Mehr Transparenz in Großprojekten

Workflow-gesteuertes Korrespondenzmanagement in der Cloud

| Autor / Redakteur: Andreas Dangl* / Florian Karlstetter

Mehr Transparenz in Großprojekten durch Korrespondenzmanagement in der Cloud.
Mehr Transparenz in Großprojekten durch Korrespondenzmanagement in der Cloud. (Bild: © stokkete - stock.adobe.com)

Ein transparenter, nachvollziehbarer Informationsfluss ist der Schlüssel zum Erfolg von Großprojekten in der Industrie. Mit Workflow-gesteuertem Korrespondenzmanagement in der Cloud lassen sich Prozesse optimieren, Fristen und Budgets kontrollieren sowie Sicherheitsrichtlinien einhalten.

Alle Prozesse in einem Großprojekt sind nicht nur mit Beteiligten und Fristen versehen, sondern auch mit einer Vielzahl von Kommunikationsverfahren. Unter diesen ist die E-Mail die beliebteste Form. Pro Tag werden laut Statista.de weltweit rund 300 Mrd. Mails verschickt. Dies sorgt zwar für einen Austausch zahlreicher Informationen, aber mitunter auch für ein unkoordiniertes Durcheinander.

Dieses Chaos kann ein Großprojekt, das über viele Monate oder gar Jahre hinweg zusammen mit vielen Partnern zu steuern ist, ausbremsen oder die Nichteinhaltung von Fristen zur Verhängung beträchtlicher Konventionalstrafen führen. Diese lassen sich mit gesteuertem Korrespondenzmanagement in einer sicheren Cloud-Lösung vermeiden. Prozesse und Kommunikation sind sich in vielerlei Hinsicht ähnlich. So wie Prozesse durch Workflows gesteuert werden, so sollte auch Kommunikationsmanagement über verschiedene analoge und digitale Kanäle gesteuert erfolgen. Alles, was dazu nötig ist, ist eine durchdachte Cloud-Lösung, die von allen Kommunikationsteilnehmern einheitlich genutzt wird.

Voraussetzungen

Bereits heute existieren Projektkommunikations- und Korrespondenzplattformen, die zahlreiche Vorteile gegenüber der herkömmlichen E-Mail-Korrespondenz mitbringen. Eine solche Cloud-Lösung ist darauf ausgerichtet, die Zusammenarbeit insbesondere in Großprojekten zu professionalisieren und die vertragsrelevante Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden übersichtlich und nachvollziehbar zu gestalten.

Meist geht dem eigentlichen Projekt ein umfangreiches Vertragswerk voraus, das zahlreiche Anlagen und die darin definierten Inhalte aufweist, die zu festen Fristen überbracht werden müssen. Häufig handelt es sich um lange To-do-Listen im Excel-Format, die wiederkehrende Fragen umfassen:

  • 1. Wer muss wem was wann bereitstellen?
  • 2. Ist sichergestellt, dass die zu übermittelten Informationen korrekt, vollständig und geprüft sind?
  • 3. Wurde das Dokument überhaupt vollständig und sicher übermittelt?
  • 4. Haben der oder die Empfänger es überhaupt geöffnet und gelesen?
  • 5. Ist sichergestellt, dass die Folgeaktivitäten aus einer Übermittlung verlässlich durchgeführt werden?

Diese Statusinformationen sind von ganz wesentlicher Bedeutung, um der Projektleitung mitzuteilen, ob die Fristen erfüllt werden können und alle Beteiligten auf dem gleichen Kenntnisstand sind. Außerdem sind diese Informationen wesentlich für die Nachvollziehbarkeit der Korrespondenz, sollte es zu Meinungsverschiedenheiten etc. kommen.

Die Vorteile

In modernen Korrespondenzmanagement-Lösungen, die in der Cloud betrieben werden, arbeiten die Beteiligten mit klaren Strukturen statt mit langen Excel-Tabellen. Statt E-Mail-Anhänge werden "Schreiben" mit fortlaufender, eindeutiger Nummer direkt in der Lösung erzeugt und ausschließlich innerhalb der geschützten Kommunikationsplattform übermittelt. In den Metadaten jedes "Schreibens" wird festgelegt, wer Absender und wer Adressat sein soll (Projektpartner oder Unternehmen). Sehr wichtig ist die Festlegung, bis wann das Schreiben zu beantworten ist.

Funktionen

Das Korrespondenzmanagement arbeitet mit Microsoft Outlook als dem verbreitetsten E-Mail-Programm zusammen. Ordner in Outlook lassen sich mit einem Eingangsordner in der Cloud-Lösung verbinden. In Outlook können mit Regeln Mails in Ordner verteilt werden, was wiederum in der Cloud-Lösung gespiegelt wird. Der Vorteil: Die Nutzer sparen sich den Aufbau einer neuen Kommunikations- und Ordnerstruktur und nehmen ihre Regeln mit. Die Benutzeroberfläche der Lösung umfasst persönliche Dashboards und sorgt mit aussagekräftigem Dokumentenstatus für klaren Überblick. Individualisierbare Kategorien für Maßnahmenlisten und Maßnahmen zur schnellen Protokollierung von Besprechungsergebnissen sorgen für Nachvollziehbarkeit.

