Kriterien für sichere und souveräne DMS- und QMS-Lösungen

Worauf Unternehmen Wert legen sollten Kriterien für sichere und souveräne DMS- und QMS-Lösungen

17.10.2025 Quelle: Pressemitteilung 2 min Lesedauer

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Cloud, KI und Automatisierung verändern das industrielle Arbeiten. Doch nur wer den Schutz sensibler Informationen sicherstellt, bleibt unabhängig von externen Akteuren. Anhand dieser Kriterien können Unternehmen souveräne Dokumenten- und Qualitätsmanagementsysteme auswählen.

Digitale Souveränität bedeutet: Unternehmen behalten volle Kontrolle über Daten, Prozesse und Know-how – am besten sicher in einer europäischen Cloud.(Bild: © BritCats Studio - stock.adobe.com) — Digitale Souveränität bedeutet: Unternehmen behalten volle Kontrolle über Daten, Prozesse und Know-how – am besten sicher in einer europäischen Cloud.
(Bild: © BritCats Studio - stock.adobe.com)

Andreas Dangl, Digitalisierungsexperte zu den Themen KI-gestütztes Dokumenten- und Qualitätsmanagement (DMS/QMS) bei Fabasoft Approve, empfiehlt produzierenden Unternehmen, diese Anforderungen mit einem klaren Fokus auf Datensicherheit und digitale Souveränität zuverlässig umzusetzen. Doch welche Punke sind für Entscheidungsträger relevant?

1. Gezielte Zugriffssteuerung und transparente Prozesse

Ein fein abgestuftes Rollen- und Rechtemanagement sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen auf vertrauliche Daten zugreifen können. Das System protokolliert alle Bearbeitungsschritte lückenlos und diese bleiben über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments transparent. Eine „Zeitreise-Funktion“ ermöglicht es, frühere Versionen jederzeit wiederherzustellen und so die Entwicklungsschritte bei einzelnen Unterlagen genau nachzuvollziehen.

2. Künstliche Intelligenz: unternehmensspezifisch und geschützt

Im DMS/QMS kommt künstliche Intelligenz (KI) dort zum Einsatz, wo sie konkrete Vorteile bringt – etwa beim schnellen Zugriff auf Unternehmenswissen, bei der automatisierten Verarbeitung von Dokumenten oder bei der Unterstützung mehrsprachiger Kommunikation. Die KI ist mandantenrein konzipiert: Sie lernt ausschließlich aus den Daten der jeweiligen Organisation, hat keine Verbindung zum Internet und gibt keine Inhalte an Dritte weiter. Know-how bleibt so geschützt und vertraulich im Unternehmen.

3. Entwicklung, Betrieb und Datenhaltung in Europa

Der SaaS-Anbieter entwickelt, betreibt und hostet das DMS/QMS ausschließlich in einer eigenen, europäischen Cloud-nativen Umgebung. Kunden können selbst wählen, in welcher Lokation sie ihre Unternehmensdaten speichern. Damit unterliegen sensible Informationen verbindlich dem europäischen Rechtsrahmen – ein wichtiger Aspekt für Organisationen, die Wert auf digitale Souveränität legen.

4. Zertifizierte Sicherheit auf höchstem Niveau

Die Sicherheitsarchitektur der Cloud-Umgebung erfüllt bei regelmäßigen externen Prüfungen international anerkannte Standards, darunter: BSI C5-Testat, ISAE 3000 SOC2-Testat, ISO 27001/27018 und EU Cloud Code of Conduct, Level 3. Diese Nachweise belegen die Einhaltung höchster Anforderungen an Datenschutz, Transparenz und Sicherheit.

Digitale Zukunft – souverän gestaltet

Eine gemeinsame Datenumgebung in einer europäischen Cloud kombiniert maximale Datensicherheit mit praxisorientierter Unterstützung für Dokumentations- und Qualitätsprozesse. Für den Maschinen- und Anlagenbau bedeutet das: Informationen sind geschützt, Prozesse transparent – und die Kontrolle über sensible Daten liegt zu jeder Zeit ausschließlich beim Unternehmen.

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Stand: 08.12.2025

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