Interview mit Gerhard Roggemann, Aufsichtsratsmitglied in verschiedenen Unternehmen

Vorstandsetage: Was leistet das papierlose Büro in der Cloud wirklich?

| Autor / Redakteur: Lothar Lochmaier / Florian Karlstetter

Die cloudbasierte, digitalisierte Vorstandsetage: dass sich das papierlose Büro auch für Führungskräfte eignet, erklärt Gerhard Roggemann, Aufsichtsratsmitglied in mehreren namhaften Unternehmen im Interview.
Die cloudbasierte, digitalisierte Vorstandsetage: dass sich das papierlose Büro auch für Führungskräfte eignet, erklärt Gerhard Roggemann, Aufsichtsratsmitglied in mehreren namhaften Unternehmen im Interview. (© violetkaipa - Fotolia.com)

Gerhard Roggemann ist als Aufsichtsratsmitglied in verschiedenen Unternehmen tätig. Er vertraut auf den mobilen Datenzugriff über eine gehostete Lösung, um jederzeit und von überall auf der Welt, sicher auf seine Aufsichtsratsunterlagen zugreifen zu können.

CloudComputing-Insider: Herr Roggemann, warum haben Sie sich für einen cloud-basierten Datenzugriff gerade im Umfeld von sicherlich sehr sensiblen Unternehmensdaten entschieden?

Gerhard Roggemann ist Aufsichtsratsmitglied in verschiedenen Unternehmen und Vize-Präsident bei Hawkpoint Partners Limited.
Gerhard Roggemann ist Aufsichtsratsmitglied in verschiedenen Unternehmen und Vize-Präsident bei Hawkpoint Partners Limited. (Bild: Gerhard Roggemann)

Gerhard Roggemann: Der Informationsfluss in Unternehmen wird immer entscheidender für den Erfolg. Wir müssen in der Lage sein, schnell und effizient zu kommunizieren. Obwohl auch im Top-Management Begriffe wie Smartphone, Tablet, Mobile und Cloud längst keine Fremdwörter mehr sind, wird in den Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen oft noch mit umfangreichen Papierstapeln gearbeitet. Das papierlose Büro hingegen ist ein Konzept, das schon seit einiger Zeit diskutiert wird. Schon heute brauche ich nur noch mein iPad für die Aufsichtsratssitzungen. Die Lösung, die ich nutze – Diligent Boardbooks – läuft in einer streng kontrollierten privaten Cloud-Umgebung auf den Servern von Diligent.

Welches sind denn die Probleme mit papiergebundenen Vorstandsunterlagen?

Roggemann: Ich bin als Aufsichtsratsmitglied für mehrere Unternehmen tätig, was zur Folge hat, dass ich viel auf Reisen bin. Dies erschwerte in der Vergangenheit meine Vorbereitung auf die verschiedenen Sitzungen, da die Unterlagen per Kurier an meine Privatadresse gesendet wurden. Die einzelnen Dokumentenmappen umfassten häufig einige hundert Seiten, wodurch das Ganze sehr umständlich war und in der Praxis zu Problemen führte: Beispielsweise haben viele Airlines Gewichtsbeschränkungen für das Handgepäck. Ich reise meist mit lediglich einem Pilotenkoffer, der allerdings oft schon allein mit den Unterlagen bis oben hin voll war. Außerdem kam es immer wieder vor, dass überarbeitete Versionen oder einzelne Seiten nachgeschickt werden mussten und mich dann nicht mehr rechtzeitig vor Sitzungsbeginn erreichten. All dies gehört jetzt der Vergangenheit an.

Welche Vorteile bietet denn der einheitliche Datenzugriff via Diligent Boardbooks?

Roggemann: Die App spart zunächst mal Zeit und Geld für den Versand. Dies ist insbesondere wichtig, da die Unterlagen für Aufsichtsratssitzungen mindestens 14 Tage vor dem Meeting bei den Aufsichtsratsmitgliedern eintreffen müssen. Nicht zu vergessen die Änderungen, die in letzter Minute vorgenommen werden. Bevor wir auf die digitale Lösung umgestiegen sind, kam es häufiger vor, dass zu Beginn der Sitzungen erst einmal aktualisiertes Material ausgeteilt wurde. Mit der digitalen Portal-Lösung kann ich jetzt sehr leicht nachvollziehen, welche Teile der Unterlagen aktualisiert wurden und mit einem Klick auf die neueste Version zugreifen. Dadurch habe ich nun mehr Zeit, mich auf die Meetings vorzubereiten.

Ist es nicht ungleich riskanter in der Online-Welt, zum Opfer von Datendiebstahl oder Datenspionage zu werden, als zuvor im papierbasierten Büro?

Roggemann: In der Vergangenheit barg die Bereitstellung der vertraulichen Unternehmensinformationen auf Papier stets ein Sicherheitsrisiko. Wenn ich außer Haus war, wurden die zugestellten Dokumente nicht selten einfach vor der Haustür abgelegt oder einem Nachbarn anvertraut. Die vertraulichen Informationen bleiben jetzt immer in den richtigen Händen.

Selbst wenn ich mein iPad verlieren sollte weiß ich, dass die sensiblen Unterlagen durch die hohen Sicherheitsstandards der Lösung bestens geschützt sind. Der Zugang zur App ist passwortgeschützt und die Daten selbst sind verschlüsselt.

Wie das Leben in einer online-basierten Vorstandswelt konkret aussieht und worauf bei der Handhabung mobiler Endgeräte zu achten ist erfahren Sie auf der nächsten Seite.

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