Ein wichtiger Bestandteil einer Korrespondenzmanagement-Lösung ist der Projektkalender. Er liefert nicht nur eine übersichtliche Darstellung, sondern erledigt auch die automatische Fristenkontrolle, um Projekte besser planen zu können. Werden Fristen wie etwa Meilensteine, beispielsweise für den Abschluss von Bauabschnitten, verfehlt, wird ein „Alarm“ ausgelöst. Dann sind schleunigst Maßnahmen zu ergreifen.

Sicherheit als Schlüsselfunktion

Moderne Cloud-Services bieten ein durchdachtes Identity Management sowie Rollen- und Berechtigungskonzepte an. Dies ist das Fundament für Compliance in der Kommunikation mit externen Personen und Unternehmen und somit eine wichtige Voraussetzung, besonders wenn viele Projektpartner an einem Projekt arbeiten und der Datenzugriff genauestens protokolliert werden muss.

Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgt bereits beim Login für Zugriffs- und Datensicherheit. Verlässliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet, dass Daten niemals unverschlüsselt ein Endgerät verlassen. Jeder Benutzer wird über die zuständige Rolle sowie über sein Berechtigungskonzept im Projekt definiert. Über diese beiden Instrumente lassen sich flexible Workflows gestalten, die dem BPMN-Standard gehorchen.

Damit es nicht zu zeitintensiven Besprechungen kommt, kann der Nutzer jedem „Schreiben" nicht nur eine Deadline, sondern auch ein Action-Item zuweisen. Benachrichtigungen über erhaltene Dokumente oder Fristen für Aktionen gehen effizient und nachvollziehbar per E-Mail an die Benutzer. Diese Benachrichtigungen gehen aber nicht im Klartext über die Leitung, sondern enthalten lediglich einen Link zum entsprechenden Dokument. Erst wenn sich der Beteiligte in die Cloud-Lösung (s.o.) einloggt, gelangt er zum Dokument. Im Dashboard findet er eine Übersicht, welche Fristen anstehen. Das Abfangen einer solchen E-Mail bringt also ohne die zugehörigen Login-Daten nichts.

Integration von Microsoft Office

Damit das Anlegen von digitalen Schreiben flott von der Hand geht, stehen Vorlagen und Textbausteine zur Verfügung, die der Nutzer direkt in der Lösung anlegen und bearbeiten kann. Erhaltene E-Mails können einfach aus Outlook zur korrekten Korrespondenz im Fabasoft Korrespondenzmanagement erfasst werden. Auch die Zusammenarbeit mit Microsoft Word ist kein Hexenwerk. Metadatenfelder und Textbausteine, die in der Korrespondenzmanagement-Lösung erstellt wurden, können in Word direkt in Dokumente eingemischt werden.

Viele E-Mail-Postfächer weisen aufgrund von IT-Vorgaben eine Größenbegrenzung von E-Mail-Anhängen auf. Eine Beschränkung auf wenige MB pro Anhang ist einem Großprojekt jedoch nicht gerade förderlich. Mit einer Korrespondenzmanagement-Lösung lassen sich hingegen Anhänge übermitteln, die mehrere GB groß sind, ohne das E-Mail-Postfach zu sprengen. Das sorgt für effiziente und reibungslose Kommunikation mit allen möglichen Projektpartnern – auch im gemeinsamen Projektpostfach.

Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft.
Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft. (Bild: Fabasoft)

Die unternehmensübergreifende Digitalisierung hält mittlerweile auch im Projektmanagement Einzug. Ein Blick auf die bereits verfügbaren Lösungen zur Vermeidung des Korrespondenzchaos lohnt sich, denn die Zukunft ist mobil und digital.

Der Autor: Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft. In seiner Funktion ist er für die strategische Positionierung der Fabasoft Cloud zuständig. Darüber hinaus berät und unterstützt er Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Einführung von Cloud-Lösungen. www.fabasoft.com

Kommentare werden geladen....

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Der Kommentar wird durch einen Redakteur geprüft und in Kürze freigeschaltet.

Anonym mitdiskutieren oder einloggen Anmelden

Avatar
Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
  1. Avatar
    Avatar
    Bearbeitet von am
    Bearbeitet von am
    1. Avatar
      Avatar
      Bearbeitet von am
      Bearbeitet von am

Kommentare werden geladen....

Kommentar melden

Melden Sie diesen Kommentar, wenn dieser nicht den Richtlinien entspricht.

Kommentar Freigeben

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Freigabe entfernen

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Kontaktieren Sie uns über: support.vogel.de/ (ID: 46359255 / Content Management)