Ist Kostenexplosion bei Outsourcing-Projekten normal?

Sechs typische Pannen bei Outsourcing-Projekten

| Autor / Redakteur: Kai Schwarz / Florian Karlstetter

IPsoft nennt die häufigsten Gründe für das Scheitern von Outsourcing-Projekten.
IPsoft nennt die häufigsten Gründe für das Scheitern von Outsourcing-Projekten. (© xalex - Fotolia.com)

Outsourcing ist nicht immer ein Erfolgsrezept für Unternehmen. Häufig sind Kostenexplosion und Unmut der Mitarbeiter die Folge solcher Projekte. Der Managed-Services-Anbieter IPsoft nennt sechs Gründe, warum Outsourcing häufig scheitert und wie man es besser machen kann.

Der Managed-Services-Anbieter IPsoft sieht weiterhin eine hohe Nachfrage nach Outsourcing-Lösungen in Unternehmen. Der Dienstleister mit Hauptsitz in New York City geht aber davon aus, dass viele dieser Projekte nicht das gewünschte Ziel erreichen und scheitern. Aber auch bei erfolgreichen Projekten kommt es laut IPsoft häufig zu einer Kostenexplosion, weil bei der Planung und Umsetzung Fehler gemacht wurden. Welche, hat IPsoft zusammengetragen.

Drei-Phasen-Modell

Rudolf Kergaßner, Managing Director von IPsoft Deutschland in Frankfurt.
Rudolf Kergaßner, Managing Director von IPsoft Deutschland in Frankfurt. (Bild: IPsoft)

Laut Rudolf Kergaßner, Managing Director von IPsoft Deutschland, umfasst jeder Outsourcing-Prozess drei Phasen: Current Mode of Operation (CMO, Istzustand), Transition Mode of Operation (TMO, Durchführung der Transformation in den Zielzustand) und Future Mode of Operation (FMO, Arbeiten im Zielzustand).

„Wenn im Hinblick auf diese Phasen beim Projektstart keine detaillierte Analyse und Planung erfolgt, ist der Misserfolg quasi vorprogrammiert", sagt Kergaßner. „Der Istzustand wird vielfach nicht einmal richtig bestimmt, auch weil er manchmal nicht einfach bestimmbar ist. Das führt dazu, dass das Ziel FMO überhaupt nicht erreicht werden kann und der Service Provider gewissermaßen in einem Zustand CMO+ hängenbleibt, sozusagen auf halbem Weg verhungert.“

Die häufigsten Gründe für das Scheitern von Outsourcing-Projekten

1. Umfassendes Outsourcing: Laut IPsoft haben in der Vergangenheit viele Unternehmen die komplette IT an externe Dienstleister übertragen. Hierbei soll in vielen Fällen die Komplexität solcher Projekte unterschätzt worden sein, sodass Kosten explodierten und sich eine hohe Unzufriedenheit bei den Projektpartnern einstellte.

Die Folge: In vielen Fällen gab es eine teure Rückabwicklung des Outsourcing-Projekts. IPsoft sieht eine deutlich höhere Erfolgschance durch eine Auslagerung von IT-Teilbereichen, dem sogenannten Outtasking.

2. Istzustand festhalten, Ziele definieren: Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Outsourcing-Projekt ist zu wissen, welche Aufgaben übertragen werden sollen. Laut IPsoft müssen daher der Istzustand aufgenommen und Ziele definiert werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass eine Lösung entwickelt wird, die nicht wirklich passt.

3. Schwachstellen bei der Vertragsgestaltung: IPsoft sieht zudem beim Thema Outsourcing ein Problem bei der Vertragsgestaltung. Schwachstellen können laut Dienstleister schnell zu Verzögerungen oder höheren Kosten führen.

4. Provider unter der Lupe: Das Betriebsmodell eines Providers muss zum Unternehmen passen. Eine Vorab-Analyse ist hier laut IPsoft dringend erforderlich.

5. Das Unternehmen beteiligen: Wer bei Outsourcing-Projekten ausschließlich auf externe Berater vertraut, gefährdet laut IPsoft den Erfolg erheblich. Darum sollte eine eigene Projektleitung installiert werden, um die Umsetzung nicht zu gefährden.

6. Zu wenig Zeit: Laut IPsoft wird auch der zeitliche Aufwand bei Outsourcing-Projekten häufig unterschätzt. Man sollte allein schon in der Konzeptionsphase von drei bis vier Monaten ausgehen, erklärt IPsoft. Für die Auswahl des Lösungspartners sind dann bis zum endgültigen Vertragsabschluss weitere sechs Monate zu veranschlagen. Die eigentliche Transitionphase beläuft sich dann je nach Anbieter und Komplexität des Projektes auf 3 bis 18 Monate.

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