Digitales Vertragsmanagement senkt Aufwand und sichert die Compliance

Risiken oder Chancen – was steckt in meinen Verträgen?

| Autor / Redakteur: Gunther Ebert* / Elke Witmer-Goßner

Digitales Vertragsmanagement kann wesentlich mehr zur Wertschöpfung beitragen, als „nur“ das Tagesgeschäft von Unternehmen zu entlasten.
Digitales Vertragsmanagement kann wesentlich mehr zur Wertschöpfung beitragen, als „nur“ das Tagesgeschäft von Unternehmen zu entlasten. (Bild: Sergey Nivens, Shutterstock/Forcont)

Viele Unternehmen setzen irgendwann auf Dokumentenmanagement-Lösungen, weil sie die Effizienz ihrer administrativen Prozesse verbessern wollen. Oder anders gesagt: Sie suchen nach einem Weg, dem Chaos in Ablagen, Ordnern und Postfächern Herr zu werden. Die zentralisierte, sichere Verwaltung von Akten und Dokumenten bietet Potenzial für Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen.

Häufig verlieren Unternehmen ab einem gewissen Zeitpunkt und einem gewissen Volumen den Überblick über ihre Verträge. Das ist kein Unwille oder Unvermögen, sondern ein rein strukturelles Problem. Im Geschäftsalltag werden Vertragsakten von Mitarbeitern unterschiedlicher Fachbereiche eingesehen und bearbeitet. Daher kreisen sie, mal als Original, mal als Kopie – aber mit aktuellerem Inhalt als das Original – beständig durch ein Unternehmen. Dieser Aktentourismus bringt dann Probleme mit sich, wenn irgendwann nur noch einzelne Fachbereiche oder gar einzelne Personen über den Verbleib einer Vertragsakte Bescheid wissen.

Mögliche Risiken

Das bedeutet, dass den aktuell betroffenen Mitarbeitern oder Fachabteilungen Verträge gar nicht oder nur unvollständig vorliegen. Dies führt zu weiteren Problemen: Fristen werden nicht rechtzeitig erkannt bzw. Termine nicht eingehalten. Durch die mangelnde Transparenz können die Rechtsabteilung und das Risikomanagement eventuell Vertragsverhandlungen nicht sinnvoll begleiten und es kommt zu nachteiligen Abschlüssen für das Unternehmen. Schließlich ist auch das Reporting beeinträchtigt, da die Verträge mühsam zusammengesucht werden müssen und die undurchsichtige Vertragshistorie zu fehlerhaften oder veralteten Reportings führen kann. Die Auswertung und Vergleichbarkeit von Vertragsvolumina ist aber für ein effizientes Controlling unabdingbar.

Gerade die juristische und risikobezogene Bewertung der Verträge ist heikel. Laufen bestimmte Fristen unbeachtet ab, basiert das Geschäft ab diesem Zeitpunkt womöglich auf unwirksamen Vertragsbestandteilen, also nur noch auf Gewohnheit – und das ist keine belastbare Grundlage. Oder es wurden nicht alle Vertragspflichten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erfüllt und der Geschäftspartner kann Verzugskosten geltend machen bzw. die Einrede der Verjährung erklären.

Schließlich sind auch langfristige Gewährleistungsrechte und -pflichten ein immer wiederkehrendes Thema, etwa wenn Vertragsklauseln durch gesetzliche Novellierungen angepasst werden müssen oder sich der persönliche Haftungsrahmen der Vertragsparteien verändert. Solche Risiken und die damit verbundenen Kosten lassen sich nur durch die vollständige, kontinuierliche Kontrolle von Fristen und Leistungen vermeiden.

Externer Handlungsdruck

Neben der Forderung nach besserer Übersicht und Nachvollziehbarkeit – die meist auch durch Kostenargumente motiviert wird – und einer validen Risikobewertung bzw. aktiven Risikovermeidung gibt es noch einen dritten Motivator: die Compliance. Häufig wird deren Entwicklung und Umsetzung auch von externen Stellen gefordert, etwa Wirtschaftsprüfern oder Geschäftspartnern mit einem entsprechenden Qualitätsmanagement.

Digitales Vertragsmanagement bietet eine systematische Lösung, mit der Verträge umfassend bearbeitet, überwacht, ausgewertet und sicher abgelegt werden können. Außerdem lässt sich das Vertragsmanagement auch aktiv einsetzen, um Verträge zu erstellen oder zu beenden. Damit ist dann fast das gesamte Spektrum an Vertragsprozessen lückenlos abgebildet. Hinzu kommt noch die elektronische Archivierung der Vertragsakten.

Da aber juristisch die Beweiskraft papierbasierter Verträge höher einzuschätzen ist als die digitalisierter Akten, wäre es fahrlässig, nur auf eine elektronische Archivierung zu setzen. Aus diesem Grund muss eine Archivierungslösung nicht Teil des Vertragsmanagements sein. Entscheidet man sich dennoch dafür, sollte man auf eine nahtlose Integration der beiden Lösungen achten.

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