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Digitales Vertragsmanagement senkt Aufwand und sichert die Compliance

Risiken oder Chancen – was steckt in meinen Verträgen?

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Umfassend oder gezielt

Denken Unternehmen über die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements nach, ist es oftmals der erste Gedanke, sämtliche Vertragsarten zukünftig digital zu verwalten. Allerdings ist dies nur in den seltensten Fällen sinnvoll, geschweige denn kosteneffizient umsetzbar. Unternehmen profitieren in der Regel nicht davon, Standardverträge mit immer denselben Konditionen, etwa Endkundenverträge, in einer speziellen Softwarelösung zu verwalten. Aus den Verträgen ergeben sich zum einen kaum Risiken. Außerdem ist es kaum vorstellbar, dass es für das Alltagsgeschäft relevante Informationen gibt, die exklusiv nur in diesen Verträgen zu finden sind. Ein CRM-System ist in der Regel die bessere Quelle.

Lieferanten-, Miet-, Kreditrahmen- und individuelle Dienstleistungsverträge sind hingegen prädestiniert für die digitale Verwaltung. Bei der Komplexität der Vertragskonditionen wie auch der Beziehung zwischen den einzelnen Verträgen kann eine Vertragsaktenlösung ihr volles Potenzial ausschöpfen. Die Verträge sind dann permanent für alle berechtigten Mitarbeiter zugänglich – und, ein intelligentes Rechte- und Rollenkonzept vorausgesetzt, auch nur für diese. Der gesamte Lebenszyklus des Vertrags mit allen Dokumenten, Notizen, Terminen und Fristen, Protokollen sowie der Änderungshistorie ist mit wenigen Klicks verfügbar. Das wiederum verbessert die Auskunftsfähigkeit der jeweiligen Fachabteilung und erleichtert das Vertragscontrolling.

Aufbau und Funktionen

Kern einer jeden Vertragsakte ist eine fest definierte, übersichtliche – und optisch immer gleiche – Grundstruktur, so dass jeder Mitarbeiter sich schnell in ihr zurechtfindet, auch in Verträgen, deren Entstehung von einem anderen Fachbereich oder Mitarbeiter betreut wurden.

Durch eindeutige, nicht zu übergehende Workflows werden zudem für jede Akte Kerninformationen erfasst, die den grundlegenden Qualitätsanspruch der Vertragsverwaltung durchgängig sicherstellen. Dazu gehört die Erfassung externer Vertragspartner, mit denen der Vertrag geschlossen wurde. Dann der interne Vertragspartner innerhalb des Unternehmens, der den Vertrag geschlossen hat bzw. die inhaltliche Verantwortung trägt sowie die Erfassung des für die Vertragsverwaltung zuständigen Rechts- oder Fachbereiches. Hinzu kommt natürlich auch noch das unterschriebene Vertragsdokument selbst und weitere Vertragsdaten zur inhaltlichen Klassifikation des Vertrages (Vertragsgegenstand), des Vertragstyps und der Vertraulichkeit.

Eine intuitive, nutzerfreundliche und anpassbare Oberfläche erlaubt es, die verschiedenen Aufgaben der Fachabteilungen individuell abzubilden. Dazu gehört auch, dass die Workflows des Vertragsmanagements an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Entscheidend für einen produktiven Einsatz ist außerdem eine leistungsfähige Suchfunktion und eine praxistaugliche, das Wording des Unternehmens abbildende Verschlagwortung, die sich jederzeit problemlos erweitern und anpassen lässt.

Der beste Weg

Wie bei allen anderen Integrationsprojekten in der IT gibt es auch für die Einführung eines Vertragsmanagements bewährte Best Practices. Vor dem eigentlichen Projektstart sollten sich alle Beteiligten und Verantwortlichen in einem Workshop über wesentliche Punkte verständigen. Dazu zählen die Geschäftsziele, die mit der Einführung verfolgt werden, der Umfang und die Art der Verträge, die erfasst werden sollen, die für das Unternehmen passende Aktenstruktur sowie korrespondierende Workflows, das Rollen- und Berechtigungskonzept sowie schließlich die technischen Anforderungen hinsichtlich einer nahtlosen Integration in die bestehende Systemlandschaft. Außerdem gilt es zu klären, wie die Bestandsakten digitalisiert werden sollen, inhouse oder durch einen externen Dienstleister? Ist all das eindeutig geklärt, ist die Einführung meist nur noch ein Standardprozedere.

Gunther Ebert, Forcont GmbH.
Gunther Ebert, Forcont GmbH.
(Bild: Forcont )
* Der Autor Gunther Ebert ist Manager ECM Products bei der Forcont Business Technology GmbH.

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