Sicherer Dokumentenaustausch in der Cloud

Datenaustausch in der Cloud – mit der Sicherheit und Verfügbarkeit eines Enterprise Content Management-Systems – soll Web Disk, ein Cloud-Service für ECM-Lösungen von Forcont, bieten. Das Shareconomy-Modell wurde gemeinsam von Forcont und dem tschechischen Softwareunternehmen Xitee entwickelt.

Der schnelle Austausch von Geschäftsdokumenten im Unternehmen war bisher nicht so einfach umzusetzen. Mitarbeiter möchten einfache und schnelle Lösungen, Datenschutzbeauftragte und IT-Abteilung stellen die Sicherheit in den Vordergrund. Zwei Ansätze, die nicht so einfach zu kombinieren sind.

Der ECM-Spezialist Forcont und das tschechische Softwareunternehmen Xitee haben dieses Problem erkannt und den Cloud-Service Forcont Web Disk entwickelt. Web Disk lässt sich direkt aus den ECM-Produkten von Forcont nutzen und soll einen sicheren Austausch von Dokumenten erlauben. Außerdem lassen sich Dokumente mobil bearbeiten und einfach und sicher mit Dritten teilen. Alle Abläufe beim Dokumententransfer werden protokolliert, um die Compliance zu sichern. So sind alle Änderungen nachvollziehbar und die Dokumente revisionssicher, so Forcont.

Cloud-Speicher teilen

Web Disk lässt sich laut Forcont auch mit lokal installierten ECM-Lösungen nutzen. Der Anwender erhält einen Webspeicher, auf den man mit den Import- und Export-Funktionen eines Forcont ECM-Programms zugreifen kann. Außerdem ist laut Anbieter eine automatische Synchronisation von Dateien über alle Endgeräte hinweg möglich. Nutzer können dann ihre Dokumente wie in einem persönlichen Archiv sicher speichern, online und mobil auf sie zugreifen, mit allen gängigen Office-Programmen bearbeiten sowie einfach mit anderen teilen, erklärt der Anbieter. Informationen über Quelle, Zugriffe und Bearbeitungen werden dabei laut Forcont automatisch dokumentiert.

Die Wahl des richtigen Anbieters ist entscheidend

Cloud Computing hat mittlerweile eine technologische Reife erlangt, die es Unternehmen in vielen Fällen ermöglicht, ihre Geschäftsprozesse sehr kosteneffizient zu optimieren und zu flexibilisieren. Die Nutzer müssen sich aber darüber im Klaren sein, dass es, ganz genauso wie bei lokalen Installationen, keine hundertprozentige Verfügbarkeit oder Sicherheit gibt. Da man den Betrieb der Software sowie das Management von Daten an Dritte abgibt und eine fremde Software gemeinsam mit anderen teilt, sind kritische Fragen an den Cloud-Anbieter nicht nur berechtigt, sondern sogar nötig.

Fragen über den Speicherort, die Zertifizierung des Rechenzentrums, die Einhaltung geltender Datenschutzgesetze, über Aspekte wie Hochverfügbarkeit, Sicherheitsstandards und Schnittstellen sowie über die Möglichkeit, eigene Daten aus der Cloud zu migrieren oder via Self-Services die Leistung individuell anzupassen. Wie auch bei herkömmlichen IT-Projekten muss ein Nutzer Verantwortung übernehmen und von seinem Anbieter Antworten einfordern. In jedem Business gibt es Angebote und Anbieter unterschiedlicher Güte. Die richtige Wahl liegt letztlich beim Kunden. Das Thema Verfügbarkeit ist ein Sonderfall. Viele Rechenzentren bieten 99,9 Prozent. Das stimmt auch meist, ist aber nicht gleichbedeutend mit der Verfügbarkeit des Dienstes. Die hängt auch von der Softwarepflege, der Netzauslastung, der vorhandenen Bandbreite und anderen Dienstleistungen ab. Auch dessen muss man sich bewusst sein.