flotte aus wendigen Online-Lösungen, Paketen für den Mittelstand und den alten, riesigen „Supertankern“. Wer sich hohe Flexibilität bei großem Leistungsumfang wünscht, steht hier vor einem Problem: Ihm wird nur scheinbar das Gewünschte geboten, doch die Anwendungen, insbesondere Cloud- und On-premise-Lösungen, sind untereinander nicht integriert; von einer Synchronisation gar nicht zu reden.

Security: Cloud ist nicht gleich Cloud

Beim Thema Cloud ist zudem besondere Vorsicht geboten: Es bestehen massive Unterschiede hinsichtlich der Security der verschiedenen Angebote, denn das Thema ist sehr vielschichtig. Der Provider sollte als Grundvoraussetzung die Ausfallsicherheit des Rechenzentrums nachweisen können. Zudem muss er Maßnahmen zum Schutz vor Datendiebstahl belegen können, etwa entsprechende Zertifikate wie SOC2 und ISAE 3000 – und vor allem laufende Kontrollen durch unabhängige IT-Security-Dienstleister. Die verschlüsselte Übertragung von Daten ist ebenfalls ein Muss. Auch am Speicherort sollten sie mit einem 256-Bit-AES-Algorithmus abgesichert werden. Grundsätzlich ist es sicherer, Content zentral vorzuhalten und dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter von überall her darauf zugreifen können. Idealerweise können sie Content auch mit Partnern und Kunden teilen, sofern die Unternehmens-Richtlinien das grundsätzlich gestatten. Für Apps auf Mobilgeräten gilt ebenfalls: Inhalte sind nur verschlüsselt zu speichern. Wesentlich ist zudem ein zuverlässiges, flexibles Rechtekonzept; auch in der Cloud.

Hybrid ECM sorgt für Flexibilität

Die wenigsten Unternehmen sehen ihren kompletten Content in der Cloud. Das ist auch nicht nötig, denn es geht nicht um ein „Entweder-oder“ von Cloud und stationärem ECM. Ebenso wenig kann eine aufwändige Integration das Ziel sein. Die Zukunft liegt vielmehr in einer intelligenten, einfachen Kombination von Systemen vor und hinter der Firewall. Aktuelle Architekturen für ECM sind mit hochmodernen Containerschiffen vergleichbar, die neben ihrem Motorantrieb auch über einen Zugdrachen verfügen. Sie haben also bereits eine Lösung an Bord. Je nach Wind und Bedarf wird bei diesen Hybridsystemen das Segel parallel genutzt. Analog dazu ist in hochmodernen ECM-Systemen eine Cloud-Lösung ins Gesamtsystem perfekt eingegliedert.

Mehr noch: Zeitgemäße Architekturen bieten dank einer integrierten Synchronisation die Möglichkeit, Inhalte aus dem Unternehmen heraus mit dem Extranet für Lieferanten, Vertriebspartner und Kunden durchgängig zu verknüpfen. Unternehmen sind damit nicht nur für die Zukunft bestens gerüstet. Dieser Ansatz erlaubt ihnen vielmehr, schrittweise und nach Bedarf das Content Management in die Cloud zu erweitern.

Inhalt des Artikels:

Kommentare werden geladen....

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Der Kommentar wird durch einen Redakteur geprüft und in Kürze freigeschaltet.

Anonym mitdiskutieren oder einloggen Anmelden

Avatar
Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
  1. Avatar
    Avatar
    Bearbeitet von am
    Bearbeitet von am
    1. Avatar
      Avatar
      Bearbeitet von am
      Bearbeitet von am

Kommentare werden geladen....

Kommentar melden

Melden Sie diesen Kommentar, wenn dieser nicht den Richtlinien entspricht.

Kommentar Freigeben

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Freigabe entfernen

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 43252165 / Content Management)