Abschied von den alten Flaggschiffen

Die Digitalisierung stellt ECM auf den Prüfstand

Seite: 2/2

Firmen zum Thema

Datenbestände hinterfragen

Sei es Mittelstand oder Großkonzern: Kaum jemand beginnt beim Thema ECM heute noch ganz von vorne. Eine Forrester-Studie aus dem Jahr 2013 zeigt, dass knapp 40 Prozent aller Unternehmen bereits drei oder mehr ECM-Systeme im Einsatz haben. Für sie geht es im Jahr 2015 nicht nur um einen Systemwechsel, sondern es steht sicherlich auch die Frage der Konsolidierung an.

Oft unterschätzen Unternehmen ihren Datenbestand kolossal – sowohl was die Zahl der Systeme, als auch was das Volumen ihres Contents angeht. Analysten empfehlen daher eindringlich eine genaue Bestandsaufnahme. Nicht selten fördert dies Erstaunliches zu Tage, etwa längst vergessene Datensilos, in denen durchaus wertvolles Material schlummert. Oder es finden sich plötzlich Dateien und Dokumente, die aus Compliance-Gründen schon längst hätten gelöscht werden müssen. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um „Altlasten“ zu entsorgen und Altbestände zu archivieren. So erfolgt der Stapellauf der neuen ECM-Plattform mit einem absolut aktuellen Datenbestand.

Strategien für die Migration

Geht es schließlich an die Migration, kann man entweder den komplette Datenbestand auf einmal überführen oder es Schritt für Schritt angehen. Welchen Weg Unternehmen wählen, hängt vor allem von der Branche und ihren Vorschriften ab. Stark regulierte Bereiche wie etwa die Finanzindustrie tendieren eher zu einem Komplettumzug. Der Grund dafür liegt in den Aufbewahrungsfristen und den strengen Compliance-Vorgaben. Diese betreffen nicht nur die Informationen an sich, sondern auch Metadaten und Versionshistorien. Vorausgesetzt, freilich, das neue System kann all diese Formate und Details aufnehmen! Diese Flexibilität ist zwingend nötig, darf aber bei der Organisation des Contents nicht Halt machen.

Prozesse neu denken

Unternehmen, die ihr ECM für die Zukunft flott machen wollen, sollten nicht einfach nur ihre Inhalte von einem Schiff aufs andere verladen. Neue Systeme bieten die Chance, den Umgang mit Content grundsätzlich neu zu denken. Vieles, was in der Vergangenheit nicht möglich war, ist mit Unterstützung von Workflow-Engines der Profiklasse heute umsetzbar. Damit lassen sich mehr Abläufe denn je automatisieren – sei es bei der Vergabe von Metadaten oder im Handling von Bearbeitungs- und Freigabeprozessen. Aufgaben und Projekte werden so schneller abgearbeitet. Unnötige, parallele E-Mail-Schleifen gehören der Vergangenheit an. Der dafür nötige Programmieraufwand bleibt dank modernster Werkzeuge für die Prozessmodellierung minimal. Das Resultat: geschmeidigeres Arbeiten für Mitarbeiter und Vorgesetzte.

Sowohl IT als auch Fachabteilungen profitieren von einem Umstieg auf moderne ECM-Technologien: durch mehr Automatisierung, eine leichte Anpassung an laufende Veränderungen und eine schnellere Entwicklung neuer Apps. Damit setzen sie die Segel in Richtung digitale Zukunft.

* Stefan Waldhauser ist Director Product Marketing bei Alfresco.

Artikelfiles und Artikellinks

(ID:43252165)