Abläufe zwischen Standardisierungswahn und Wildwuchs

Wie KI effiziente Prozesslandschaften ermöglicht

| Autor / Redakteur: Franck Lheureux* / Elke Witmer-Goßner

Künstliche Intelligenz bringt Beschaffungsprozesse – vom Einkauf bis zum Kunden – ins Rollen.
Künstliche Intelligenz bringt Beschaffungsprozesse – vom Einkauf bis zum Kunden – ins Rollen. (Bild: © Kirsty Pargeter - stock.adobe.com)

Prozesse sind keine starren Gebilde, sie entwickeln sich laufend weiter. Mit der Gefahr, dass Varianten und Ausnahmen wild ins Kraut schießen. Um die Effizienz zu verbessern, setzen manche Unternehmen auf einen radikalen Rückschnitt ihres Prozessgeflechts. Ein Beispiel aus dem Einkauf zeigt, dass starre, einheitliche Prozesse das Wachstum auch behindern können.

Viele Procurement-Manager träumen davon, mit einem einzigen Prozess sämtliche Warengruppen über alle Geschäftseinheiten hinweg abzudecken. Ist dies nicht machbar, dann sollten es zumindest so wenige Abläufe wie möglich sein. Das Credo: weniger Prozesse, weniger Spezifikationen, weniger Lieferanten. Einige räumen ihre Prozesslandschaft sogar radikal aus.

So wie eine gestutzte Pflanze mehr Energie in die verbleibenden Triebe steckt, erwarten sie sich von diesem Rückschnitt ein Plus an Schubkraft und Effizienz. Und vieles spricht dafür: Denn es kostet natürlich mehr, ein Geflecht verschiedenster Abläufe mit zahlreichen Ausnahmen zu pflegen. Zudem können sich die Mitarbeiter einen Prozess schlicht leichter merken.

Vielfalt versus Standard

Während die Unternehmen um mehr Einfachheit ringen, schießen immer mehr marktspezifische, lokale Vorschriften wie Pilze aus dem Boden. Beispiele hierfür gibt es zuhauf, seien es die Regeln der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder die vielen bestehenden oder drohenden Zölle und Einfuhrbestimmungen. Die Welt der Finance-Manager wird immer komplexer. Lokale Besonderheiten und Anforderungen einfach zu ignorieren, wäre allerdings fatal. Denn wer versucht, einer Organisation einen starren Prozess überzustülpen, schürt nur Unzufriedenheit bei allen Stakeholdern. Die Konsequenz: Die Mitarbeiter suchen eigene, kreative Wege, den unflexiblen Prozess zu umgehen. Ein Rückschlag für die Compliance.

Bleibt den Unternehmen also doch nichts anderes übrig, als jede spezifische Anforderung in einem gesonderten Prozess abzubilden? Kein Mitarbeiter könnte da noch den Überblick behalten und alle Regeln beherzigen. Selbst ausgewiesene Einkaufsexperten wären überfordert. Auch dann leidet die Compliance, weil sich die Mitarbeiter wie in einem Labyrinth verlieren. Hinzu kommen die höheren Prozesskosten.

Auf der Suche nach der richtigen Balance

So suchen Prozessmanager, nicht nur im Einkauf, nach einem Gleichgewicht zwischen möglichst wenigen Prozessen auf der einen und der Notwendigkeit spezifischer Anforderungen auf der anderen Seite: Wie viele Varianten erlauben dem Unternehmen ein produktives Wachstum zu vertretbaren Kosten? Im Procurement hat sich gezeigt: Mitarbeiter, die nur sporadisch Waren oder Dienstleistungen einkaufen, fühlen sich bereits von mehr als drei Varianten überfordert. Ein weltweiter Einkauf bringt aber typischerweise viele spezifische Anforderungen mit sich – und damit dutzende Regeln.

Einkaufsabteilungen haben bislang versucht, diesem Dilemma mit einem Mehr an Informationen beizukommen. Man übte sich im Marketing, erstellte Newsletter, Blogs, Flyer bis hin zu ganzen Prozessbibliotheken. Allerdings lesen nur die neugierigsten Mitarbeiter diese Mitteilungen und Dokumentationen. Noch weniger erinnern sich bei Bedarf daran und setzen das Gelesene um. Ein weiterer beliebter Lösungsversuch sind Trainingsprogramme. Doch die Kurse sind meistens leer. Oder es kommen jedes Jahr die gleichen Teilnehmer. Der Zeitaufwand für die Schulungen mag für einige gerechtfertigt sein. Die meisten aber fragen sich, warum sie für den Einkauf in ihrem Unternehmen eine komplizierte Schulung brauchen, wo doch das private Online-Shopping kinderleicht funktioniert. So suchen viele Manager immer noch nach besseren Alternativen.

