Cloud-ERP versus lokale Installation Business-Software für KMU – Es ist doch noch nicht alles gesagt!

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Die entscheidenden Vorteile echter Public-Cloud-Lösungen werden immer noch oft verkannt. Doch ist ein Cloud-ERP technisch up to date, sind die Pluspunkte des Modells in Zeiten der Digitalisierung und des damit verbundenen, raschen Wandels insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) überzeugend. Der folgende Beitrag zeigt, warum das so ist.

Cloud ist nicht Cloud

Daher zunächst eine Begriffsklärung. Generell ermöglicht die Cloud via Internet die Nutzung von Services oder Lösungen wie SaaS (Software-as-a-Service), PaaS (Platform-as-a-Service) oder IaaS (Infrastructure-as-a-Service). Anwender arbeiten damit ganz einfach via Browser oder App, spezielle Client-Software muss nicht installiert werden. Zu unterscheiden sind aber zwei Cloud-Modelle: Die Public Cloud und die Private Cloud. Der Hauptunterschied zwischen ihnen liegt in der Art des Zugriffs und im Grad der Individualisierung. Im Vergleich wird sofort klar, dass die Public Cloud für KMU in vielen Fällen die eindeutig bessere Wahl ist.

Die Public Cloud

Eine über das Internet zur Verfügung gestellte (ERP-)Lösung wird von mehreren Unternehmen gemeinsam genutzt. Damit dies problemlos funktioniert, bieten die Betreiber einer Public Cloud nicht nur die Software und den für die Arbeit und die Datensicherung erforderlichen Speicherplatz, sie verwalten und warten in ihren Rechenzentren auch die gesamte dazugehörige Infrastruktur. Nutzer können diese über das Web zur Verfügung gestellten Services bzw. Lösungen mieten. Spezielle Software-Architekturen, sogenannte Multi-Tenancy-Architekturen, sollen dabei sicherstellen, dass jeder Kunde auf seiner eigenen Datenbank arbeitet, seine Daten für andere Kunden also nicht einsehbar oder verfügbar sind. Updates oder neue Versionen werden pro Instanz zentral vom Cloud-Anbieter ausgerollt. Alle Tenants dieser Instanz erhalten sie zeitgleich. Bedeutet: Alle Anwender arbeiten immer mit der aktuellen Programmversion.

Die Private Cloud

Bei diesem Modell werden in spezialisierten Rechenzentren Services gehostet, die nur einem Unternehmen zur Verfügung stehen. Da für jedes Unternehmen eine eigene Instanz betrieben wird, bestehen im Vergleich zur Public Cloud weitergehende Möglichkeiten der Individualisierung. Ein Vorteil, der auch ein Nachteil sein kann. Denn Softwareindividualisierungen können die Updatefähigkeit einer Lösung empfindlich einschränken. Für kleine und mittlere Unternehmen überwiegen bei dem Modell der Private Cloud in der Regel daher die Nachteile. Die gemeinsame Nutzung der Public Cloud durch mehrere User macht sie zur deutlich preisgünstigeren Option.

Der Einsatz eines Cloud-ERP über die Public Cloud

Das Public-Cloud-Modell ist für KMU meist die bessere Wahl. Wird ab jetzt von der Cloud gesprochen, ist daher immer die Public Cloud gemeint. Was das konkret für die Arbeit mit einem Cloud-ERP bedeutet, also im Hinblick auf Warenwirtschaft, Einkauf, Disposition, Lagerhaltung, Verkauf oder Informationsverwaltung, soll nun übersichtsartig erklärt werden. Vergleiche beziehen sich immer auf eine firmenintern (on-premises) betriebene ERP-Lösung, bisweilen auch Legacy-Lösung genannt. Womit wir dann auch beim eigentlichen Thema wären.

Die Vorteile eines Cloud-ERP im Überblick:

• Schnelle Einführung: Ein Cloud-ERP ist schnell implementiert und arbeitsbereit, da Server-, Datenbank- oder Clientinstallationen entfallen.

• Kostenvorteil IT-Infrastruktur: Die gesamte IT-Infrastruktur wird zentral vom Provider zur Verfügung gestellt. Ein Cloud-ERP profitiert daher von deutlich geringeren Investitions- und Unterhaltskosten. Eine eigene Infrastruktur oder dafür erforderliche Fachkräfte sind zu keinem Zeitpunkt nötig.

• Kostenvorteil Skalierbarkeit: Kurze Vertragslaufzeiten gestatten die schnelle Anpassung an neue Anforderungen. Eine Voraussetzung, auf die zu achten ist: Abos sollten sich hinsichtlich Useranzahl und Modulnutzung monatlich anpassen lassen. Bezahlt wird dann nur das, was auch genutzt wird. Einmal erworbene Lizenzen für den internen Betrieb eines ERP und die darauf basierenden Wartungskosten bieten diese Flexibilität nicht.