Kontrollierte Vielfalt dank KI

In jüngster Zeit zeichnet sich eine Lösung ab. Technologien für Künstliche Intelligenz (KI) eröffnen neue Wege und das auf vielfältige Weise. Während wir Menschen uns an seltener genutzte Prozesse kaum erinnern können, hat die KI alle Abläufe und Regeln stets parat. Dies allein macht noch keinen Unterschied zu herkömmlicher Computertechnologie.

Die KI kann jedoch Informationen aus einer Vielzahl von Speicherorten in verschiedensten Formaten abrufen – vom Katalog bis zu Informationen einer Wirtschaftsauskunftei und auch aus dem Internet. Das war bisher so nicht möglich. Aber der größte Vorteil der neuen Technologien liegt in den überragenden User-Interface-Funktionalitäten. Sie übersetzen in beide Richtungen: menschliche Sprache, seien es Fragen oder Kommandos, in Maschinenaktionen und Maschinensprache in für uns sinnvolle Inhalte. Für die Mitarbeiter ist es damit so einfach wie noch nie, sich mithilfe der KI an den definierten Prozessen entlang zu hangeln.

Geführtes Einkaufen verhindert Wildwuchs

In Zukunft wird ein Mitarbeiter, der nur gelegentlich etwas für seine Abteilung oder für seinen Arbeitsplatz einkauft, nicht mehr über Prozesse nachdenken müssen. Er wird sich mit seinem Bedarf direkt an die KI-Schnittstelle seiner Beschaffungsplattform wenden  durch Eintippen in einen Chat oder gleich via Sprachsteuerung. Dieser digitale Einkaufsassistent konkretisiert dann den Wunsch durch gezielte Rückfragen nach Volumen, Produktspezifikationen, Budget oder Lieferfrist. Dabei berücksichtigt die KI auch zuverlässig alle in Verträgen ausgehandelten Rabattstaffeln und Firmenrichtlinien. Im Weiteren führt sie auch durch das entsprechende Genehmigungsverfahren.

Im Fall eines einfachen Warenkaufs löst die KI dann eine Bestellung bei einem bevorzugten Lieferanten aus. Wenn kein bevorzugter Lieferant gefunden oder eine Budgetschwelle überschritten wird, kann sie auch eine Sourcing-Anfrage an einen Warengruppen-Manager senden. Die KI hilft dem Mitarbeiter, dem richtigen Prozess zu folgen und Waren oder Dienstleistungen auszuwählen. Sie hilft ihm, die besten Lieferanten zu finden, auch wenn sie noch nicht registriert sind, und vieles mehr. Der große Unterschied zu früher: Der Benutzer braucht das Regelwerk eines Prozesses nicht mehr zu kennen. Er kümmert sich nur darum, wann und für wie viel Budget er seinen Bedarf deckt. Dasselbe funktioniert auch bei anderen Prozessschritten, etwa bei Bestellbestätigungen oder Wareneingängen. Der Assistent startet Diskussionen und stellt sicher, dass der Prozess richtlinienkonform und effizient ist.

Wunderwelt mit Grenzen

Natürlich wird die KI nicht alles tun können. Erstens müssen die Beschaffungsabteilungen ihre Prozesse abbilden und in Regeln übersetzen  und dabei die Menge der Prozesse und damit die Kosten im Blick behalten. Ferner gilt es, die Regeln so zu definieren, dass sie von der KI auch verstanden werden. Nur wenn die Maschine zu Beginn richtig „gefüttert“ wird, kann sie anschließend selbständig agieren. Drittens ändern sich Märkte, Supply Chains und Geschäftsmodelle. Dies erfordert auch laufende Anpassungen. Maschinelles Lernen wird zwar hier irgendwann den Pflegeaufwand verringern, ganz ersetzen wird sie den Menschen als wesentliche, gestaltende Kraft der Prozesslandschaft aber nicht.

Franck Lheureux, General Manager EMEA Ivalua.
Franck Lheureux, General Manager EMEA Ivalua. (Bild: Crédit photo : Mon Portrait Pro)

KI ermöglicht aber ein echtes, auf das Unternehmen zugeschnittenes Guided Buying. Benutzer finden schneller, was sie brauchen. Sie sparen Kosten und sind zufriedener. Und auch die Beschaffung am Einkauf vorbei, das sogenannte Maverick Buying, ist dann Geschichte, ebenso wie die Missachtung von Richtlinien und Compliance-Regeln. Denn wenn das Einkaufen im Unternehmen so einfach geht, besteht kein Grund, abseits der vorgegebenen Pfade aktiv zu werden – warum auch.

* Der Autor Franck Lheureux ist General Manager EMEA bei Ivalua, einer Plattform für unternehmensweite Beschaffung. Lheureux ist ausgewiesener Supply-Chain-Experte, der weltweit Digital-Transformation-Programme diverser Fortune 500-Unternehmen begleitet hat.

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