• Eine Rechnung, keine versteckten Kosten: Ein Cloud-Abo umfasst Investition und Unterhalt, sämtliche Updates, laufende serverseitige Erneuerungen u.v.m. Zudem sind die Kosten vollkommen transparent. Bezahlt wird eine Gebühr für die genutzten Module sowie die Anzahl der User. Mit einer Rechnung ist alles abgedeckt. Zusätzliche oder versteckte Kosten, etwa für die interne IT, gibt es nicht.

• Vorteil Sicherheit: Professionelle Anbieter hosten ihre Lösungen in Hochsicherheitsrechenzentren. Diese garantieren ein Sicherheitsniveau, das KMUs intern kaum realisieren können. Sei es der Schutz vor Cyberangriffen, Elementarschäden oder Stromausfällen. Automatisierte, georedundante Backups gehören in der Cloud zum Standard. Überwachungssysteme und Security-Personal sorgen dafür, dass Unbefugte keinen Zutritt erhalten. Die Übertragung von Daten erfolgt ausschließlich in verschlüsselter Form. Und auch ein Rechtemanagement für den Zugriff auf Kundenseite ist selbstverständlich.

• Hohe Verfügbarkeit: Moderne Rechenzentren garantieren Verfügbarkeiten von bis zu 99,9 Prozent. Unternehmensintern betriebene Systeme können diese Werte realistischerweise nicht erreichen. Und da die Nutzung eines Cloud-ERP über das Web erfolgt, sind Anwendungen und Daten gleichzeitig überall auf der Welt verfügbar.

• Immer aktuell: Updates oder neue Versionen sind für den Anwender im Abo enthalten. Sie werden automatisch und unterbrechungsfrei bereitgestellt. Nutzer haben keinerlei Aufwand mit der Installation. Sie arbeiten einfach immer mit der aktuellen Version.

• Normen- und Gesetzeskonformität: Sollen Anwendungen, Systeme und Prozesse jederzeit neuen Normen, Gesetzen und Vorgaben entsprechen, ist dies mit erheblichem Aufwand verbunden. In der Cloud geben Nutzer einen wesentlichen Teil der Verantwortung für die Einhaltung dieser Regularien an darauf spezialisierte Provider ab.

• Entlastung der Unternehmens-IT: Die Nutzung von Lösungen über die Cloud führt zu einer erheblichen Entlastung interner IT-Abteilungen. Sie müssen keine Serverräume unterhalten, regelmäßige Backups und Updates in Eigenregie entfallen und der Aufwand für die Bereitstellung einer Lösung für neue Mitarbeiter reduziert sich auf ein Minimum.

• Technische Vorteile: Zu achten ist darauf, dass eine Cloud-Lösung wirklich komplett auf offenen, webbasierten Softwarearchitekturen basiert. Bei modernen Systemen ist dies so. Legacy Systeme dagegen fußen oft auf alten Techniken und Programmiersprachen, die nur wenige Schnittstellen zu neuen Systemen bieten. Weiterentwicklung, Pflege und Bereitstellung von Schnittstellen zu anderen Systemen sind daher aufwändig und teuer. Installationen auf dem Client sind zeitintensiv und fehleranfällig. Ebenfalls kritisch: Fachkräfte mit Know-how zu Altsystemen sind mittlerweile nur noch schwer zu bekommen.

Cloud-ERP passt jedem KMU

Hinsichtlich der Kosten ist die Public Cloud unschlagbar, da sich mehrere Kunden eine standardisierte Infrastruktur teilen. Ressourcen werden über das Internet abgerufen, so dass Investitionen in Hard- und Software entfallen. Zudem arbeiten Unternehmen über die Public Cloud effizienter und flexibler. Einerseits stehen immer die neuesten Softwareversionen zur Verfügung. Andererseits lassen sich die abonnierten Services je nach Bedarf mit wenigen Klicks aufstocken oder reduzieren. Auch in puncto Sicherheit ist die Public Cloud nicht zu schlagen. Und moderne Lösungen wie die von Myfactory machen selbst update-sichere Individualanpassungen möglich.

Aber auch funktional können Cloud-Lösungen überzeugen. Werden die Geschäftsprozesse in einem Unternehmen mit der Zeit komplexer, lassen sich weitere Unternehmensbereiche einfach integrieren: Finanzbuchhaltung, Produktionssteuerung, Vertrieb, Marketing, Services oder E-Commerce. In modernen Cloud-Lösungen greifen die einzelnen Module unter einer einheitlichen Nutzeroberfläche technisch ineinander. Sie sind voll integriert, greifen ohne Systembrüche durch Schnittstellen auf den gleichen Datenbestand zu und bieten von A bis Z das gleiche Look & Feel.

* Der Autor Timo Bärenklau ist Vertriebsleiter der Myfactory International GmbH.

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